采购部内控文件.docVIP

采购部各岗位职责 1.0 版号 修改页次 拟稿 审核 批准 生效日期 一、采购部各级人员岗位职责 1、采购科长 1.1 分配采购人员日常工作 1.2 负责主要原料和物料的采购。 1.3 协助采购人员与供应商谈判价格，付款方式，交货日期等。 1.4 采购进度追踪。 1.5 审核一般物料采购 1.6 市场调查 1.7 定期开展供应商考核 2.采购员 2.1 一般物料的采购。 2.2 查访厂商 2.3与供应商谈判价格，付款方式，交货日期等。 2.4 处理退货 3材料检验员 3.1对材料的检验。 3.2 填写材料检验单 4.仓库人员 4.1 对所需的物品填写采购申请单 4.2 对物料的核对与签收 5统计员 5.1对原材料与五金用品方面的数据统计与核对。 供应商评估制度 1 供应商的登录与初步评价。 1.1由采购部视公司实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格等作为筛选依据。 1.2采购部在对原料供应商进行初步评价时，需确定采购的原料是否符合政府法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，需要求供应商提供相关证明文件。 2 样件需求及供应商送样 2.1如公司有样件需求，采购人员需对样件提出详细的技术质量要求，如品名、规格包装方式等。 2.2样件应为供应商正常生产情况下的代表性产品，数量应多于2件。 3合格供应商名单 3.1在《原料供应商评价记录》评价完成后，技术质检部将符合条件的供应商列入《合格供应商名录》，交总经理批准。 3.2原则上一种原料，需两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。 3.3《合格供应商名录》在每次的供应商考核结果得出后修订，删除不合格供应商，修订后的《合格供应商名录》由总经理批准生效。 4供应商的考核 4.1考核对象：列入《合格供应商名录》的所有供应商。 4.2考核方法：对供应商实行评分分级制度，分三级，A（大于80）B（60-80） C(小于60），A级为优秀供应商，B级为优良供应商，C级为不合格供应商。 4.3考核结果的处理 (1)考核结果在 A级的供应商，优先采购。 (2)考核结果在 B级的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。 (3)对考核结果在 C级的供应商，需从《合格供应商名录》中删除，并终止对其采购。 采购计划管理制度 1 采购部根据总经理\分管副总已批准的计划单，向供应商发出订货合同后，必须对订货合同进行跟踪。防止出现延期供货的情况，影响工程施工进度或其他部门的政策工作。 2 采购人员未能按采购进度采购时，填写“采购进度异常报告单”，注明异常的原因及预计完成日期，经分管副总\总经理审核后转送采购部门，根据采购部门的意见拟定对策进行处理。 3 采购的货物到达后，采购人员应办理相应的接受手续，并配合相关人员对采购的货物进行验收。 请购与审批控制流程 序 责任 配合/支持 不相容 监督检查 业务流程 号 部门/人 部门 职责 方法 检查需求单等是 需求 审核 1 采购部 否填写规范，资 部门 审批 料是否完备 1.根据需求提出 采购需求申请 检查采购需求汇 审核 2 采购部 总表单是否填写 审批 2.汇总各部门的 正确，规范 采购需求 监督需求分析， 3 采购部 仓储部 库存分析方法是 3.库存分析，物资 需求分析 否科学，合理 检查申请是否 审核 4.编制采购申请单， 4 采购部 填写规范，资料 提出申请 审批 是否齐全 财务部 检查是否按规定 5.权限范围内审批 主管 采购 权限范围进行审 5 副总 申请 批，有无越权现 6.指定并完善采购 总经理 象 实施方案 检查采购方案是 审核 6 采购部 否科学，是否经 7.实施采购 审批 过审批过程 监督采购过程是 仓储部 7 采购部 否符合国家与企 质检部 业相关规定