造价咨询业务档案管理规定.doc

造价咨询业务档案管理制度 为了加强企业管理，建立公开、公正、公平的竞争环境，根据公司情况，制定本制度。 一、领取业务报告号 1、由出报告人在市场部业务报告领用本上进行登记。 2、领用报告不能重号：一个报告对应一个报告文号。 3、如有空号应注明原因，并由部门经理以上人员签字确认。 二、业务档案的组成 “谁主审、谁经手、谁来整理”的原则。项目负责人负责底稿的收集、整理并保证底稿质量。 （一）卷内目录 1、将业务档案按卷内目录要求的顺序排列。 2、业务档案每页要编写页码，并填写在卷内目录中相应位置。 3、卷内目录中（ 注：★为必填项）。 4、应放在每卷首页。 （二）项目任务书 将项目任务书中的每一项详细填写。 （三）业务约定书 业务约定书原件交与市场部存档（在存档同时在登记本上存档人处签字），复印件装订档案中。 （四）三级复核表 1、三级复核表的签发签字人为对应分管的部门副总（或分公司总经理）或杨晓霞。所有出具的报告都应有对应的前述人员的亲笔签名。 2、三级复核表应填全联系人、联系电话、联系人地址、报告号。 （五）复核修改记录表 如报告有修改，应参照三级复核表的规定签字，方可盖章。 （六）正式报告 1、正式报告应用A4好纸打印。 2、定案表应为原件，盖章要齐全。 （七）咨询业务原报资料 委托方提供资料复印件，图纸除外。 （八）业务类工作底稿 业务类工作底稿包括现场勘查记录、审核（评审）工作记录、工程量计算底稿、全过程审核会议记录、全过程审核材料价格询价依据及结果、全过程审核的往来函件、全过程审核各阶段审核情况、咨询意见等，详见附件1。 （九）综合类工作底稿 1、委托方提供的资料清单 委托方的文件资料签收清单，由委托方及我方共同填写确认，要求每项填写清楚完整。 2、归还给委托方的文件资料签收单 归还给委托方的文件资料签收单，由委托方及我方共同填写确认，要求每项填写清楚完整。 3、成果文件交付登记表 成果文件交付登记表，由委托方及我方共同填写确认，要求每项填写清楚完整。 4、委托单位评价表 委托评价表原件交与行政部单独存档，复印件装订在业务档案中。 （十）备考表 1、对于业务档案中有修改、变动、移出等事宜进行填写备查。 2、备考表应放在每卷卷尾。 三、报告要求 1、报告文号年度应完整，字号清楚，序号不加“第”、不设虚位：例：XXX审字［2015］8号 2、报告签字页应签字完整。 3、报告内定案表应盖章齐全。 4、按要求附营业执照及资质证书。 5、报告盖章的同时将报告电子版交与行政部单独存档。电子版的内容要齐全（包括文本和明细表软件）。 四、业务档案的装订 （一）按卷内目录的顺序装订。卷内目录应放在每卷报告卷首，备考表放在每卷报告卷尾。 （二）每册档案每页应编写页码，正面页在右上角，反面页在左上角，空白页不编页码。页号只填写起始号，不填终止号。 （三）每册档案应以200为宜，超过此数应多册装订。同一报告文号多卷时，每卷分别从“1”开始编号。 （四）左侧装订，以右下取齐。 （五）去除文件中的金属物应用白线按要求装订。 （六）纸张规格统一：A4纸，大的折叠，破损补齐。 （七）不压字，不掉页。 （八）传真件应再复印后装订归档。 （九）封皮要求 1、公司名称 2、客户名称及项目名称 3、报告文号 3、审核日期 4、保管期限：统一10年 5、案卷数量：共×册，第×册 6、归档号：由档案管理人员填写 （十）脊背要求 1、归档号（由档案管理人员填写） 2、客户名称及项目名称 3、报告文号 五、业务档案归档时间及要求 1、纸制档案的归档时间为自出报告日期后的30日内（包括全过程项目档案以及中止项目的报告）；电子版档案为盖章时归档。 2、业务档案归档时，归档人应亲自填写归档登记本，并将盖完章的报告及定案表扫描成电子版存到市场部，档案管理人员负责保管。（注：电子版采用pdf或jpg格式，送审金额为3000万元以上项目） 3、不需要归档的文件材料有： A、工作底稿草稿； B、不全面或初步思考的记录； C、存在印刷或作废的其他文本； D、重复的文件。 六、业务档案的借阅与归还 (一)纸制档案的借阅与归还 1、借阅 ① 本单位：由借阅人填写借阅档案登记本，原则上只能借阅本人所做相关业务档案，如须借阅非本人所做业务的档案，应由部门以上领导签字同意后方可借阅。 ② 外单位：由借阅人填写外单位借阅档案登记本，并提供借阅人员相关证件，由所领导审批签字，方可借阅，但业务档案不可带出本公司。如客户复印 档案，由档案人员在复印文件上盖复印专用章，并做相应登记。 ③ 借阅期限：自报告借阅日的14天内归还，如业务需要长期借阅的档案，借阅人应在借阅14天后再次办理续借手续。 ④ 存档及借阅时间： 每天上午 08：30-10：00