论妇幼卫生单位档案安全保管的规范化管理.docVIP

精品论文 参考文献 论妇幼卫生单位档案安全保管的规范化管理 何宝芳 　　（江苏省海安县妇幼保健所 226600） 　　【中图分类号】R197.3 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5085（2014）03-0037-02 　　档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。文书处理与文件归档虽具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者是文档工作流程中的工作环节。因此，强化系统思维意识，建立文书处理与文件归档同行的工作思路，在实际工作中，相关部门、科室要定期将相关需存档的资料按规定时间交资料室存档，是实现档案工作规范化、标准化的基础性环节。 　　一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础前提 　　公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文收集与制发的怎样，不仅仅决定公文效力与本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定着档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位合不合规，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。 　　 二、业务科是档案管理规范化、标准化的基础 　　妇幼卫生单位的档案管理与其他单位还有所不同。保健医疗档案、信息报表都具有一定的保密性和特殊性，我单位主要工作是妇幼保健技术服务、基本和重大妇幼保健项目管理以及基层妇幼卫生工作的督导，因此工作量及需要存档的相关资料越来越高，对存档资料的要求就越高，资料即真实可靠又全面系统，以备历年查阅。 　　三、“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的重要关键环节 　　相近公文的重复与立卷组合的无序阻碍着档案工作实现规范化、标准化建设。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。 它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂。 　　 四、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证 　　 1、提高档案管理人员的素质。档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。 　　 2、确定档案的保管期限和保密期限，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。 　　 3、明确档案管理人员的职责。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不