公文处理管理培训.doc

公文处理规定 各位同事大家好，我今天在这里讲这个课程也纯属班门弄斧了，大家一些关于公文处理，档案管理上的规范和处理惯例都要比我知道的更全面接触的更多些，今天在这里主要是为了能够抛砖引玉，谈一些常用的东西，互相探讨共同进步。 今天在这里给大家简要介绍一下我们在日常工作中会经常遇到的一些文字处理上的 3.0公文分类 3.1公司常用公文分为四类：行政公文、法规文书、事务文书、经济文书。 3.1.1公司常用行政公文种类主要有以下10类： 3.1.1.1决定：对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的文件或相关决定事项，使用“决定”。 3.1.1.2通知：传达要求公司相关部门或单位办理和需要有关部门或单位周知或者执行的事项，任免人员，使用“通知”。 3.1.1.3通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况，使用“通报”。 3.1.1.4通告：在一定范围内公布应遵守或周知的事项，使用“通告”。 3.1.1.5报告：向领导或上级单位汇报工作，反映情况，答复领导或上级单位的询问，使用“报告”。 3.1.1.6请示：向领导或上级单位请求指示、批准，使用“请示”。 3.1.1.7批复：答复下属或下级单位请示事项，使用“批复”。 3.1.1.8意见：对重要问题提出见解和处理办法。 3.1.1.9函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项，使用“函”。 3.1.1.10会议纪要：记载、传达会议情况和议定事项，使用“会议纪要”。 3.1.2常用法规文书：包括流程、规定、章程等。 3.1.3常用事务文书：包括计划、总结、调查报告、工作研究、会议记录、大事记、讲话稿等。 3.1.4常用经济文书：可行性研究报告、经济合同、经济广告等。 3.2公司常用公文按性质分为三类： 3.2.1机要性文件：涉及到公司重大经济、法律、人事类文件及重大决定、决议、规范性文件。 3.2.2重要性文件：涉及到公司重要事项的文稿和相关报审类公文。 3.2.3一般性文件：安排部署单位工作或临时工作，不涉及经济、法律的一般性文件。 3.3公司公文按处理的要求分为两类： 3.3.1传阅件：只需有关部门或公司领导备案或传阅的文件。 3.3.2审批件：需要公司领导审批的文件。 3.4公司公文按载体形式分类，分为电子文件、纸质文件、声像文件等。 3.5公司公文按内容分为企管、行政、人事、财务、开发、工程、营销类文件。 4.0公文格式 4.1公文用纸。一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 4.2公文排版。标题采用宋体三号字，正文部分采用宋体小四号字，1.5倍行距。 4.3公文组成要素：一般由密级、发文单位标识、发文字号、签发人（上报的公文）、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期、主题词、抄报（抄送）单位、印发单位、印发日期、印发份数等部分组成。 4.4公文各组成要素标识规则： 4.4.1密级。涉及公司秘密的公文应当标明密级：绝密、机密或秘密，顶格标识于版心右上角第一行，两字之间空1字。其中，“机密”、“绝密”级文件打印要用专用磁盘，并应标明份数序号。份数序号应编为“01”、“02”、“…”，顶格标识于版心左上角第一行。文件保密等级、阅文人员范围由公司领导确定。 4.4.2发文字号。公司对内对外发文，应在公司主要领导或分管领导签发后，由行政人事部统一编制发文字号，一般要求居中排列。部门内部或部门之间发文，由部门自行编号。发文字号由发文代字、年份和序号组成机关代字一般由两个层次组成第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件部门代字。年份应标全称，用六角括号“〔 ”括入；序号不编虚位(即1不编为O01)，不加“第”字。.4.6附件。公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。在正文下空l行左空2字标识“附件” 附件上的“附件”标识在左上角顶格第l行。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件的序号和名称前后标识应一致在法律意义上讲，可以不承认该附件是文的附件.4.7印章。公文除会议纪要外，应当加盖公司或部门印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。 4.4.8成文日期。单独行文以公司领导签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。 4.4.9主题词。公文应当标注主题词（关键词），用于揭示公文内容，是为便于公文检索查询的规范化词。“主题词”用黑体字小四号，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用宋体字小四号；词目之间不加顿号，要空1字。 4.4.10抄报、主送、抄送。位于主题词之下，与主题词依次平行排列，居左空l字抄送机关回行时