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文秘讲座（一） 安徽大学三级教授、博导 马仁杰 二O一二年三月 主 要 内 容 一、公文格式与规范 二、公文写作要领 三、五种常用公文的写作技巧 四、能力测试 一、公文格式及规范 公文格式体现了公文的庄重性与权威性。同时，也为公文处理提供了科学的条件，是保证公文质量和提高办文效率的重要手段。因此，在公文写作中强调格式的规范化是十分必要的。 1、汉字的排列、印刷、用纸要求 （1）公文的汉字从左至右排列。 （2）公文用纸幅面规格，党的机关公文可采用16开型（长260mm、宽184mm），也可采用国际标准A4型（长297mm、宽210mm）；行政机关公文，按照《国家行政机关公文格式》的要求，应采用A4型纸型。 （3）公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28 mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）；正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。 2、发文字号 发文字号又称发文号、发文编号。它是公文格式中一个不可缺少的组成部分，即向外发文的登记编号。 编制发文字号的原则，《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》中明确规定：“发文字号，包括机关代字、年份、序号。联合发文，只标明主办机关的发文字号。”其具体要求是： 2、发文字号 （1）发文字号三个构成要素的排列，应先是机关代字，其次是年份（书写时两面加六角括号），最后是发文顺序号。序号不编虚位（即1不编为001，不加“第”字）。 （2）党政机关的发文字号以分开编制为宜。 （3）机关代字中应明确发文的含义，如“中发”、“国发”、“中办发”、“皖党发”、“皖政发”等。 （4）几个单位联合行文时，不应一文多号，而只标主办机关发文字号。 （5）发文字号的标注位置，应以置于版头之下正中位置为宜。 （6）发文字号一律使用三号仿宋体字。 2、发文字号 中共中央关于制定国民经济和社会发展 第十二个五年规划的建议 3、公文标题 按照规定，公文标题一般由发文机关、事由与文种名称三个部分构成，通常称这种完整的公文标题为“标准式”的公文标题。例如《中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定》，其发文机关是“中共中央”，事由是“完善社会主义市场经济体制若干问题”，文种名称为“决定”。凡是有红色版头的文件，由于版头部分已经标明发文机关，故在标题中可省略“发文机关名称”。除标准式的公文标题外，按照惯例还有以下四种特殊结构形式： 3、公文标题 （1）由发文机关名称和文种名称，或由事由与文种名称两部分组成的公文标题。一般称此种标题为“双项式”标题，例如《中华人民共和国主席令》、《国务院办公厅公告》等。 （2）由发文机关、被批转（或转发）文件的标题、文种名称而组成的公文标题。一般称这种标题为“转文式”的标题，例如《国务院办公厅转发教育部等部门关于“十一五”期间进一步推进特殊教育改革和发展意见的通知》。皖政43.pdf （3）新闻式的公文标题。主要是简报、调查报告和讲话稿等文种有时使用。 3、公文标题 （4）附加括号式的标题。即在标准式公文标题的下面正中位置加一圆括号，括号里面注明某年某月某日、某会议讨论通过或批准的字样。这种标题主要适用于经过会议集体讨论通过，且无红色版头又无主送机关标识的决定、决议及条例、规定、制度、办法等法规性文件。例如《第十一届全国人民代表大会关于国务院机构改革方案的决定》(2008年3月15日第十一届全国人民代表大会第一次会议通过)。 3、公文标题 要注意讲究公文标题的合理排列，使之清晰整洁，醒目匀称，给人以美感。按《国家行政机关公文格式》的规定，公文标题“用二号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。”在排列时，应视具体情况灵活运用，做到既美观醒目，又合理得体，能给阅读者以形态上的美感。 3、公文标题 关于印发《安徽大学会议管理办法（试行）》和《安徽大学电子政务处理效率抽查评价办法（试行）》的通知.doc 4、成文日期 成文日期即公文生效的日期，是公文格式的一个重要组成部分。任何一份文件都必须标有文件制成的具体时间。成文日期确定的原则是： （1）会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准； （2）领导人签发的公文，以签发日期为准； （3）联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准； （4）法规性文件以文件批准日期为准； （5）一般电报、信函等，以实际发出日期为准。 4、成文日期