建立工程项目电子文档管理系统的探索与实践研究.pdfVIP

建立工程项目电子文档管理系统的探索与实践 建立工程项目电子文档管理系统的探索与实践 张华高学武 (中国石化工程建设公司) 【摘要】本文论述了中国石化工程建设公司(sⅡ)建立工程项目电子文档管理系统 (EDMs)的方法和过程。sEI采用D0cu啪nh邛软件建立自己的ED洒，实施中充分借鉴了国外 工程公司建立EDMB的经验与模式，经过边应用边开发地探索和实践，形成了一套适合本公司 的电子文档管理体系，实现了项目文档的过程管理、文档异地存储、实时共享、即时查询、 版本控制、自动分发、权限管理、状态跟踪、发布控制、以及电子文档的交付等，为全球执 行项目提供了协同工作平台。对于类似的公司具有借鉴作用。 【关键词】电子文档管理系统；EDMs；协同工作平台；1)Oeulmnmm 1引言 目前，随着计算机应用的日益普及，几乎所有的工程项目文档都是电子化产生的，如 何有效组织、访问、共享、控制和管理庞大的项目文档，促进和提高项目执行的效率，应 是工程公司近期研究的课题之一。我们认为在项目文档管理中面临着以下几方面的问题， 需要逐步解决： 1)项目执行过程中产生文档的渠道多、种类繁杂、形式多样、数量庞大，怎样有效 组织项目文档是首先要解决的问题； 2)由于大量文件存在多个版次，如何保证所有项目组成员手中文件版本的一致性； 3)由于跨公司间合作项目的不断涌现，使得异地办公越来越多，这样项目对于协同 工作平台的要求也日益迫切，能够跨地理界限地实现文档的异地存储、实时共享、及时查 询已成为对文档管理的一个迫切需求； 4)为实现工厂生命周期信息管理，也要求各类文档从产生、批准、发布、升版、作 废的整个生命周期，要有一个规范化的过程，实现文档的全过程管理； 此外，并对这些文档的管理与应用状况进行实时监控，是向文档管理提出的一个更高 的要求。 那么如何解决上述急迫的问题，是摆在sⅡ面前的一个艰巨的课题。 2电子文档管理系统现状 目前，工程项目的电子文档管理可以归纳为三种管理模式。国内比较普及的档案管理 ·305· 第十二届全国工程建设计算机应用学术会议论文集 北京·2004 系统；共享文件服务器管理模式；随着数据库技术和网络技术的发展，管理手段和管理流 程融人文档管理软件中，形成的电子文档管理系统(EDMS)。 目前，三种管理模式在不同的企业都有其生存和发展的土壤与环境。档案管理系统是 以满足归档和查询的需要为目的而建立的，管理的仅仅是成品和最终文档，完全是无过程 文档管理，档案基本上都是纸质文档和电子文档并存，依据传统档案管理模式分门别类地 存放和管理文档。相对于档案管理系统而言，共享文件服务器的管理模式则优越得多，首 先实现了对项目过程中大量电子文档的存储、共享，管理的文档范围进一步扩大，不仅仅 局限于成品；其次，电子文档较普通文档的存储，几乎不占三维空间，管理起来省时省 事，因而得到了人们的普遍青睐；但是对于复杂的版本、权限控制、工作流和分发等管 理，也只能通过其他的方法来实现，管理不彻底，显然这种管理模式有它的局限性和弊 端。而电子文档管理系统，则完全打破了前两种模式的局限性，不仅能够通过扫描、数码 摄相等方式将以传统物理形式存在的各种信息进行电子转化，而且能够对新生成的电子文 档的全过程进行有效管理，对于复杂的版本、权限控制、工作流和分发等管理更为严格和 规范，也可对文档的管理与应用状况进行实时监控。鉴于电子文档管理系统的巨大的优 势，选用电子文档管理系统作为SEI电子文档管理的模式已经是势在必行。 目前，电子文档管理系统软件市 场还处于一个方兴未艾的阶段。国内 软件市场中电子文档管理系统表现出 产品众多、良莠不齐的状况。就项目 文档管理而言，有的产品只是支持桌 面数据库，速度慢而且安全性差；有 的产品对于图形和非图形信息进行分 散管理，非图形信息集中存储在数据 库中，图形信息则散存于各工作站上， 二者之间缺乏紧密的联系；有的产品 输入和检索方式固定，操作复杂；更 为重要的是软件所体现的管理方法不 太适合大型项目文档的管理，管理理