VLOOKUP函数方法在图书采编工作中的应用研究.docVIP

精品论文 参考文献 VLOOKUP函数方法在图书采编工作中的应用研究 林灼锦 武汉大学信息管理学院 430072 广东培正学院图书馆 510830 摘要 在图书采编工作中使用 VLOOKUP函数进行图书采访查重、图书虚拟验收和分编数据查全，可以实现在多个数据表中进行书目数据查重及对预定书目订单进行批量查重,从而显著提高图书采编工作的效率和准确性。 关键词 VLOOKUP函数 图书采编 采访查重 图书验收 一、VLOOKUP函数在采访查重工作中的应用 （一）采访查重 图书采访查重就是利用各种检索途径调查、了解图书馆新书的预订、文献的收藏情况,以便有的放矢地预订、购买、增补图书,有计划、按比例地进行文献资源建设。通过核对图书馆以前是否订购或已收藏某种图书以及订购、收藏的详细情况,避免重复订购。[1] （二）采访查重的重要意义 图书采购是图书馆藏书建设的重要环节,采访工作是图书馆的一项基础性、关键性的长期工作,而图书采访查重是图书采访工作的首要关卡。没有查重工作做前提,不了解某种图书的预定、收藏情况,就容易出现盲目购书,造成人力和资金的浪费,导致文献资源建设无序。采用批量查重的方法,可以使图书采访人员节约大量的时间和精力来了解、研究和选择当前的图书出版信息,从而提高图书采购的质量与效率。[2] （三）图书馆书目批量查重方法 1.利用图书采访系统批量查重 利用图书采访系统进行批量查重，待检书目必须先转换成.iso格式，然后导入采访系统对每条书目进行批量查重。查重的同时可增加订购数量，订单由采访系统自动生成。使用采访系统进行查重和订购的图书，验收时必须使用采访系统对每册图书给出登录号进行验收，验收无误后再通过登录号查找，把相关图书移送给分编人员。此方法虽然能准确地把已分编入藏图书和已订末到馆图书进行全面的批量查重，但是步骤较为繁锁，且效率不高，此方法已经被我馆淘汰。 2.利用图书分编系统批量查重 把待检书目中的ISBN整列复制粘贴到记事本中，保存为文本格式，然后在分编系统中选择检索点为ISBN进行批量查重。查重完毕后???查重结果以表格形式导出来，并在待检书中插入两列，把查重结果复制粘贴到待检书目中已插入的两列。待检书目中ISBN的顺序应与查重结果中ISBN的顺序一致，排序后把与馆藏重复的全部删掉，这样就能高效地将待检书目与馆藏书目进行准确的查重。但是，此种方法无法查重已经订购但末到馆的图书，指图书馆已经确认订购的不同书商的正式书目订单。 3.利用VLOOKUP函数批量查重 为了解决预定书目订单批量查重问题，我馆利用Excel中的VLOOKUP函数对预定书目订单进行批量匹配查重。经过几年的实践和总结，已经取得成功的经验。 Vlookup函数是用来在表格或数值数组的首列查找指定的数值,并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。其语法如下: Vlookup(lookup_value，table_array, col_index_num, range_lookup) Lookup_value为需要在数据表第一列中查找的数值。Lookup_value可以为数值、引用或文字串。 Table_array为需要在其中查找数据的数据表。 可以使用对区域或区域名称的引用,例如数据库或数据清单。 Col_index_num为在table_array区域中待返回的匹配值的列序号。 Col_index_num为1时,返回table_array第一列中的数值; col_ index_num为2时,返回table_array第二列中的数值,以此类推。 Range_lookup为一逻辑值,指明函数Vlookup返回时是精确匹配还是近似匹配。 如果为TRUE或省略,则返回近似匹配值,也就是说,如果找不到精确匹配值,则返回小于lookup_value的最大数值;如果range_value为FALSE，函数Vlookup将返回精确匹配值。如果找不到,则返回错误值#N/A。 Vlookup函数要求如果range_lookup为TRUE,则table_array的第一列中的数值必须按升序排列,否则函数不能返回正确的数值。因为图书书目查重必须保证ISBN的精确匹配,所以range_lookup只能取false值,对table_array也就不需要进行排序。 （