内务工作效率提升培训PPT.ppt

* 内务工作效率提升培训讲师：谭小琥 内务工作效率提升培训 紧 急 重 要 A 不 紧 急 重 要 B 紧 急 不 重 要 C 不 紧 急 不 重 要 D 提高工作效率---时间管理 ? 紧急：通过时间进行恒量 ? 重要：对于推动达成目标的贡献 造成干扰的事、电话 信件、报告 非关键的会议 许多迫在眉睫的急事 准备工作（有一定时间可以支配） 预防准备工作 增加能力 良好的人际关系的建立 影响全局的紧急状况 客户投诉 不立即解决将造成严重问题 限期完成的重要会议或工作 忙碌、锁碎的小事 邮件、函件 电话（小信息） 可放下不做的事 ? 如果什么事都没有规划，A就会越来越多 ? 如果把尽可能多的时间花在B项里，A就会少 ? 对C项目可以考虑是否必须立即花长时间去做 ? 对D可以说坚决不做，把时间用来做B或A项里面的事 ? A/B/C/D的划分，总是随着担任的责任不同而变化的，需要加以审视。 不能规划时间的人， 几乎不能进行管理。 提高工作效率 ---- 常用方法 充分发挥办公设备, 办公工具等的作用； 工作成果共享, 信息共享； 了解工作的全部； 追求工作成果而不是工作过程； 再忙，也要留出思考的时间； 提高工作效率---- 浪费常见外部因素 外部干扰太多； 职责范围不明确； 协调关系不得力，造成部门与部门配合不够； 不适应上司的工作方法或习惯，接受任务时 没有一次领会清楚。 ? 导致会议失效的因素较多，有的存在于开会之前，有的发生于会议进行中，有的则出现于开完会之后。现将诸因素罗列如下： ? 一、会议前的失效因素 1.欠缺目标。 2.目标不明确。 3.欠缺议程。 4.与会人选不当(与会者太多或与会者太少)。 5.会议时间不当。 6.开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会)。 7.开会通知内容欠周详。 8.会议地点不当。 9.会议场地设备欠佳。 10.与会者无准备而来。 11.未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。 12.会议不能准时开始。 13.会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。 14.向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。 ? 提高会议效率 --- 会议失效的因素 1 *