广州市新世界物业行政工作指引手册.doc

广州市新世界物业行政工作指引手册 广州市新世界物业行政工作指引手册 目 录 前言 管理处行政部的工作职责 公司资源部与管理处行政部在行政管理方面的角色和职责 管理处行政制度及流程 1 保密规定 2 廉洁守则 3 收发文及档案管理 4 月报制度 5 表格格式的管理规定 6 文件格式的管理规定 7 管理处印章使用管理规定 8 资产管理规定 9 采购、仓库管理规定 10 物品领用制度 11 集团网手机使用管理规定 12 对讲机使用管理规定 13 工作任务单使用办法 14 图书借阅管理规定 15 制服管理规定 16 车辆使用和管理制度 17 宿舍管理制度 18 电话接听制度 19 电话管理制度 20 节约用纸、使用二次用纸的规定 21 办公区域的管理规定 22 办公行政管理规定 22．1员工证 22．2更衣柜、钥匙的管理 22．3电脑使用与管理 22．4复印使用管理 22．5传真机使用管理 22．6办公费用控制 六、相关表格 （一） 模版 公文模版 信函模版 传真模版 备忘录模版 会议纪要模版 内部工作联系单模版 （二） 表格 请购单 工作任务单 公司车辆使用申请表 车辆维修申请表 固定资产申请表 非固定资产申请表 实物资产处理申请表 实物资产转让申请表 合同审批流程表 名片印制申请表 报价分析报告 事务应酬费用申请及报销申请表 行政费用分析表 前 言 本《行政工作指引手册》为新世界物业管理有限公司资源部及辖下各管理处在行政管理方面的业务指引桥梁，管理处行政负责人为主要联络人，具体负责与公司资源部进行行政业务联络和沟通。 物管公司资源部对本手册具有修改权和解释权。 资源部 二零零五年七月 管理处行政的工作职责 贯彻落实物管公司制定的行政管理制度，在做好管理处行政后勤支持的同时，控制及节约行政成本； 组织和监督办公行为规范的执行，维护办公环境的整洁、卫生及安全； 负责管理处的各类物品采购和固定资产管理； 严格执行保密制度，负责管理处文件、资料、档案、图书等管理。 1）管理体系文件的发放管理。 2）行政文件的收集、发放、传阅、呈批、催办、保存、注销及档案资料的立卷归档。 3）管理处合同、协议、评审记录、业务信息等其它文件的整理。 4）指导管理处各部门的文件资料管理。 5）管理处各类书籍的购置、分类、保管、借阅、管理。 负责管理处会议的组织、安排、记录及跟踪落实； 根据公司规定，协助管理处主任进行管理处印章管理； 按照公司指引编制管理处行政办公预算，并严格按照经审批预算执行及复核管理处日常办公费用的支出。 完成其他日常行政事务性工作； 物管公司资源部与管理处行政在行政管理方面的角色和职责 资源部与管理处行政的定位和角色： 资源部 管理处行政 规章制度的草拟者 业务的支持者 业务的监督者 业务咨询顾问 规章制度的执行者 业务的优化者 业务的实践者 基层信息的提供者 二、资源部与管理处行政职责描述： 资源部 管理处行政 组织制定公司及管理处的行政工作发展规划及管理制度，编制实施计划与预算，审核各管理处的实施计划及预算； 修订、执行、监督、完善公司行政和后勤管理制度、工作流程，确保行政后勤管理的顺利进行；监督管理处行政的运作，为管理处行政协调解决疑难问题； 组织、协调公司各类活动； 制定公司及管理处的档案管理规定，按照《档案管理规定》归口管理公司档案工作；监督、指导管理处的档案管理； 各项日常行政事务的统筹，公司本部日常行政事务的具体实施； 统筹公司所有资产管理，具体实施所有资产转移、废旧处理工作；具体执行公司本部的日常资产管理工作； 收集各管理处日常运行资料，整理公司的运行情况资料； 负责公司与项目管理中心、各管理处、外单位的文件收发、流转及管理工作的收发、流转及管理工作； 配合公司各职能部门及管理处的工作。 执行公司的行政管理制度，按照公司的指引编制管理处行政预算，认真执行公司行政预算，并及时提出优化成本的好建议； 严格执行各行政和后勤管理制度、工作流程，确保公司行政后勤管理的顺利进行；接受公司行政的监督； 组织协调管理处各类活动及会议，并配合实施公司各类活动； 按照《档案管理规定》管理管理处档案工作；接受公司档案管理的监督和业务指导； 管理处日常行政事务的具体实施； 具体负责管理处的日常资产管理工作，包括申购、采购、转移、维护、维修、录入资产卡片、费用报销； 收集、提供管理处日常运行情况资料； 负责管理处与物管公司、所在项目的项目部、销售部及外部单位的文件收发、流转及管理工作； 配合物管公司及管理处其他部门的工作。 三、资源部与管理处行政具体业务管理的工作描述： 事务类型 资源部 管理处行政 1、行政规章制度 起