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核电项目前期文档管理对策研究 黄小冬 中核国电漳州能源有限公司 X 关注成功！ 加关注后您将方便地在 我的关注中得到本文献的被引频次变化的通知！ 新浪微博 腾讯微博 人人网 开心网 豆瓣网 网易微博 核电项目前期档案包括在项目立项审批、技术论证等工作中形成的行政许可、专题报告、设计图纸等文件和记录, 既是项目顺利实施的凭证, 也是项目档案的重要组成部分。 形成特点 1.文件质量的差异性 近年来, 传统能源企业纷纷涉足核电选址论证工作, 项目初期容易忽视对文件格式和质量的规范要求。同时, 部分前期工作承接单位对核行业质量保证体系理解不够, 形成的文件各具特色, 难以统一和规范, 部分文件存在着原件缺失、附件不全、内容辨识度差、签字手续不全等问题, 文件形成质量差异较大, 影响项目前期档案的系统性和规范性。 2.文件内容的多变性 受项目前期工作深度、广度以及进度影响, 文件时效性和适用性受到较大影响, 为满足上级单位的审批要求, 项目业主必须根据时限对文件进行补充修订。以笔者所在的项目为例, 自2007年开始厂址论证至厂址准备阶段已持续10年的前期工作, 关于水质检测、人口及生活习惯调查、生态调查等专题文件经历过数次修订。相关文件和记录修改变动次数较多, 给前期文件的系统性收集整理带来较大挑战。 “华龙一号”核电工程效果图 3.文件范围的不确定性 国家正在推动具有自主知识产权的核电项目建设, 不同技术路线对前期技术论证文件有着不同的标准要求。受技术路线差异性、立项范围的不确定性以及厂址差异性等因素影响, 部分文件需要调整补充, 两评报告、可行性研究报告及其支持性文件也需要修编。 4.文件保存的分散性 项目筹建初期, 机构和人员不太稳定, 负责各专项工作的人员流动频繁, 导致文件保存较为分散, 文件形成和传递过程较难受控。 成因分析 1.重项目推进, 轻制度建设 在项目筹建期, 文档管理制度建设容易被忽视或搁置, 各部门均以推进各项可研工作和行政审批手续为首要工作, 即使出现文档质量方面的问题或苗头, 在项目筹备期也难引起重视。档案意识未得到强化和落实, 导致档案管理工作无“法”可依。 2.重工程实体, 轻文档管控 核电前期工作以完成各项专题论证任务为中心, 以争取项目尽快立项、核准和开工为重点, 项目前期人力资源偏向于工程、技术等部门, 文档专业人员配备不足, 档案管理制度未有效落实, 文件的形成处于自发状态, 前端控制力量不足。项目筹备阶段的工作重心以项目实体为主, 文件管控工作尚未达到专业化和规范化, 文件质量问题未得到及时发现和纠正。 3.重现场任务, 轻成果收集 由于制度和流程的不完善, 前期专题外委合同中文档条款未得到专业会审, 文档要求未在合同中得到全面的体现。在合同执行完毕后, 合同结算也未经过文档部门会签, 导致合同执行相关成果文件未得到有效控制, 文档人员在收集成果文件时没有依据, 也没有合法手段进行追溯, 给成果文件的收集带来较大困难。 4.重文件获取, 轻档案整理 在前期工作推进过程中, 各业务部门项目负责人往往把获取相关专题报告或行政许可文件作为工作任务结束的标志, 没有将文件的系统收集、整理、归档作为闭环管理的环节考虑, 文件的系统化整理工作未能匹配工作进度, 档案的完整性、有效性和规范性得不到及时检查和纠正, 导致文件整理归档工作与项目建设不同步, 不满足项目档案管理“四同步”要求。 管理对策 1.从全生命周期的维度出发建立项目前期文档管理体系 从全生命周期的角度考虑文档管理体系建设, 即基于文件价值形态的规律性变化, 分析文件服务对象、管理要求的规律性变化, 从而明确前期文件在核电站全生命周期中的地位和作用, 便于管理者从项目立项之初即重视文档管理工作。 从核电站的生命周期角度考虑, 前期行政许可文件是项目“准生证”, 可行性研究以及基础设计文件是后续工作的依据或参考, 前期文件在项目建设中具有不可或缺的地位和作用, 必须给予重视。 “华龙一号”核电工程现场 因前期工作参与单位接口松散, 工作内容和范围具有不确定性, 前期文件控制难度较大, 在文件形成、流转、保管和归档各环节具有自身的特点和规律, 因此有必要在项目筹建初期即建立项目文档管理体系。 2.建立以目标导向为统领的项目档案联合管控模式 项目总包方与业主方建立联合文档中心开展前期文件管控工作, 将有效整合资源, 解决前期档案的系统性和完整性问题, 也将为后续项目档案管理打下坚实的基础。联合文档中心模式在核电同行中已有探索经验, 为规避联合文档中心模式下容易产生的一些问题, 漳州核电项目着手建立以目标导向为统领、以责任导向为核心的项目档案联合管控模式。 以目标导向为统领, 即强调阶段性验收、专项验收在项目文档管控中的作用, 并