对大型项目工程文件归档管理的探讨.docVIP

精品论文 参考文献 对大型项目工程文件归档管理的探讨 李珺妍1 李兴玉2 　　1南水北调中线干线工程建设管理局河南直管项目建设管理局 河南郑州 450000; 　　2中铁十二局集团第四工程有限公司，陕西西安 710000 　　摘要：档案资料产生于项目的全过程，施工档案管理是长期而繁锁的工作，它不是一个单独的、孤立的行为，是工程施工项目管理的重要一环，也是施工工作的重要组成部分。大型项目工程施工工期长，归档管理工作更为复杂。因此，档案管理人员应当重视档案工作的过程控制，使工程文件真正为施工生产和经营管理服务，为项目各阶段验收提供真实、完整的工程资料。本文分析了大型项目工程文件归档管理的特点，并提出了文件归档管理的优化措施。 　　关键词：大型项目工程；文件归档管理；特点 　　一、大型项目工程文件归档管理的特点 　　（一）工艺流程复杂，档案种类多易分散 　　大型项目工程土建、安装、装修等分项工程多，施工技术要求高，部分工程还有其特殊的工艺流程。另外，大型建设项目要招标40～45个，多者能达到80多个，由此产生大量的招投标和评标资料。因此大型项目工程涉及面广，参与部门多，档案资料容易分散。 　　（二）建设周期长，档案资料容易流失 　　大型建设工程从立项、招投标、勘测、设计、办理手续、开工，到主体和配套施工，再到装饰装修、绿化亮化，最后到竣工验收投入使用，一般最短周期为两年半时间。如果遇到汛期长、天气冷等天气因素，或建设期间通货膨胀，人工费、材料费大幅涨价等市场因素，或者工程前期论证不细，设计大量变更、决策机制效率不高、建设资金不能保证等甲方因素，或者安全出问题、组织管理不善、资金断链等乙方因素，都会使项目工期不同程度延长，工期少则三四年，多则五六年。时间越长，档案资料流失可能性越大。 　　（三）大型工程的文件、档案管理手段落后 　　首先，传统的档案管理总是这一工作当做简单的资料保管，所做的工作仅仅是对工程资料的收集、整理与保管，在工作过程中不重视工程资料的真实性与实效性，造成档案资料的价值变低。其次，大型工程的文件、档案管理信息化水平低；一些档案部门的很多资料在收集过程中没有采用计算机录入，光盘或硬盘存储。一些档案管理部门虽然采用了信息化系统，但仅仅停留在简单的使用操作方面，并没有参与系统的设计，更深的利用信息化管理好档案。 　　二、大型项目工程文件归档管理措施优化 　　（一）统一领导、分级管理 　　健全的档案管理体系和归档分类，对档案管理起了良好的作用。在大型工程项目施工中，由于工程项目多、工程内容复杂，分多个标段，施工地点分散，工期长，工程施工信息量大，归档资料种类多，档案管理工作难度大，仅靠档案室完成所有资料的管理是很困难的，且档案室的存储空间也有限，为更好的完成项目部档案管理任务，需按照项目部组织机构的设置进行分级管理，即项目部统一领导、统一制度、统一标准、分级管理，由项目部分管领导统一协调档案管理工作。在分级管理中，项目部档案室主要负责项目部文件、设计文件、业主文件、监理文件的统一管理，统一对外行文和收文。根据项目部组织机构设置第二级档案管理部门为技术部、质量部、经营部、测量队、试验室、监测室、工程管理部（厂队），各部门在项目部的统一领导下按照专业分工对本部门（或单位）形成的资料进行收集、整理和归档，二级档案管理人员最好由工程技术人员担任，保证档案资料的真实性、科学性和完整性，各部门各种资料的收集落实到人。各部门档案管理业务受项目部档案室的检查、指导和监督，保证档案管理的完整和规范性。各部门档案在分部工程或单位工程完工后，按竣工资料整理要求整理移交档案室。 　　（二）履行单位工程验收程序，实现项目文件资料向竣工档案的链接 　　工程项目管理是以分项工程、分部工程、单位工程为等级进行划分，单位工程是工程管理的最基本点。每一个单位工程结束，就要组织建设单位、监理单位、施工单位进行认真的验收。其作用是：确保工程质量。验收竣工图是否与设计变更单相符，设计变更单是否齐全，设计变更单的内容是否闭环；验收开工、交工、竣工记录是否齐全。确保竣工档案合格。验收所有资料是否符合归档的要求。验收所有表格填写的格式是否正确；同一案卷内单位工程名称是否一致；会签、盖章是否符合档案书写要求；综合组卷和专业组卷是否合理；竣工图是否实行档案标准管理；照片档案归档是否符合特种载体管理要求等等。通过单位工程验收，实现项目文件资料向竣工档案的过渡。履行单位工程验收程序，引导各参建单位将竣工档案总体目标进行分解，按照单位工程验收时间，制订单位工程收集、整理、立卷计划，保证项目档案管理的有效实施。 　　（三）提高归档质量 　　1、做好资料记录和收集 　　工程资料能够真实的呈现项目的质量、进度、成本等各方面的信息，因此，归档工作一定要及时，认真，否则就会造成