XX有限公司费用报销管理制度.doc

云南XX人力资源咨询有限公司 费用报销管理制度 一、总 则 1、制定目的 为了严格管理公司的费用报销，规范费用报销的程序及规定，加强费用开支控制，提高经济效益，特制定本管理制度。 2、适用范围 公司所有部门及全体员工；凡须从公司财务申领资金（现金及支票）的均按本管理制度办理执行。 3、责任归属 ①综合部：负责管理办法的制定，费用使用的监督管理，对超费用标准的部门和个人进行扣罚。 ②财务部：依照有关会计法规，会计准则及本公司有关规定对报销单据中数据的合法性、准确性的审查；对费用报销、费用开支进行分析、控制及管理。 ③其它部门 负责本部门费用开支的管理和标准的控制，部门经理及主管负责本部门及员工费用报销的审核，并对本部门人员报销费用的合法、合理性负责。 ④公司领导：副总经理负责对分管部门费用开支的管理和标准的控制，负责分管部门及员工费用报销的审核；总经理负责公司费用报销的最终审批。 二、报销凭证 （一）外部凭证 1、凡需从财务报销，不论金额大小，均须取得合法的与经济活动相符的外部凭证，原则上所有费用报销单据应符合《中华人民共和国发票管理办法》之要求（否则，地税部门不给予进入商品销售费用，不作为公司所得税的计算扣除数，这样相应地加重了公司的税收负担。）目前，税务部门认可的主要费用原始凭证发票有以下几种： ①增值税专用发票和运输专用发票（简称专用发票）该类发票均盖有国家税务总局的椭圆形监制章。 ②行业销售发票（简称普通发票），产品销售发票和商品销售发票盖有国家税务总局的椭圆形监制章，其他行业销售发票均盖有地方税务局的椭圆形监制章。 ③国家行政、事业单位、财政部门印制的收款收据（简称财政收据）这类发票均盖有国家行政、事业单位财政部门的监制章。 2、各项费用必须具备正式发票，严禁用白条代替发票报销付款，严禁用白条代替发票报销付款。 ①广告费：具备广告专用发票和商业销售发票。 ②运输费：具备运输专用发票或运输行业发票。 ③维修费：维修费中的保修卡费用的结算必须具备商业销售发票或财政收据。 ④租赁费：仓库租赁费必须具备租赁业发票。 ⑤招待费：餐饮业发票或商业销售发票。 ⑥车辆费用：车辆修理费须具备服务业发票。 3、所有费用报销原始单据的抬头必须注明：“*****公司”字样，并加盖提供发票单位的财务专用章或发票专用章。 （二）内部凭证 报销时，还须填制内部凭证，具体为： 1、报销差旅费，须填写公司差旅费报销单，准确、完整填写出差事由等相关栏目，车船费应注明起讫地点；并将外部凭证工整地粘贴于公司差旅费报销单背面。 2、报销差旅费以外的其他费用，须填写公司费用报销单，准确、完整填写摘要等相关栏位。 （三）凭证粘贴要求 1、从外部取得的原始单据除差旅费单据采用“差旅费报销单”粘贴外，其余各项费用采用“费用报销单”进行分类粘贴。 2、费用单据应分类粘贴，不可将不同种类费用的单据汇合粘贴在同一张“费用报销单”上。 3、费用单据粘贴时应折叠整齐，错落有序，便于单据的审核和装订、保管。费用单据转移至公司时，分公司（办事处）对各项费用进行分类统计上报。 三、报销程序 1、报销人凭合法之报销凭证填写单据，呈部门经理或主管审批。各部门经理或主管对报销事项审批时，须确认该事项事先已报备，且支出真实合理，并对支出的真实合理性负责，若经部门经理或主管审批后的费用支出不真实或不合理，一经查实，将对经办人和部门经理或主管分别处以不实金额的两倍的罚款。 2、经经理或主管审批后送财务部审核，财务部经理或主管对单据是否齐全、合法及支出的真实合理进行审核，对支出不真实、不合理、不合法的各项费用，公司财务部经理或主管具有否决权；若财务部经理或主管认为单据不合规范或超出报支范围，有权要求报支人提供真实合理合法之凭证或拒绝付款。审核合格即转呈相应公司领导进行审批。 3、公司领导签批后，转财务部出纳付款（注：若需更高一级领导审批，尚需相关领导审批后，方可付款）。 4、出纳人员支付款项，均须凭已经获得公司领导核准和财务部审核的凭证付款，否则不得擅自付款项。 四、报账时间 在费用发生时及时收集相关单据，已经发生的费用务必当月及时报账或，最迟在次月5日前报销完毕，次月5日后不再接受任何非当月的报支。 五、差旅费报销 1、出差申请 ①员工因公出差，应填写“出差申请单”，详细注明出差事由、行程安排及费用预算、是否借支等； ②填好“出差申请单”后，报上级领导核准后转综合部登记后方得出差。 ③如遇紧急情况，由主管临时派遣出差者，可先行出差，事后补填出差申请单。 2、出差借款 ①员工出差需要预支差旅费的，填写“借款申请单”，可以办理借款； ②“借款申请单” 与“出差申请单” 一并报上级领导核准后，经财务部主管签字后，方予借支； ③前次借支未清者，不得再借款。 3、差旅费报销标准： 项目 职级 火