大陆希望集团OA办公自动化管理与办法.doc

PAGE PAGE 15 大陆希望集团 办公自动化系统（OA）试行管理办法 第一章 总 则 第一条 为加强集团办公自动化系统（以下简称OA系统）管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》的规定，结合集团办公自动化工作实际，特制定本办法。 第二条 系统的应用分两个阶段： 第一阶段为试运行期，自2007年11月20日正式开始，集团实行办公业务双轨运行，即纸质公文和电子公文同时进行，试 第二阶段为正式运行，自2008年5月20日起系统投入正式运行，所有非涉密的一般文件除 第三条 OA系统，主要运用于集团总部各部门、各下属公司之间的公文流转。 第四条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、综合办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。 试运行期间以下工作内容必须通过OA系统运行：协同办公、文档管理、公告、通知、日程计划安排、BBS论坛、领导审批。如有违反，将严格按照有关规定进行处罚。 第五条OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，员工使用OA系统进行协同工作的情况将纳入该单位（部门）年度考核范围。 第六条 本办法适用于使用单位为集团总部各部门、各下属公司。 第二章 管理机构 第七条 集团人力资源部负责办公OA系统的规划、推广和检查考核工作；集团监察部负责电子印章和领导签名管理的监察工作；集团企业发展部信息中心负责开发、实施、培训和维护工作。 ???? 第八条 集团企业发展部信息中心（以下简称信息中心）负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责: ???? （一）根据集团董事会的指令，办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续； ???? （二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度； ???? （三）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题； ??????（四）培训各使用单位系统管理人员和使用人员； （五）做好其他相关工作。 第三章 使用单位 ??第九条 使用单位为集团总部各部门、各下属公司。并通过OA系统身份密钥（简称密钥）和密码登陆。 第十条 公司各部室或车间应指定文档管理员一名，负责对本部门文档进行管理（新建、归档、整理、授权等）。 第十一条 使用单位必须明确一名领导分管系统工作，同时确定一名分级系统管理人员负责日常管理。各分级系统管理人员的职责是： （一）负责本单位办公自动化的日常管理； （二）指导和监督该系统在本单位的运行； （三）负责本系统运行与信息中心的衔接工作。 ?? ??第十二条 使用单位需变更系统中相关资料的，应向信息中心提出书面申请，并办理相关手续： （一）使用单位名称变更的，应办理名称变更手续，并由该单位来函确定新的分级系统管理员及使用人员名单； （二）使用单位被撤销的，应办理注销手续。即在交换系统中删除该单位名称，注销该单位电子印章和使用人员，并将系统中的相关文件按被撤销单位提出的处理办法进行处理； （三）使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位名称的，则该名称作为合并后的使用单位名称在系统中保留，被合并的使用单位按本条第二项规定办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称的，则按本办法第八条的规定重新办理注册手续，合并前在系统中使用的单位名称按本条第二项规定办理注销手续。 第四章 使用人员 ???? 第十三条 从事本系统运行、维护、管理的工作人员，应具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，尽职尽责，保证工作质量。 ???? 第十四条 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。 ?? ??第十五条 系统使用人员的账号密码（口令）必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员名（账号）相同。使用人员取得密钥和初始密码后应在OA系统的个人设置里面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。若密码丢失，应向本单位分级系统管理员提出申请，恢复初始密码。如果本单位没有分级系统管理员，可以直接找信息中心系统管理员进行修改。 第十六条 个人信息的完善 在OA系统的个人设置里面，必须对自己的个人信息进行添加，如联系方式、e-mail、生日日期等，以便同事之间联系时查找方便。 第十七条 未经本单位负责人同意，非相关人员不得使用系统管理员的密钥和密码登录系统。 第十八条 为保证各类电子文件的及时收发，集团领导、公