深圳市开展文件集中管理实践与思考.docVIP

深圳市开展文件集中管理的实践与思考 　　深圳市开展文件集中管理的时代背景 　　 　　1　适应政府职能转变的需要 　　改革开放以来，深圳市先后进行了几次机构改革，逐渐转变政府职能，以期建设“小政府大社会”。机构精简和人员调整，使档案工作面临新的问题：一是讲求效益的原则与严重紧缺的机构档案工作人员财物的矛盾日益突出一二是机构档案管理人员的非专职性和频繁调动，影响了机构档案工作的健康有序发展；三是“小而全”的机构档案管理方式与现代信息处理与传播技术的矛盾；四是社会的发展以及文件记录手段的进步与多样化，导致更多新领域、新载体档案的产生，对传统档案管理理论与管理方法提出挑战。深圳政府职能的转变，以及机构档案工作出现的新特点和面临的新形势，需要实行多元化的管理方式，使得实现机构文件集中管理成为迫切需要。 　　 　　2　经济高效化的需要 　　经过改革开放30年的发展，深圳各项事业取得令人瞩目的成就，全市文件档案数量急剧增长，尤其是社会管理、公共服务职能较强的部门档案用房普遍不足，纷纷要求单独兴建档案库房。随着深圳经济建设的高速发展，在带来物质财富的同时，深圳面临着土地空间、资源、环境承载力、人口重负等四个难题。各部门要求建立“小而全”的档案用房与深圳土地资源的相对匮乏之间的矛盾日显突出。 　　1999年，作为深圳市行政、文化中心的“市民中心”开始设计，计划将有20多个政府部门集中在该中心办公。按照国外惯例，同时鉴于深圳土地资源匮乏的实际，市政府在“市民中心”专门划拨给档案局一万平方米，供统一管理各部门文件使用，这使深圳文件集中管理获得了优越的基本条件。有关议题得到了市政府最高领导层的支持。2001年8月2日，深圳市政府三届三十四次常务会议议定：“实行党政机关文件的集中管理，资源共享，降低档案管护成本，提升档案的使用价值。今后政府工作部门原则上不再设立专门的档案管理机构，除不适宜集中和国家有特殊规定的档案外，各部门、各单位应将办理完毕的文件材料在一定期限内统一移交市档案管理机构实行集中管理。”深圳市政府常务会议??决定使得深圳文件集中管理变为可行。 　　 　　3　信息化建设具备一定基础 　　随着计算机应用技术的迅猛发展，深圳市的信息化建设取得了较大的进展。“十五”期间，深圳通过信息技术在有关领域的应用，实现政府、企业、社会公共领域、社区管理的信息化。建立政府信息网，实现网络的互联互通，成为全国电子政务建设试点城市。深圳档案部门的技术设备和管理手段有了明显改善。这些都为实现文件集中管理及便捷的利用提供了强有力的技术保障。 　　 　　4　适应文件生命运动规律 　　20世纪90年代以来，我国档案学者结合中国文件档案管理实践，在对国外文件生命周期理论研究的同时，提出了文件运动理论，认为： 　　文件的运动具有整体性与阶段性相结合的特点。文件运动的整体性决定了对文件的管理必然是一个连续的过程，构成同一个系统工程。文件运动的阶段性决定了涉及文件的管理要素可以因运动阶段不同而存在一定差异。文件运动过程中各种因素之间存在着特定的内在联系。文件的所有阶段都是相互关联的，所以对文件运动的全过程，必须实行连续的、具有整体性的一体化全程管理。文件运动理论为文件活动从机构层面向国家层面、从分散管理模式向???中管理模式、从环节分离管理向无缝式流程管理的转变提供了坚实的理论基础，也为深圳实现文件集中管理提供了理论依据。 　　 　　深圳市开展文件集中管理的实践 　　 　　1　建立文件管理中心 　　2002年4月26日，深圳市三届人大常委会第十五次全体会议通过并已正式颁布的《深圳市档案与文件收集利用条例》，首次以地方立法形式提出了“文件中心”的机构设置。《条例》第八条明确指出：“市、区政府设立的文件中心是集中保管与提供利用同级机关、事业单位处理完毕的文件的机构。”从而使“文件中心”的建立取得了法律依据和保障。 　　2002年9月。深圳市机构编制委员会正式下文《关于成立深圳市档案局文件管理中心的批复》，批准正式建立文件中心机构，副处级建制，人员编制9人。 　　2004年深圳市档案管理体制发生变化，文件管理中心更名为文档服务中心，主要职能之一是负责市直机关、事业单位处理完毕应归档的纸质和电子文件的接收、整理、鉴定和保管。 　　 　　2　相关规范标准建设 　　为了规范文件中心的管理运作，深圳市档案局先后制定发布了《深圳市市属机关、团体、事业单位文件集中管理暂行办法》、《深圳市市属机关、团体、事业单位文件接收和整理规范(试行)》、《市民中心内办公单位形成的文件利用暂行办法》、《档案目录数据、文件目录清册数据及电子文件移交进馆要求》，制定文件中心工作程序与业务流程等。并参与起草国家标准《基于XML电子公文归档管理规范》、档案行业标准《