论网络环境下档案资源的管理服务研究.pdfVIP

●-_——-1 426I图书馆的现代化服务 L————————————————————————-◆ ·图书馆的现代化服务· 论网络环境下档案资源的管理服务 李忠民(天水市图书馆甘肃天水741000) 随着信息网络规模的不断扩大，计算机网络技术、数据库及多 媒体技术的应用，已经成为现代社会的标志和人类信息交流的主要 工具。 传统的档案管理服务方式已不能满足于现代档案管理服务体 系，实现网络化是档案资源现代化管理的必由之路，是使档案工作 步人现代化管理最好的技术手段。档案资源通过开辟网络服务，以 快捷、简单的途径获取所需的信息资料。在现代网络环境下，做好 档案资源管理工作，已成为新形式下档案工作者面临的挑战。 1．网络技术促进档案资源工作的开展 我国计算机档案管理应用从上世纪80年代开始，经历了几个 发展阶段，即实验应用阶段(80年代初期)、实用化阶段(80年代后 期)、普及阶段(90年代初期)以及网络化阶段(90年代中期开始)。 在发展过程中，经过广大档案工作者的努力，计算机管理应用从无 到有，并已取得了可喜的成就。 1．1 网络技术为档案管理服务提供了新的手段 随着科学技术的不断发展和进步，档案信息资源管理工作的 改革和创新不断深入，档案工作已经由纸张、文字、图片、缩微、打 r。_‘’‘。—‘● 论网络环境下档案资源的管理服务l427 印、手工操作整理等为主体的传统技术手段，逐步发展到以计算 机、光盘、网络、人工智能、多媒体等为主体的现代技术阶段，现代 科学技术以其多媒体展示了集成性、超文本联结的选取性、大容量 储存的丰富性、高速传输的便捷性、人机交互的操作性和超时空交 流的共享性等鲜明特点，在办公自动化以及档案部门形成了强大 的技术优势，进一步深化了档案工作的创新、改革，为提高档案质 量和服务效益提供了强大的技术支撑。 1．2网络技术拓展和丰富了档案内容 网络技术能够在相当广的范围和短的时间内检索大量的档案 资源信息，使信息服务的效益大大提高，而且信息资源更易于被广 泛采用，从而极大地丰富了信息内容。 1．3 网络技术改变了档案内容的形态 档案不再仅仅寄托于传统纸质载体，更多的是通过计算机、网 络传递信息，而且现代的多媒体技术、录像及其摄影技术将档案这 一抽象概念变得更加形象和生动。如数字档案馆、虚拟档案馆的出 现，政府档案网站的开通等，为宣传档案工作，扩大档案开放利用 以及实施爱国主义教育开辟了新的渠道和空间。 1．4网络技术创造了多样化的利用服务 档案资源服务通过信息网络、计算机处理，从大量的资料中检索 所需资料、查询相关的档案信息，大大提高了利用的效率和质量。如 人才交流市场中心，招聘单位和就业人员只需通过网络，就能立刻获 取其所需的信息资料，双向互动，方便、快捷的同时节省了社会成本。 2．利用网络技术为档案资源工作服务 档案资源最大的财富就是合理利用，信息资源的利用在各个 ●■P————·———1 l图书馆的现代化服务 428 L-—-——，--—·—-—--·—--● 时期具有不同的特点，这就要求所开发的档案管理系统具有伸缩 性、时代性。必须具备如下几个条件。 2．1加强信息的组织 网络环境下档案管理服务已成为走出思想封闭保守、重藏轻 用、求稳怕乱的思想意识障碍的现代档案管理模式。传统档案管理 必须进行数字化建设，实现档案信息网络的标准化运行。具体包括 档案全宗数据库、案卷目录数据库、卷内文件目录数据库、电子文 件全文数据库、档案编研材料数据库、收发文管理数据库等。统一 的数据格式的标准是档案信息网络管理服务的基础，也是实现网 络档案资源高度共享的基础。 2．2加强知识和信息管理 网络环境下档案资源管理是一种知识的管理，区别于传统的 档案管理工作，档案信息资源以数据库、信息库的形式出现，除纸 质外，网络档案信息还有文本、图形、图像、音频、视频信息等多媒 体技术，因而，在网络环境条件下，档案管理的对象会更加多样化， 管理方法更加智能化，管理的范围更加扩大化，与知识管理、信息 管理更加融洽在一起。