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现代企业的文件与数据 　　按照我们一般传统的档案文件价值鉴定原则来判断，数据的价值并不是很大，甚至都够不上归档保存的价值标准。但在现代企业管理中，这些数据对科学管理，提高核心竞争力起到了非常重要的作用。 　　 　　现代企业的文件与数据 　　 　　从总体上我们可以将现代企业档案从内容上分为两大类。 　　第一类就是在企业生产经营和管理活动中所形成的并主要以独立形式表达的文件。如企业中某部门发的一份通知，无论是纸质还是电子形态，我们只要读到这份文件就可以明白通知的内容和含义。某机器设备的图纸或基建工程的图纸，无论是纸质的还是电子的，虽然总体是由许多张图纸构成的，但每一张图纸或者多张图纸的组合仍然能够直接表示出具体的内容。基本上我们传统档案意义上的文件材料都属于此类，为了比较的方便，在此称之为“文件”。 　　第二类是现代企业在信息管理系统中所形成的，以数据库形式存在的数据。这种数据几乎产生于实施自动化或信息化管理的每一个环节，主要通过信息采集设备和信息管理系统自动产生和形成，并以各种数据结构的数据库存在。如银行系统中的银行卡数据、证券系统中的交易结算数据、超市销售系统中的数据、企业生产的产品信息数据，以及各种各样的监测数据等。这些数据虽然也可以独立地表现出一些内容，如银行客户的某一具体的存取款操作、超市客户的某一次购买情况、企业生产出的某一件产品等，但对于企业管理者来说，这种数据是如此的庞大，以至于不可能也不需要对这些具体的数据文件来单个地进行核实查考。同样为了比较的方便，在此称之为“数据”。 　　 　　文件与数据的特性比较 　　 　　当我们开始对文件与数据进行比较时，我们会很容易发现其中的巨大差别。 　　1.文件的“有限”性和数据的“无限”性。虽然随着办公自动化的普及和电子文件的大量涌现，使企业档案管理人员感到文件数量增长的巨大压力，但文件与数据相比仍然是“有限”的。这种有限性是因为文件的产生总是与人的活动和工作相关的，离开了人参与的活动和工作也就产生不了文件。而且在文件价值鉴定理论??，所有的文件中也只有一少部分转化为具有保存价值的档案。在一个现代企业中，即使每天都召开会议，也只有几百个会议文件，真正存档的会议文件就更少。而现代企业所产生的数据几乎都是由数据采集设备或系统自动生成的，如产品的条码数据、库存管理数据、客户关系与销售数据等，这些数据“毫不费劲”地日积月累，无限增长。数据管理所面临的麻烦，不是因为数据过少而是由于数据过多。 　　2.文件的“独立”性和数据的“关联”性。文件中的一份或几份就可以独立地表现事件的内容，如会议文件、通知、讲话、简报、纪要、会议照片、录音录像等相关文件就可以较完整表现会议的内容；企业一间厂房的几百张设计或施工图纸以及相关辅助文件也能完整地表现厂房的结构构造。而单个的数据却不能直接地表现出数据代表的含义，如一客户在商场用银行卡购买了一件100元的衣服，所表现出来的数据将分解为银行卡账户数额减少100，商场在某银行开设的活期存款账户余额增加100，商场某一服装代码下的库存减少1，某一销售员的销售额增加100等不同的数据，而这些单独的数据却表现不出购买衣服这一事件，但这些数据却存在一系列的关联性，只有将这些数据相互关联起来才能表现出数据之间的关系。正因为数据的关联性，数据一般都保存在结构化或非结构化的数据库中。 　　3.文件管理的“高”边际成本与数据管理的“零”边际成本。对于文件来说，文件数量的增长并不能带来文件管理成本的降低，在纸质形态下，文件的增长带来的是档案工作人员收集归档、档案整理工作量的增大，档案保管库房的膨胀，档案管理费用的相应增加。在电子状态下，档案工作者的人力劳动大大简化，文件管理的成本虽然显著降低，但依然需要通过档案工作人员来进行鉴定、识别，每一份文件的增长都会带来相应的成本增长，而且随着文件保管时间的延长，费用还会继续增加。而数据存储于系统数据库中，一旦数据库建立起来，每增加一个数据相应地就会摊薄单位成本，而不会带来费用的增长，随着现代信息技术和存储设备的不断进步，数据管理的成本将更为低廉。 　　4.文件与数据存在不同的利用价值和利用需求。企业在对文件的利用更关注其凭证作用，而对数据利用主要是数据所体现的信息；对文件的利用需求表现为对具体的某份文件的价值利用，对数据的利用则主要表现在对数据信息的分析和挖掘，对单个数据的凭证查询的需求较低。 　　 　　数据的价值与体现方式 　　 　　文件的价值已被我们熟知，但数据的价值以及体现方式还未被广泛了解。因为按照我们一般传统的档案文件价值鉴定原则来判断，数据的价值并不是很大，甚至都够不上归档保存的价值标准。但在现代企业管理中，这些数据对科学管理，提高核心竞争力起到了非常重要的作用。让我们从下面几个事例来认