A3资料制作技巧课件.pptx

A3资料的制作技巧 2 丰田资料的特色 ⇒　A3资料 ▼广义:将需要表达的信息(包括报告、决裁、通知等） 归纳在一张A3纸上，即为一张A3资料 ▼狭义:运用问题解决得思路制作的A3资料 什么是丰田的A3资料 3 丰田资料的特色 ⇒　A3资料 什么是丰田的A3资料 4 丰田式A3资料的特点 A3资料有哪些特点？ 5 丰田式A3资料的特点 A3资料是一张逻辑清晰、要点突出的 “一目了然”的资料 A3资料有哪些特点？ 7 丰田资料的特色 ⇒　A3资料 ▼通过制作A3资料这种形式，帮助员工深刻理解并掌握丰田的问题解决方法，并实践于工作中。 ▼清晰明了地展现员工在问题解决过程中的思考过程，帮助忙碌的上司迅速了解情况并作出决定。 ▼作为上司对部下进行问题解决指导和培养的沟通手段，让上司明确部下在哪一步存在问题，有效进行指导。 使用丰田的A3资料的好处 8 A3资料的制作步骤 STEP1 明确制作目的 STEP2 撰写资料纲要 STEP3 确定版面设计 STEP4 撰写资料内容 STEP5 检查校对资料 完成A3资料 9 明确资料的目的 制作什么样的资料要依其目的而定 10 明确资料的目的 因为A3资料是说明和传达信息的工具， 看资料的人不同，其内容也要相应变化。 你应当把握或推测客户对你所阐述的内容的需求、 状态、兴趣以及理解能力。 例如：应考虑的特征 本公司/外公司、头衔、部门、专业性 1.考虑是 “面向谁”的A3资料 11 明确资料的目的 1) 考虑资料使用的场合:场景决定内容 阐述内容 ⇒ 资料应表述清晰，无需任何解释 讨论 ⇒ 从与会者那里容易地得到补充信息 2) 考虑资料使用人:使用者（说明人） 也决定了内容 A3文件应当具有易于使用的特征 2. 考虑如何使用A3资料 12 明确资料的目的 即使主题相同，资料用途不同，内容也会不同 报告: 事实、对策、及时报告 提交资料，请求审批: - 基于问题解决步骤的、 符合逻辑的解释 - 需要决策的内容 3. 考虑A3资料用于何种用途 13 明确资料的目的 1) 考虑应该强调的要点 在明确前3项之后，开始确定需强调的要点 考虑应该强调问题解决8个步骤中的哪些步骤 2) 最后，确定A3资料的标题 4. 考虑A3资料要传达什么内容 14 撰写资料纲要 简明易懂，遵循问题解决的步骤 是撰写说明纲要是关键 15 撰写资料纲要 每个问题解决法步骤的简单讯息（最多三个） 确定问题解决法步骤是否符合逻辑 场景的核心内容长度应为一分钟。 补充数据是否充分？ 基于事实的内容是否通过“现地现物”法？ 是否具有清晰的“因果关系”？ 反复思考 面向谁、如何使用、何种用途 是否遵循了问题解决的步骤和流程 确定纲要的主体 确定对纲要主体 进行补充的内容 检查纲要整体 16 确定版面设计 1) 排列好各个文本框 为每个步骤设置文本框，根据纲要排列文本框 确定流程，如：“左= 右”，“上=下”，“顺时针旋转” 2) 确定文本框的大小，兼顾版面的保持平衡 要特别注意重点内容文本框的大小 3) 设置适当的空白处，沿垂直线/水平线对齐 根据纲要，确定版面设计 2. 确定各文本框的标题 17 确定版面设计 高层次的版面 场景 数据 数据 数据 从结论开始 纲要 数据 数据 结论 分别显示纲要和数据 步骤 1 步骤 2 步骤 3 步骤 4 步骤 5 步骤 7 结果和评估 步骤 8 下一步行动 最终报告 行动方案 计划 18 撰写资料内容 题目 简洁的语言 使用图表 使用大写/粗体或运用 文本框，取得强调效果 文本和书写格式保持一致，各文本框的边线 保持垂直和水平对齐。 使用简洁的语言，并采用图表，制作直观的文件 有效地修饰。 “一目了然” 地突出重点强调的内容 19 校对内容和格式 题目 采用问题解决流程制定的纲要是否流畅？ 是否存在步骤和过程缺失的现象？ 关键信息是否清楚明确？ 整体纲要的流程 充分的确认 20 根据目标选择合适的图表 明确结论，选用适当的单位与数据 增长 恢复到1981年的水平 不同的刻度 造成不同的印象 补充信息: 使用图表参考 过渡期造成不同的印象 21 谢谢大家！