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基于用户体验的管理会计信息化应用——以SAP环境下的研发经费核算为例-行政管理 基于用户体验的管理会计信息化应用——以SAP环境下的研发经费核算为例 杨耕耘 谌灿霞 （中国电力科学研究院武汉分院湖北·武汉） 摘要：管理信息化建设的目标是协助用户更快捷有效地解决实际问题，良好的用户体验是实现管理会计信息化应用价值的重要基础。本文以SAP环境下的研发经费核算为例，分析了管理会计信息化在业务人员和财务人员等主要用户体验中的常见问题及形成原因，并提出了改进建议。 关键词 ：用户体验；管理会计；信息化；SAP系统；研发经费 信息化作为管理会计的重要抓手，其应用成功的关键在于各级用户体验的整体优良和动态平衡。目前国内各类相关信息化产品众多，SAP系统以其广泛的行业适用性、良好的整体稳定性、严谨的事前控制架构等而成为被运用的主力信息化产品之一。本文以SAP环境下的研发经费会计核算为例，对基于用户体验的管理会计信息化应用进行阐述。 当前国家在围绕科技创新提升核心竞争力方面的投入日益加大，研发经费财务管理的规范性、科学性、可比性要求越来越高，亟须更强大的信息化平台予以支撑。在信息化应用的过程中，SAP对研发项目会计核算的事前财务控制比较严格，也基本能满足研发业务人员在线查询项目开支的需要，但距离研发经费预算执行的实时掌握、研发成本的有效控制还有较大差距。 一、常见问题及形成原因 1．财务人员难以通过SAP系统会计核算科目余额，实时跟踪项目预算的执行进度 (1)SAP系统显示会计科目的当年预算额度已使用完毕，但项目经费科目额度还有富余，致使研发项目经费开支入账延迟，无法匹配业务发生的实际进度，需待到会计科目预算指标调整时再行归集。 (2)研发业务人员通过SAP系统导出研发项目经费决算表，提交给财务人员审核时，财务人员因其经费科目与会计科目的分类存在较大差异，而不得不耗费大量时间和精力在SAP系统中查找两者之间的对应关系，以此判断决算表各经费科目数据的合规性、准确性。 究其原因，主要是一个单位的年度预决算通常以会计科目为依据来编制，而研发项目经费的预决算则以经费科目为依据来编制。预算指标值的分解、实际发生值的归集，一般都通过会计科目的取数运算来开展对比分析，而SAP环境下，研发项目从经费预算下达到项目决算验收都是通过辅助核算实现的，即通过项目定义、WBS结构的集成来实现项目成本自上而下的预算分解、项目成本的归集。 辅助核算首先通过项目定义对项目进行总括描述，按照一定的编码规则给每个项目一个“身份证号”。例如，项目定义“5442GY150001”，前四位数字代表项目的类型或性质，中间两位字母代表承担该项目的部门，字母后面的两位数字代表项目立项的年份，最后四位数则是项目的顺序号。WBS结构再进一步根据项目经费预算的科目支出类型进行层层分解、细化。而会计核算科目则根据会计准则和会计制度的规定，按照费用支出类型建立明细科目，与研发项目管理所采用的经费科目分类标准差异大。例如，会计核算科目中设置的“租赁费”会按照不同用途设置房屋租赁费、仪器设备租赁费、车辆租赁费等明细科目，但是研发项目辅助核算的经费科目中，房屋租赁费和仪器设备租赁费则分属于项目经费科目的“场地使用费”、“外委支出”两个二级科目类，由此给研发支出的数据查询、成本费用报销、预算执行跟踪都带来较大影响。 2．人工成本和设备折旧难以在SAP系统实现线上的精准分摊，用户还需在线下进行二次分摊 在同一个单位内，各研发项目涉及的具体专业往往具有关联性和相似性，同一个人、同一台设备、同时参与多个研发项目的情况并不少见，从而为人工成本和固定资产折旧费用在各个研发项目中合理分摊带来很大困难。在SAP系统设置中，这两项成本费用的分摊依据项目所在单位的组织架构、项目设备的使用或保管单位来区分，未与具体研发项目下达时的任务书紧密结合；信息系统的研发项目管理业务前端，缺乏人工工时或设备工时登记台账的录入环节，财务人员只能在线下通过研发业务人员补充相关明细资料的方式来进行二次再分摊。因此，SAP会计核算的精细化程度远远不能满足项目精益化管理的要求。其对人工成本的线上分摊，目前只能细化到人员所在的成本中心，而不能分摊到具体承担的研发项目；对多个项目共用固定资产折旧费的分摊，也只能细化到某一个主要项目，而不能精确分摊到共用的其他项目。线下的二次分摊也给财务人员、研发业务人员带来了较多工作量。 3.SAP系统中出现较多长期挂账的应付暂估款余额，用户开展清理的工作量大 SAP环境下，要求每一笔材料采购均通过业务前端发起，研发项目的物资