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试论高校教学秘书队伍建设的可持续发展 　　摘 要: 文章采用文献资料法分析了秘书与教学秘书的相关概念及教学秘书的工作要求。通过研究认为高校教学秘书作为高校教学管理活动的管理者,其自身素质和工作能力直接影响着高校的教学管理水平。高校如何建设一支可持续发展的教学秘书队伍,是目前急需解决的一个问题。 　　关键词: 高校教学秘书 队伍建设 可持续发展 　　 　　一、秘书与教学秘书的相关概念 　　秘书,是指在领导者身边或中枢机关工作,为领导层决策提供各种服务,并且直接辅助领导者处理日常事务,尤其是以办文、办会和承办领导者交办事项为主要工作的专门人员。秘书是一种专门的职业,有严格的专业化要求。 　　按照所从事的工作性质和领域的不同,秘书可分为行政秘书、党务秘书、机要秘书、文字秘书、信访秘书、科技秘书、翻译秘书等。在高校里,按照有关人员在党务或行政职能部门工作情况的区别,秘书可以分为校长秘书、校党委书记秘书或学校办公室秘书,以及学院(系部)的行政秘书、教学秘书、科研秘书等。 　　二、教学秘书工作的系列要求 　　(一)较高的思想素质。 　　高校教学秘书首先要具有较高的思想素质,坚持社会主义的办学方向,贯彻党的教育方针政策,忠诚党的教育事业,热爱本职工作,树立“全心全意为教育事业服务”的思想。只有具备较高的思想素质,才能在繁杂的事务性工作中,正确对待得失苦乐,识大体,顾大局,有高度的奉献精神。 　　(二)全面的业务能力。 　　在新的教学管理体制下,教学秘书是一个专业要求较高的岗位,需要教学秘书具备全面的业务能力,如此才能胜任此项工作。概括地讲,必须具备以下几项能力:(1)教学档案的管理归纳能力;(2)良好的协调沟通能力;(3)较强的信息处理能力;(4)较强的计算机应用能力;(5)良好的专业背景。 　　三、高校教学秘书队伍的现状分析 　　(一)教学秘书队伍的现状。 　　目前,高校教学秘书队伍中人员组成复杂。在学历上,有研究生、本科生、大专生及大专以下学历的;在来源上,有不同专业留校的、从其他单位调入或其他岗位转岗的、为解决职工后顾之忧而安排的,而很少有教育管理科班出身的;在年龄结构上,从20多岁至50多岁不等,但年龄偏大的占有较大比重。在这些教学秘书人员中,年龄较大这一部分人员大多工作认真负责,但管理理念滞后、管理方法传统、导致工作效率偏低;刚毕业的研究生、本科生,学历高,有闯劲,但相对缺少实际工作经验,有的认为自已在教学管理工作岗位上是大材小用,致使不安心教学秘书工作。经调查,很多教学秘书没有接受教学管理方面的专业培训,非专业化现象比较普遍。再加上教学秘书工作量大,事情琐碎、繁杂,很多人疲于应付各项具体工作,很少认真思考如何科学有效地管理、如何提高自己的工作水平。 　　(二)教学秘书队伍的工作现状。 　　1.教学管理的复杂性 　　教学管理是一个多层次、多因素的复杂动态过程。它的成功运作是学生、教师、教学管理人员齐心协力合作的结果。随着办学规模的不断扩大,二级学院的规模日趋庞大、学生人数位增、教师队伍也逐渐壮大。为了保证高效地做好各项工作,二级学院教学秘书要做到信息和任务层层下达和落实,并做到及时、有序、高效、确保各项教学工作的全面开展和完成。学校教学管理模式的不断改进,学校与学院、各学院间及学院内部各部门间的关系也日趋复杂,管理工作的分工和协作愈来愈精细,管理工作的总协调日趋复杂,教学秘书协助管理的工作日渐显示其复杂性。 　　2.考试管理的重要性 　　在高等教育中,一般来讲,学校负责总体的公共课考试时间安排、考试纪律制定、考试成绩汇总和统考成绩公布等内容,而大量细致工作要二级学院来完成。包括负责课程考试试卷命题、审查与专业课程结束考试安排、监考的考务安排和承担大量的考务工作,考试成绩的分析和上报和装订等内容,考试管理尤其显示在教学秘书工作方面的重要性。 　　3.学籍管理的烦琐性 　　在学生的学籍管理方面,学校掌握学籍管理的最终审批权和决定权,但在办理诸如休学、退学、结业、毕业、延长学籍等相关事务时,必须严格按照逐级审批,最后由学校决定的方式进行。学院负责审查核实学生的真实情况,尤其是成绩核对等工作,为学校提供初步处理意见。教学秘书在办理学生的学籍管理方面日益显示其工作的繁琐。 　　4.学生注册及选课管理的零碎性 　　对学生的注册及选课,学校只负责时间安排,而学院要负责具体操作,督促学生注册、校对学生相关信息;安排教师指导、发放选课资料、协调学院与学校的相关事务,保证注册、选课顺利进行,相关工作十分零碎。 　　(三)教学秘书人员的思想现状。 　　随着高校教学规模的不断扩大,教务管理队伍的发展却相对较慢。教学秘书既要为广大教师和学生提供服务,又要协调与学校各个部门的关系,再加上平时管理工作既平凡又