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如何做好高校灰色文献资源收集工作 　　【摘 要】高校灰色文献对教学、科研和管理工作具有不可低估的情报意义和信息价值，本文从收集灰色文献应注意的问题以及收集灰色文献的策略这两方面详细论述了如何做好高校灰色文献资源的收集工作。 【关键词】高校灰色文献；收集；策略 随着信息时代的到来和发展，灰色文献已经成为推动科学研究、经济发展以及社会文明进步不可缺少的重要信息资源。高校既是灰色文献的生产者，又是灰色文献的需求者。其产生的灰色文献对高校教学、科研和管理等工作都有不可低估的情报意义和信息价值。收集是开发利用高校灰色文献资源的基础工作，收藏的数量和质量直接影响到灰色文献的开发和利用。所以，科学而又高效地收集与筛选高校灰色文献资源，充分发挥其作用，是高校图书馆必须重视的一个问题。而要做好高校灰色文献的收集工作，应从以下几方面考虑。 1 收集灰色文献应注意的问题 1.1 要注意全面收集 因为灰色文献的隐蔽性、分散性等特征，使得灰色文献的收集与获取具有一定的难度，而要使文献收集做到齐全完备，就必须注意灰色文献范围的周遍性。也就是说，对高校灰色文献资源的收集和获取应尽可能把相关文献都纳入到收集的范围，都作为收集的对象。一方面，要广泛收集涉及高校教学、科研和行政后勤管理等各个方面的灰色文献，尽可能做到不缺漏、不遗失；另一方面，就某个专题内容而言，还应该把与本专题相关的所有有效灰色文献作穷尽性收集。一句话，就是要力争做到不放过任何一份有价值的重要的高校灰色文献。 1.2 要有一定的预见性 作为高校的图书情报人员，应该具有较强的判断力和甄别能力，以及对灰色文献资源所蕴含价值的预见能力，收集最具情报价值的灰色文献；同时还应该对学校的发展方向、办学思路、教学状况、科学研究、行政后勤管理等的变化态势有一个比较清醒的意识和可靠性预测。这样才能够做到心中有数，而不至于盲目地收集灰色文献，从而减少在灰色文献资源收集与发掘过程中造成的人力、物力和财力浪费。 1.3 要注意文献内容的真实性 真实可靠是学术规范的要求，因此在灰色文献资源收集与获取的过程中，还应该注意灰色文献内容的真实性。也就是说，要实事求是，力求本原，按照文献的原始样态进行收集，在内容上不做任何变动与修改。要注重客观性，减少主观性。 1.4 收集要具有持续性 收集要具有持续性就是要把灰色文献资源的收集与获取作为常抓不懈的日常工作来做。因为灰色文献的收集与获取不是一朝一夕的事情，所以只有处处留心、时时注意、有始有终，才能做到全面而真实地收集。如果兴趣所至、随心所欲，那么所收集到的不少灰色文献就不再具有连续性，因而便会失去其应有的情报价值和作用。 2 收集灰色文献的策略 2.1 加强学校领导的认识与重视 高校有着丰富的、有价值的、有待于开发和利用灰色文献信息资源。高校领导要认识到这一点，从而认识到高校灰色文献资源建设的重要性与紧迫性。这是搜集、利用高校灰色文献资源的前提。只有引起各级领导重视，才能增大这一工作的力度，增加在资金上的投入，来做好这一工作；才能利用现有条件，充分调动情报工作人员的积极性，派专门力量做好高校灰色文献资源的搜集工作。 2.2 树立高度的责任感与情报意识 高校灰色文献收集工作是一项繁杂、艰苦、长期的“燕子衔泥”式的工作，需“脑勤、嘴勤、腿勤”。如果对收集工作的意义认识不足，没有“机不可失，失不再来”的紧迫感，很容易出现工作上的虎头蛇尾、得过且过，从而影响文献信息的收集。因此，作为情报人员，要把灰色文献收集与开发的重任承担起来，要牢固树立高度的责任感与情报意识，在日常工作中始终绷紧“情报”这根弦，时时处处为师生着想、为教学科研着想、为高等教育管理着想，以提高灰色文献收集与获取的质量。 2.3 构建专门的收集系统 长期以来高校内一直存在灰色文献资源分散管理的局面，主要表现为：科技处负责教师科研成果的管理，研究生部院负责研究生科研成果及学位论文的管理，档案部门与部分行政处室负责学校教学、管理有关法规、条例，教师的讲义、课件等教学成果大多由个人保存。多头管理造成大量灰色文献资源无人问津，甚至流失。因而，要顺利实现高校灰色文献资源的开发，应建构合理的灰色文献收集系统。这个系统应该是由专门的灰色文献管理机构来统管，制定管理条例，确定灰色文献的收藏原则和保管细则，对灰色文献的搜集范围、搜集方式、保管方法及保管年限等做出规定。可以以图书馆为中心，以各教学系室、科研机构、行政后勤部门等为辅佐，以图书情报人员为主体，并充分发挥各系室资料员的作用，按照一定的原则而形成一定的收集与获取程序和规范。这个系统目标明确、分工合理、责任分明、操作有序，并具有相应的激励机制，尤其是要突出图书馆、各系室、科研机构