刍议档案信息化建设措施.doc

刍议档案信息化建设措施 　　摘要：档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。在实现档案信息化建设过程中应抓好档案的标准化、数字化等方面的建设。 关键词：地质档案；管理；信息化；标准化 Abstract:the archivesinformation management is the managementofinformation managementusing the computer to thetraditionalarchiveinformationand archives.In thearchives informationconstruction process should pay attention to theconstructionofDigitalArchives standardization,etc.. Keywords:GeologicalArchives;management; informatization;standardization 中图分类号：G271 文献标识码：文章编号: 1. 前言： 信息社会把档案事业推向一个新的发展时期，以档案资源为核心的新时期档案管理现代化理论和工作体系正逐渐形成和发展。当今时代，信息技术的蓬勃发展不断改变着人们的生活，互联网已经渗透到社会生活的方方面面，这对于档案工作者来说，即面临着机遇，也面临着巨大的挑战，它会带来档案管理模式的大变革，所以，探求档案工作如何在现代化进程中适应这种进步是非常有必要的。地质部门档案工作应融入信息化社会的步伐，顺应历史潮流，迎接挑战，加快信息化建设的步伐。目前，各项工作进展顺利，资料信息集群化初见成效，以适应时代和社会发展对档案工作的要求，积极探索现代化的地质管理工作的服务多元化。 ２． 档案信息化管理的现状 ２.1档案管理软件没有系统的平台选型，缺乏通用性 档案管理软件很多，产品各有特点，一般都具备档案管理的基本要求。但从现在档案信息化的发展趋势看，档案管理、办公自动化和电子政务系统趋于一体化。所以系统平台选型要考虑的因素很多。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编缉成果，这制约了档案信息现代化的进程。 2.2缺乏统一标准和规范。 目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。 具体表现在：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。 2.3档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够。 老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门 熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，只是凭借着几年的微机操作经验来管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。 还有些管理人员传统思想严重，对档案信息化缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度，认为档案信息化离自己还比较远， 认为档案信息化是技术部门的事情，不需要业务人员参与其过程等等。 2.4软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。 许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级， 2.5数据保护存在风险 目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能