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国库会计电子档案管理的可行性建议 贺淼 内蒙古自治区中国人民银行乌海市中心支行 X 关注成功！ 加关注后您将方便地在 我的关注中得到本文献的被引频次变化的通知！ 新浪微博 腾讯微博 人人网 开心网 豆瓣网 网易微博 摘????要： 随着人民银行国库业务的发展, 电子档案管理成为档案管理中不可或缺的重要组成部分。但是, 从目前档案管理角度来看, 国库会计电子档案的发展还存在一些问题。因此, 进一步研究国库会计电子档案管理问题、提高电子档案管理效率和质量现已成为每一名国库会计档案管理工作者面临的重要课题。本文根据电子档案的相关要求, 简要分析现阶段国库会计电子档案管理与发展必须解决的难题, 重点提出加强国库会计电子档案管理问题的几点可行性建议。 关键词： 国库会计; 电子档案; 管理; 建议; 一、国库会计档案现状 人民银行国库会计档案, 是指国库部门进行会计核算过程中形成的记录和反映国库业务事项的国库会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料等在内的具有保存、查阅价值的可采用纸质资料、磁 (光) 盘等介质保管的凭证、报表等各种形式的会计档案资料。 由于近年来人民银行国库会计核算的方式不断创新发展, 国库会计集中核算系统、财政集中支付系统和横向联网系统的推广使用, 不仅在业务处理上很大程度节省了人力、财力和物力, 而且大大提高了国库业务人员工作的效率。同时, 原来业务系统打印的纸质凭证、账簿、报表等会计核算档案在逐渐减少, 人民银行的国库会计档案保管也逐步由纸质档案统一保管向电子档案管里的转变, 但人民银行国库会计电子档案管理至今处于起步发展阶段, 电子档案保管管理实施细则等制度的缺失, 造成人民银行国库电子档案不能真正的发挥出电子档案管理的目标, 而且不能满足现下国库会计档案的保管要求。 二、现行国库会计电子档案管理中存在的问题 近年来, 随着国库会计数据不断集中管理的趋势, 单机核算的会计国库纸质档案管理必将被不断发展的电子介质档案管理模式所取代。而为了更好的推动电子档案管理模式, 仍有以下问题需要改进和解决。 (一) 国库会计电子档案查找问题 由于国库电子会计档案管理没有开发相应的电子档案管理业务系统, 因此电子会计档案与其相关联纸质会计档案的检索关系不能更好的衔接。以此可见, 虽然纸质会计档案具有易于查找和直观的可视性, 但电子会计档案还是不能完整、准确、有效的接收和读取全部资料, 并输出符合国家档案管理办法规定的标准归档格式的国库会计凭证、账簿、报表等会计资料。 (二) 国库会计电子档案存储问题 电子介质档案的保存要防火、防水、防尘、防磁, 对周围环境要求比较苛刻, 如对档案室的温度也有具体的要求, 同时由于国库会计电子档案的使用更多依赖于计算机的硬件和软件系统, 这就一定程度的增大了电子档案保管的脆弱性。由此可见, 如果我们不在电子档案安全、环境方面加强管理, 电子数据丢失和损毁的可能性就会比之前手工会计核算系统高很多。 (三) 国库会计电子档案传输问题 如果不重视网络系统的稳定性和安全性, 国库会计电子档案信息在传输以及共享过程中, 有可能造成黑客入侵、病毒入侵, 为电子信息的非法获取提有了可乘之机。因此, 在目前计算机网络下的电子档案信息安全问题较为突出的情况下, 国库会计电子档案信息一旦遭遇非法泄露, 就会给人民银行的国库管理电子信息造成不可估量的损失。 (四) 国库会计电子档案共享问题 电子档案信息的可靠性、真实性存在安全隐患。国库会计电子档案的原始性对于纸质档案而言, 复制、粘贴、传递、接收等都毫无痕迹, 复制的文件与原始文件完全一致, 很难辨认真伪, 甚至私自篡改信息都可能毫无痕迹。 三、提升国库会计电子档案管理水平的建议 当前全面提升国库会计电子档案管理的成效就显得十分迫切, 结合当前电子档案实际和工作经验来讲, 可以从以下几方面多措并举改进国库会计电子档案管理问题。 (一) 统一模式, 实现电子档案的统一性 在保证电子档案信息与计算机操作系统的长期兼容前提下, 为保证国库会计电子档案信息的长期可查性和可保管性, 由上级行开发推广适合各级行使用的国库会计档案电子化保管的系统, 将国库会计电子档案格式保存为统一、通用的格式。 (二) 规范电子档案的备份工作 电子档案主要是保存在专用计算机系统里, 对于电子计算机的安全性要求很高, 如果计算机系统发生故障或瘫痪, 电子档案系统里面所有的档案信息都可能受影响甚至全部丢失, 因此, 要及时修订内控管理制度, 做好国库电子档案的备份工作, 建议对所有国库会计电子档案均备份三份, 分别封存保管, 供调阅使用及做异地保存备份, 多管齐下预防突发事件的发生, 有效保证电子档案信息的安全性和真实性。 (三) 全面提升电子档案的真实性 通过电子科技新