现行文件服务机构设置及立法问题.docVIP

现行文件服务机构的设置及立法问题 　　本文现行文件是指已经处理完毕的、按照国家档案法律法规的规定尚未到期正式移交进档案馆的、具有保存和利用价值的文件。 　　２０世纪８０年代前，我国现行文件大多保存于机关、团体、企事业单位内部的档案管理机构（科、室、处），而从２０世纪８０年代开始，随着社会主义市场经济的逐步建立，社会信息化程度的不断提高，以及政务公开带动的政务信息公开步伐的加快，我国现行文件的管理和服务工作出现了新的形式、新的做法及新的规范。研究现行文件管理和服务机构的类型，总结目前地方性文件、档案和信息法规对现行文件管理和服务内容的规定，将有助于探求该问题的立法方向或趋势，从而更好地依法将现行文件的管理和服务工作做深、做细、做实。 　　 　　一、现行文件管理与服务机构的类型 　　 　　从２０世纪８０年代起，甘肃永靖县、四川长寿县等县直机关联合档案室的出现，９０年代，全国第一家“文件中心”的雏形――深圳市档案局“文档资料服务中心”的建立，至２１世纪初，全国已有１０００多家档案局馆，如北京市昌平县、江苏省常熟市、山东省济南市、广东省广州市、天津市、上海市等地的档案局馆成立了现行文件阅览室（服务部）或阅览中心（服务中心）等现行文件管理和服务机构。 　　深圳市文件中心是以管理为主导的文件机构的典型。２００１年深圳市政府在深圳市民中心建立政府文件中心，在市民中心办公的２０多家局级单位不再单独设置专门的档案室，而由市文件中心对处理完毕的文件实行集中统一管理。其主要职责包括：接收同级机关、事业单位处理完毕的文件，对接收的文件进行整理、鉴定和保管，向同级档案馆移交需长久保存的档案，向国家机关、社会组织及个人提供利用文件。可见，深圳市文件中心建立的主要目的是节约管理经费，提高行政效率，实现政府信息资源的共建共享。 　　山东省各级综合档案馆建立的现行文件服务中心是以服务为主导的文件机构的代表。据最近统计，自２００１年１０月山东省第一家现行文件阅览室亮相济南以来，全省１５７个综合档案馆已有１４０个建立了现行文件服务机构。以服务为主导的文件机构在目前现行文件服务和管理机构中占主流。该类型文件机构的主要特点是在保持现有档案管理机构格局前提下，将法规性、政策性、公益性、服务性等现行公开性文件及时收集进档案馆，供社会查阅。档案馆开展现行文件服务，是档案服务创新的一项新举措。 　　档案局馆提供现行文件服务的途径经历了从实体到网上，从一家独办到与信息化工作部门合作的发展过程。如佛山市档案馆于２００３年６月２６日开始在馆内现行文件阅览室提供现行文件阅览服务。现行文件主要包括１９９９年以来佛山市委、市政府制发的正在执行的有关政策、政府规章及其解释性文件，市人大、市人大常委会审议通过的地方性法规，市直各部门制发的有关文件。该局从２００４年开始着力抓好市直单位电子文件的移交、接收工作。４月２８日，由佛山市信息化工作办公室和佛山市档案局合办的佛山市现行文件查询中心在佛山市政府网站上正式开通。该中心开放查阅的电子文件是中共佛山市委、市政府及其各部门推行的电子政务过程中产生的、正在实施的电子文件。截至２００４年７月１６日，该数据库已保存电子文件３３１００多份，上网９６００多份，网上点击数达到１８０００多次。佛山市档案局网站上的现行文件查阅栏目与该中心相链接。 　　 　　二、现行文件服务的立法现状 　　 　　自２０世纪８０年代开始各地纷纷出现的现行文件服务和管理机构在推进政务公开、节约管理成本及提高工作效率等方面发挥了重要作用。为了更好地依法作好现行文件管理和服务工作，一些地方将现行文件管理和服务工作的经验通过法的形式固定下来。归纳现有地方性文件、档案和信息公开法规、规章对现行文件管理和服务的规定，主要有以下三种情况： 　　（一）地方性档案法规增加了有关现行文件管理和服务的规定 　　在一些地方性档案法规中增加了有关现行文件管理或服务的规定，如新修订的《山东省档案条例》（已于２００４年４月２日经山东省第十届人民代表大会常务委员会第７次会议审议通过）第二十九条规定“各级综合档案馆应当逐步建立现行文件服务中心，收集、管理、提供利用同级国家机关、社会团体、事业单位处理完毕的各类现行文件。各级国家机关、社会团体、事业单位应当根据省有关规定向同级综合档案馆和现行文件服务中心移交各类非保密的现行文件。”新修订的《上海市档案条例》（已于２００４年１１月２５日经上海市第十二届人民代表大会常务委员会第十六次会议审议通过）第十六条第二款规定“市人民政府各部门以及依法进行行政管理的市人民政府派出机构制定的行政规范性文件，应当在报送备案的同时，送交市综合档案馆；区、县人民政府及其各部门和乡、镇人民政府制定的行政规范性文件，应当在报送备案的同时，送交所在地的区、县综合档案