01业服接待及投诉处理流程20161117.docVIP

编 制： 管理处 审 核： 董新梅 批 准： 李大康 生效日期： 2009.9.15 文件修订记录 表单代号：QR—401—07 NO： 序号 日期 版次 修订说明 修订人 1 2016.11.16 1-0 增加了投诉处理的职责、处理时限等要求，以及顾客投诉处理质量目标的统计与上报 杜鹃 流程图 职责说明 各管理处设立业主接待中心，并在区域公示24小时服务电话。 业服接待中心前台接待人员负责对业主来访、来电及公司其他人员反馈的所有信息进行收集，记录在前台接待《工作日志》中。 业服接待中心前台接待人员对业主咨询类信息进行当场回复。 业服接待中心前台接待人员对业主报修、内部报修，下发《维修单》，通知工程维修部进行维修，维修结束，对业主报修进行回访，并记录在《维修服务回访记录表》内。 业服接待中心前台接待人员对业主投诉下发《顾客投诉处理单》。 对于一般性投诉由前台接待进行处理。 对于性质较为严重的投诉，由业服主管处理，或者上报主任协助，由主任安排相关主管进行调查、核实、原因分析和处理。 对于重大投诉由管理处主任亲自参与处理。 投诉的原因分析和处理结果由处理人员填写在《顾客投诉处理单》内。 业服接待中心前台接待人员对业主进行电话回访或上门回访，并将回访情况记录在《顾客投诉处理单》内。 回访中业主对处理结果表示满意，则《顾客投诉处理单》关闭。 回访中业主对处理结果表示不满意，相关人员需再次进行处理，并将再处理结果记录在《顾客投诉处理单》内，并跟踪回访，直至业主满意为止。 业主接待中心每月末对《顾客投诉处理单》信息及接待的其他信息进行数据分析和改进。 《顾客投诉处理单》、《维修单》、《维修服务回访记录表》归档。 顾客投诉处理的职责 管理处所有员工：负责接收业主任何时候、场所提出的投诉，每一位员工都必须热情耐心受理。 前台接待人员：负责业主投诉的受理、记录、跟进、回访；负责一般性投诉的处理。 部门主管：业服主管负责对投诉的种类进行区分审核，并负责性质较为严重的投诉，及对所有投诉的督促、处理、回访、关闭。相关部门主管负责协助。 项目经理：负责重大投诉的处理，对于重大投诉需在5个工作日内关闭，过程中的处理动态需及时上报总裁和运营中心。 运营中心质管办：负责总部接到投诉的记录、反馈及关闭确认，并负责公司顾客投诉处理质量目标的统计。 处理投诉的时限要求 立即电话上报 过程监管责任人 处理时限 重大投诉 总裁、区域总、运营中心 区域总经理 项目经理30分钟内联系投诉人，5个工作日关闭投诉 较严重的投诉 项目经理 业服主管30分钟内联系投诉人，3个工作日关闭投诉 一般投诉 业服主管 30分钟内联系投诉人，1个工作日关闭投诉 说明 如在上述期限内与业主协商不一致或业主对处理方案不认可或规定时间内无法关闭，可申请延期（非正常关闭）处理。 较为严重的投诉：关于服务态度、服务意识等服务方面的公司声誉、信誉等或负面媒体报道的，或投诉到政府部门的投诉 《顾客投诉处理单》表单中增加了时间项，便于统计及时性，每月末各单位统计本月投诉数量及顾客投诉处理及时率、顾客投诉处理回访率，记录在《前台接待数据分析》中，具体见模板。 次月5日前提报运营中心平台。 运营中心接收的投诉，管理处需在一个工作日内反馈处理情况，并在关闭后提报运营中心平台抄送总裁平台。 文件名称： 业服前台接待及投诉处理流程 文件编号：YFGL—01 版 次：2—0 第 2 页 共 5 页 设置接待中心 收集业主反馈信息 记录归档 顾客投诉处理 业主回访 信息处理