新员工入司培训-时间管理.pptVIP

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 回头看看，你有多少时间是完全控制在自己手上，然后设法找出处理例行事务最有效率的方法，并集中全力应付重要任务。 * * * 你所花费的努力中，通常有百分之二十已经决定了最后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将有助于在短时间之内达成目标。 * 如果你从来不懂的拒绝工作，导致工作量超出负荷时，你的工作品质势必会大受影响 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 1.为重要任务或同类任务建立工作时段 2.有针对性地回避—设立安静时间 3.在会议和个人约会中设立时间限制 4.把优先权作为所有工作的基本原则 5.尽可能只做那些确实关键的工作（2/8法则） 6.充分利用代理完成服务性工作 7.将较大任务拆分为小部分进行（蚕食战术） 8.与自己商定完成A等任务的期限（数目、日期、事件） 9.尽早完成重点任务（成就感） 10.按效率高低波动，有针对性地规划 十个赢得时间的锦囊妙计 应对浪费时间之道 应对访客之道。 应对电话之道。 应对邮件之道。 应对等候之道。 应对会议之道。 限制能进入你工作区域的人数； 选择在他的工作区域进行； 将桌椅尽量离门远一些； 当有人意外造访时，站起来说话。 访客时间管理之道 避免无关话题。 给予问题简洁的答案。 当你已经达到业务目的时，用礼貌的方式及时结束对话。 电话时间管理之道 每封邮件只处理一次。 通过电话减少邮件回复工作。 在原信前加一个简单回复以作答复。去某人办公室未获即时邀见，给其秘书留言，让合适时候致电给你，并及时返回办公室。 充分建设性利用等候时间，阅读邮件，制定计划或撰写信函，完成一项低优先等级的事务。 邮件管理之道 参与会议： 准时到达 作好准备 避免跑题 召集会议： 议程安排 主题 时限 会后跟进事项，优先级 员工例会： “今天必须讨论什么问题？” 会议时间管理之道 先問自己以下這幾個問題 1.你一天花多少時間在看 Email? 2.你進 Email 會不會看小品? 3.你看Email 的時間是連續的, 還是片斷的? 4.你的Email 有沒有做分類? 5.你回信時是邊看邊回, 還是分類後集中回信? 6.你進 Email 信箱, 是先看信還是先發信? EMail管理之道 如何提高 Email 的處理效率 一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍, 然後做分類的動作 養成習慣, 一天只有三個時段看 Email 除了急件以外, 集中時段回信 看Email 的時段分配 時段 信箱 回信 備註 09:10 公司 V 13:00 公司 X 16:30 公司 V 22:00 私人 V Email資料夾的分類 Reply: Private, 公務 Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, Private Project 進度 有空再看 每個計劃如何給予評分 先將所有計劃列出來, 分成短中長期 (自行定義) 分成三個項目(也可依自己的價值觀調整), 依照: 重要性, 急迫性及成功機會來給分數. 最好給 5 分, 最不好給 1 分 將三個分數相乘, 分數最高者為最優先執行的計劃 善用Notes 顏色管理的功能 紅色粗體字體為重要一定完成的部份 藍色斜體字體為已完成的部份 黑色字體為應執行事項 綠色字體為 Routine Schedule 工作時段分配法則 早上 中午 下午 晚上 活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱 (Do) 思考遲頓, 適合散心, 放鬆 (Check) 冷靜, 溝通 (Action, Plan) Relax, 人文, Thinking 1.發球: EMail 2.電話敲定事情/ 做事情 3.給 Leader 方向/ 畫架構 4.執行進行中專案 1.面對面 Follow Up 2.Go Around 3.溝通與協調 1.思考問題 2.寫計劃/ Update Follow up進度 (1hr) 3.Update/Modify 進行中專案 1.花 1 小時寫作 每週工作性質分配法則 禮拜一二 禮拜三四五 禮拜六日 備註 活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱 (Do) 思考遲頓, 放鬆, 溝通 (Check) 冷靜, 思考 (Action, Plan) 1.大型專案丟球 2.組內專案丟球 3.給予組員做事方向/做事重點 4.創造議題 1.Follow Up 一二所丟的球 2.調整, Update 計劃 3.議題收尾 4.傾聽溝通 1.想想目的是什麼? 意義何在? 2.有沒有辦法提昇自己的價值? 3.計劃