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企业信息检索系统需求特征实证分析 　　[摘要]通过对60家企业进行调查，从数据源、系统功能、性能以及检索效果等方面对企业信息检索系统的需求进行实证分析，并将其与企业发展现状进行对比，指出目前存在的缺陷，并提出6点建议：以人为中心；提高高级检索和文件类型检索的开发力度；增强多媒体文件的检索效率；拓展全文检索、自动摘要检索及文件关联检索的应用；提高信息检索系统的智能性、检准率和检全率。 　　[关键词]企业信息检索信息检索系统需求分析 　　实证研究 　　[分类号]G354.4 　　 　　1、前言 　　 　　20世纪50年代开始，各种TPS、MRP、ERP以及CRM等系统给企业积累了大量的数据，随着企业经营年限和业务的增长，企业内部信息资源呈现几何级数的增长。累积的大量杂乱的信息并没有得到充分利用，企业用户在获取内部信息方面举步维艰。Delphi公司的一项调查表明，60％的被调查者发现在企业中找寻工作所需的相关信息相当困难；而Verifv公司的统计指出，在大部分高技术企业中，员工1/3的时间被花费在查找内部资料上；IDG公司也做了类似的调查研究，典型高技术企业由于无法找到已有的资料，并由此需要重复劳动所造成的损失可以占到企业年盈利规模的15％。可见，低效率的企业信息检索系统大大降低了信息资源的利用效率，阻滞了决策者对企业内部情报的获取。信息检索系统(information retrlev.al system，IRS)是指为满足信息用户的需求而建立的存储加工过的信息，拥有一定检索、传送技术装备，提供存储与检索方法及检索服务的相对独立的服务体系。企业信息检索与Internet搜索引擎相比，由于检索客体及主体的不同而存在诸多差异。准确把握企业IRS需求，是开发企业信息资源的关键。本文基于调查数据，对企业IRS的需求特征进行分析，提出企业级信息检索系统设计开发的相关建议。 　　 　　2、企业对信息检索系统的需求分析 　　 　　2.1　数据来源 　　笔者对60家不同行业、不同性质、不同规模的企业进行了调查，以了解目前企业对信息检索系统的需求和现状。为了使调查具有代表性，选取的调查对象集中在我国的三个城市(广州、武汉、大连)，分别位于东南???海、中部以及东北地区，企业性质包括国有、私营、外资、合资等，企业规模在20－1000人以上不等。同时，选取的60家企业涵盖了计算机、通信、网络、金融、银行、快速消费品、媒体、中介服务、教育等20余种行业。调查通过网络问卷形式进行，网址为：http：///WWW.省略/oqss2/Survey/UserData/U5154/$85 14.aspx，并对个别企业信息技术部员工进行了电话访谈。调查对象均为具有本科学历以上的企业员工，保证了对于问卷内容的理解。问卷主体分为三个部分：①对企业自身情况的调查，包括企业规模、企业性质、所属行业以及企业信息化程度等；②对企业信息检索系统现状的调查，包括检索系统的功能、检索效果、满意度等；③针对企业信息检索系统的需求调查。下面将对调查数据进行详细分析。 　　2.2　企业对信息检索系统的需求程度 　　调查结果显示，约58％的企业表示需求较大，其中有36％表示缺少检索系统将给工作带来极大不便，影响工作效率。仅有个别企业(约4％)表示需求较小或无需求，而且这些无需求的企业均为100人以下的小规模企业，信息化程度较低，企业内部没有专门的IT队伍。可以发现，随着企业规模的发展及信息化水平的提高，企业对信息检索系统的需求越强烈。调查中显示，凡是拥有专门IT部门及门户网站的企业，对信息检索系统有较高需求的比例达94％。但与预想不同的是，企业对于IRS的需求程度并未因行业不同而表现出显著的差异，而是更多受到企业规模的影响。同时，企业内各个部门对于检索系统的需求程度也不同，较高的几个部门依次是：销售部、IT部、高层决策部、采购部、生产部、财务部、人力资源部等，而这些部门也是业务频繁或存储数据量较大的部门。以上现象说明，企业对于信息检索系统的需求程度主要受到企业规模、企业信息化程度、业务频繁程度以及数据量几个因素的影响，并呈现正相关的关系。 　　2.3　企业信息检索系统的需求特征 　　2.3.1检索系统数据源分析首先，企业信息资源的复杂性要求检索系统能够处理各种异构数据。企业内部数据量要远小于互联网，但其数据形式却极其复杂，包括结构化的数据表、用XML或HTML写成的半结构化数据以及文档类的非结构化数据。从格式来看，包括文本文件、二进制文件、数据库文件、图像文件、视频文件、音频文件等多种格式，而企业对不同类型文件的检索需求程度也存在差异，文本文件被检索的需求程度最高，达到0.8；①图片和音频文件次之，约为0.42；视频等多媒体文件的需求程度为0.24。可见，检