一种人事档案按照汉语拼音和其字库内码编码方法.docVIP

一种人事档案按照汉语拼音和其字库内码编码方法 　　摘 要：本文在分析目前人事档案编码现状及优缺点的情况下，提出一种利用汉字拼音和计算机技术相结合生成的人事档案编码方案：一种用姓名声母和汉字内码及员工工号相结合的人事档案汉语拼音声母内码混合编码方法，以期进一步提高人事档案编码的科学规范性。 关键词：人事档案；混合；编码；唯一性；便于计算机管理 中图分类号：TP391.14 科学规范地做好人事档案编码是档案管理中一项首要的基本环节。人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据，是劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用员工等工作中形成的各种资料的综合，是有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文字材料。从建档环节看，只有做到科学、规范的编码才能更好的为资料归档、阅档等环节奠定基础，搞好服务，发挥档案在人事管理中的积极作用。特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。因为，科学、规范的档案编码是建立人事档案的基础。 1 现行档案编码基本现状和利弊分析 人事档案编码方法主要有以下几种： 1.1 笔形编号法。笔形编号法是按照档案卷名（姓名）的笔形取角编号的方法（如四角号码和类似四角号码法），这种编号具有简便、易学、编号效率高、误差少，档案存放集中、稳定等优点。但此方法不仅编号长，按每字四码计算，其姓名编码为12-16位，用起来比较复杂，且现在很少有人用四角号码的方法查字。 1.2 姓氏笔划编号法。姓氏笔划编号法，首先按照姓氏分类，然后再按姓名的笔划多少为序进行编号的方法。这种方法的优点是：简单、易学，档案存放位置固定，不易错号。但是由于姓氏的不均衡，易出现有的号过多，有的号过少，档案存放不整齐、头绪多，编号、检索慢等问题。 1.3 汉语拼音字母编号法。汉语拼音字母编号法是根椐汉语“音序检字法”的原理，按干部姓名的拼音字母次序排列编号的方法。这种方法也比较科学，只要熟悉掌握了汉语拼音方法，编号和使用都很简便。缺点是：如拼音不熟练或不准，易出差错。此方法编码少对员工档案比较少的单位较易掌握和管理，对于员工人数中等或较多的单位，显而易见也不太适用。 此外，还有的单位采用“单位编号法”、“职务（职称）编号法”、按干部调进时间顺序“大流水排列编号法”，等等。但这些编号方法都不同程度地存在档案存放位置不固定或检索费事、效率不高以及需要经常调整档案柜等弊病。档案数量多的单位不宜采用这几种方法编号。 2 潮州发电公司人事档案管理和汉语拼音编码方法 广东大唐国际潮州发电有限责任公司（以下简称潮州发电公司）是一个大型火力发电企业，自2003年公司注册成立以来，由于企业的发展和历史的原因，现存人事档案在职类多为旧制档案，同时由于档案调入前单位管理的水平参差不齐，所以档案编码也是五花八门。人事档案管理附属人力资源部，设兼职管理人员1人。 2012年6月5日，中组部以“组通字[2012]28号”下发了《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》，通知要求将人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型，同时人事档案盒也要求按照A4纸型相应调整。 根据中组部关于人事档案的要求，为适应潮州发电公司人事档案统一整理的需要，结合其他单位人事档案管理的经验和具体业务工作的实际需求，都要求我们必须建立了一套科学、规范、便利的档案编码规则，才能适应管理工作的要求。综合档案管理各种编码方案及其利弊，我们采用了姓名声母和汉字内码及员工工号相结合的编码办法，经过多年的不断探索，总结出现在的人事档案汉语拼音声母内码混合编码方法。人事档案分为在职干部、离退休干部、死亡干部档案三大类，每类分别编号编码。它具有分类准确、编排有序、目录清楚、速度快、效率高、熟悉业务快等特点。主要过程简述如下： 2.1 以姓名汉语拼音声母为编码基础 取每个姓名汉语拼音的声母（没有声母的取第一个字母）对姓名进行拼音简写的确定，每个拼音字母按照英语字母排序，并确定编码的第一位。例如：姓名“卜德海”的拼音首字母为“BDH”，编码第一位确定为“B”。 2.2 取姓名汉字姓氏内码 从计算机内码库中查询确定它的计算机内码，分别取区号和位号，对应二位计算机内码数字，不足二位填“0”补位。例如：姓名“卜德海”的计算机汉字内码为“47571”，区号为“18”，位号为“55”，则编码的2-5位为“1855”。 2.3 取姓名中名字拼音首字母的编码 由于英语字母中没有汉语“zh、ch、sh”音，汉语拼音中没有英语“i”、“u”、“v”音，在按英语