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论档案信息利用形式和特点 　　【摘 要】本文仅从增强档案信的有效利用，提高思想意识，使档案信息在确保安全的前提下，扩大档案信息有效利用和大力开发的范围，充分发挥其作用、形式，以及在档案信息有效利用中出现的新情况、新特点，服务的新方向、功能开发的新思维，以及档案馆在档案信息有效利用中应采取的形式等方面做了具体阐述，如何做好档案资源的有效开发和利用是我们档案管理人员值得思考和引起重视的工作。 【关键词】档案；利用率；服务；开发 档案信息是人类在进行社会活动过程中的历史记录和真实反映。它由文字材料、图表、音像、照片等材料汇总而成，是社会活动和社会管理的客观体现和具体反映。建立完整的档案信息，对于推进社会工作研究、提升社会管理水平、提高社会工作质量，都具有相当重要的社会意义和历史意义。它的有效开发和利用是一项浩瀚的能推动人类进步和发展的系统工程，也就是人们将处于相对静态的、封闭的档案信息资源通过现代化或原始的这样那样的方式和各种各样的渠道转换成动态的信息并传递给利用者，通过各种各样的技术手段，最大限度地为利用者提供其能接受并能够成功利用的一个过程。充分利用好现有档案资料，它不仅仅是可以扩大档案资料的交流，更重要的是可以使档案资料充分发挥其社会效力，从而使档案资料从根本上推动社会各方面工作的长足发展。 罗干同志在全国档案工作会议上指出：“档案是社会主义建设中一项巨大的信息资源，其内容涉及面很广，包括政治、经济、科学、技术、教育、文化等各个方面，搞经济建设，发展社会生产力，提高科学技术水平，都离不开档案。”这就是说，档案工作是一门涉及领域广泛、知识门类繁多，为党和国家各项事业服务的综合性工作。那么，怎样才能做好这项工作呢？档案利用工作就是衡量一个档案馆（室）工作水平的重要标志。档案利用工作在档案馆（室）其它各项工作中处于主导和支配地位。它是其它工作的出发点和归宿。其它各项工作搞得好坏，最后将以利用来检验。如果一个档案馆（室）库藏十分丰富，当然，这是个先决条件，但利用时调不出档案来。从这个意义上讲，桉案存放的再多，实际上等于“没有档案”。广大利用者对一个档案馆（室）的评价总是以能否及时、准确、系统地提供出档案材料、满足各方面利用者的需要为标志。这就是说档案工作不仅仅是整理保管好文件，更重要的是通过利用工作，充分发挥档案的作用。 提供利用档案信息的形式，基本上是三种： 1）以档案原件提供利用 档案馆（室）收藏的档案一般不得外借，应在阅览室内查阅，因为档案资料一般不可以像书藉一样外借。借阅者在阅览室利用档案有许多优点。首先是有利于档案资料的保护和材料的安全，可以避免档案资料的丢失，而且能避免、减少档案资料的辗转、磨损，从而使档案资料”寿命”延长。再次，便于及时周转，更加利于提高档案资料的利用率，也更加有利于维护党和国家以及机构内部机密的安全。 在个别特殊情况下，因工作岗位的特殊需要或或某些机关的特定需要，必须用档案原件作证明的或者为照顾党政领导之便，经领导批准后方可暂时借出使用。但是，对那些特别珍贵和残破脆化易损的文件及古稀本以及照片、影片、录音、录像带等原件坚决不能借出馆外使用，以防丢失和损坏。经过长期实践，档案管理人员在档案资料外借工作中，本着以人为本、方便服务、加强管理的指导思想，摸索出许多行之有效的工作方法和制度。如：借阅者的身份审查、登记记录、借阅清点和借阅证、催还续借、调离认可制度等。 2）以档案复制品提供利用 档案原件制发各种复制本，是开展档案资料更加有效利用的一种重要方式，档案复制本分为副本和摘录两种方法，根据利用档案的需要和桉案馆（室）科学技术设备条件，复制的方法可分为：手抄、打印、印刷以及摄影、静电复印等。无论采用哪利复制方法，利用者都应说明用途和复制数量，并要经过一定程序的批准手椟，对于制成的复制件，验证核对无误后还要注示原件所在档号（全宗号、案卷号及张页）以示负责。必要时可加盖公章。同时，还要告诉利用者对档案复制件要妥善保管，不得擅自扩散和公布档案内容。以这种服务方式提供档案资料借阅、利用，既可以提高档案资料利用率、缓和供需矛盾，又有利于档案原件的安全保护。 3）以档案史料参考资料提供利用 如，根据桉案原件内容综合编写各种资料或利用档案编史修志，撰写与档案内容有关的专门文章、书籍等。 随着档案利用工作的发展，开发档案信息资源不断向广度和深度发展，档案和利用工作已由一般地接待利用向着广泛地、系统地、多形式开发传递信息方向转变。档案利用上出现了新情况、新特点，这主要表现在： （1）利用者要求查阅的档案数量大，来馆利用档案的从员多。 （2）利用者要求查阅的档案范围广、时间长、时间急。 （3）利用者要求高，不仅要求档案部门全面、系统地提供档案信