浅议事业单位档案管理中存在问题和对策.docVIP

浅议事业单位档案管理中存在问题和对策 　　摘要：事业单位作为国家机构的一个分支机构，其发展水平的高低直接影响着当地社会文化、教育、科学、卫生等各方面社会福利发展水平。而档案作为事业单位的主要资料信息载体，做好档案管理工作对于事业单位的发展是有着极大的促进意义的。本文主要归纳了事业单位档案管理中存在的问题，并详细阐述了加强事业单位档案管理的对策。 关键词：事业单位；档案管理；信息化；制度；更新 中图分类号： G271 文献标识码： A 事业单位档案管理的范畴 （一）行政档案管理 这一部分档案中涉及到上级下发的文件，本单位发出的文件，各部门的工作计划、总结等，还有一些信函、会议记录等，这一部分的档案属于行政范围，是事业单位行政工作的主要内容。 （二）人事档案管理 这里面的内容是每一个在编人员的全部档案，包括在编人员的基本信息，在编人员受到奖励处分等信息。人事档案是对每个人来说最重要的物品，个人要晋职称、转调或者一些行动都需要个人档案作为支撑。如果没有个人档案，或者经查有不属实的地方，这些行为都将视为无效，所以个人档案也受到每个人最大程度的重视，以至于很多时候当我们说起档案，一部分人仅认为是个人档案。 （三）财务档案管理 事业单位不同于行政单位，所以财务管理档案也与行政单位有着很大的差别，财务档案中包含有日常的财务支出凭证，每一次财务支出的目的、用途、金额等内容都要做好全面的记录，也要有相关的发票等作为支出用途的依据；还有各种财政收入，每一笔款项从何而来都要做好详细记录；对年度预算、预算调整、决算等工作做好存档，是下一阶段开展财务总结预算工作的依据；年度季度的财务分析报告也是财务档案的重要内容，通过财务分析了解财务使用效率，还有诸如缴纳的各种社会费用、收支的立项计划和执行情况等，总之，单位的一切财务支出由财务部门进行的整理分析都是事业单位的财务档案。 （四）业务档案 这里主要内容就是业务学习、业务考核、业务会议记录等内容，像现在每年都会进行的事业单位招考就属于业务范围，考试所使用的大纲、教材、参考资料等都是业务档案，还有单位组织进行的业务培训，因业务需要采购的图书杂志等这些资料、材料都是业务档案管理的重要内容，这些属于业务范畴的工作内容，有关资料的记录就是以后类似工作的一个依据参照，所以这类资料同样属于档案管理的内容。 事业单位档案管理中存在的主要问题 （一）事业单位对档案管理工作的没有足够的重视 虽然先进的档案管理工作对于事业单位的工作效率和迅速发展有着显而易见的重大作用。然而档案管理的工作性质，注定了这不是一个受人关注的工作，他无法直接为事业单位创造明显的利益。这种忽视是表现为两个方面的。一方面，是事业单位的领导干部的忽视；另一方面，则表现为事业单位的档案管理工作人 员对自身这份工作的轻视。 （二）事业单位档案管理无法及时更新到位 档案管理的更新，同样体现在两个方面。一是离职退休人员的档案无法及时归纳整理，另外封存；二是新的档案无法及时更新到档案库。在人事变动的过程中，如果档案管理的工作无法及时交接妥当，更新到位，就会导致大量的档案变成“死档”、“弃档”，即增加档案整理的信息量，更增加了寻找档案的工作量，不科学，更谈不上工作效率。 （三）档案管理的科学化、信息化程度不高 随着科学技术手段的不断更新，档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在档案管理中广泛运用，有的单位是把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。 （四）档案利用工作水平较低 其作用尚未充分发挥出来。对档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，其目的在于利用。就目前而言，档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。即使是利用，范围也有限，查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，而且利用的方式也很单一，只有需要者找上门来才提供利用，工作处于一种被动服务的状态。这种重管理轻服务的现象，使档案的利用价值低，功能越来越弱化。 三、加强事业单位档案管理的对策 （一）加强对档案管理重要性的认识 档案管理工作并不仅仅是档案管理人员的工作职责，而应该是单位所有工作人员都要注意和重视的工作内容，尤其是单位领导更应该注意到这一点，加强对 档案管理人员的配备与管理，建立一定的档案管理制度体系，实行奖惩制度，以提高档案管理人员的工作积极性。 （二）加强制度化管理，促进事业单位档案管理的有序发展 制度是任何单位正常运转的