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公文管理规范化传承 授课人:郭纯菁 二00六年六月一日 内 容 一、公文管理体系； 二、公文的基本规范格式； 三、常用公文的种类和要求。 一、公文管理体系 1、体系建立目标 体系建设目标 使集团公文管理工作制度化、规范化、标准化，提高公文处理工作的效率和公文质量，配合集团战略升级，塑造高效统一的公文形象。 2、公文定义 集团的公文（包括电报、传真），是集团在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻集团经营方针、策略、计划，发布行政命令和规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流信息的重要工具。 3、公文特点 —特殊的规定性： 格式、结构、文风 —公认的权威性： 法定的作者、内容的权威、特定的阅读者 —内容的针对性: 一事一文、单一具体、指向明确 —表达的精准性: 不能运用比拟手法，表达朴实严肃 —明确的时效性: 时间明确 4、公文管理定义 公文管理是指公文的起草、发文、流转、督办、落实、反馈到归档环环相扣的一个系统过程。 5、公文行文规则 6、公文流转要求 7、公文流转要求 二、集团公文的基本规范格式 1、公文规范格式的要求 ①数据项目结构要求 所谓公文的数据项目结构主要包括公文的眉首、主体和版记。 所谓公文的数据项目结构要求就是对眉首、主体和版记中各要素的格式、字体、字号、位置、标记方法等方面的具体要求。 ②、用纸、打印和装订要求 版式要求： 纸型为国际标准A4型纸，段落行距为24磅，其它采用默认，空行字体应调为四号仿宋体字。 需要装订的公文，页边距规定为，上侧页边距为37mm，下侧页边距为35mm，左侧页边距为29mm，右侧页边距为25mm。 不需要装订的公文，页边距按照word系统的默认值使用，即上下边距为25.4mm，左右边距为31.7mm。 ③、用纸、打印和装订要求 打印要求： 双面打印；页码套正，两面误差不超过2mm。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。 装订要求： 公文应左侧装订，不掉页；装订线距左侧页边为4mm；双钉装订，两钉分别位于距上下页边1/4处。 眉首：秘级、期限 眉首：紧急程度 主体：公文标题 主体：主送单位 主体：附件 主体：成文时间 主体：公文生效标识 版记：主题词 版记：抄送 版记：印发单位和印发时间 版记中的反线和版记的位置、页码 公文字号的含义 公文字号的格式 三、常用公文的种类和要求 1、通用公文 公务类公文：命令、决定、通知等十三种公文 事务类公文：计划、方案、总结、大事记、介绍信等 礼仪类公文：祝辞、贺电、唁电、慰问信、请柬等 2、常用公文 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。 公告：适用于向集团内外宣布重要事项 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 通知：适用于批转下属单位的公文，转发国家行政机关和不相隶属机关的公文；发 布规章；传达要求下属单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。 请示：适用于向上级单位请求指示、批准。 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 批复：适用于答复下属单位的请示事项。 函 ：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答 复审批事项等 会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。 请 示 版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心，最后的要素下面不加反线。版记应置于公文最后的一页，版记的最后一个要素置于最后一行。 页码用4号小标宋体字阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行。单页码居右空1字，双页码居左空1字。单页公文、空白页和空白以后的页不标识页码。 公文发文字号是规范公文格式中的基本要素之一。它一般由发文单位代字、年份和序号组成。 标明公文发文字号，一是便于统计发文数量，二是便于公文的检索和引用。 公文发文字号位于发文单位下空2行，用4号仿宋体字标识，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码；年份用全称，六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。 联合行文，一般标注主办机关发文字号；也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。 章程类公文：条例、规定、办法、细则、协议等 通用类公文 我们常说的公文就是指狭义的公文－公务类公