论当代秘书女性化的利与弊.doc

1 引言 随着外资企业的涌入，我国从事秘书职业的女性也在不断增长，出现了秘书女性化的局面。 1．1 秘书女性化的外部原因 据《美国百科全书》介绍：20世纪60年代中期受雇担任文员，速记等秘书工作的女性有200万人，占同期社会上从业女性的2%。在80年代日本对高中女生一次择业调查显示，有22.3%的女生选择秘书职业。1995年香港政府机构担任秘书的女性有1874人，占秘书总数的98%。而我国秘书增多则是近几年的事情。90年代后我国报考大专院校秘书专业的女生逐年增加，近两年数据显示报考中专和职高的比例，女生占绝对优势[1]。再加上秘书工作是一种受人尊重的职业，有着优越的工作条件和不菲的待遇，自然成为众多女性追求的职业目标。 1. 2 秘书女性化的内部原因 秘书女性化的内部原因跟女性的性格有关。女性细心有耐力，适合处理具体繁琐条理性强的秘书事务工作；直觉敏锐、观察细微，往往能捕捉到一些男性不易感觉的信息，这在接待、电话、会务等工作中很有益处。 秘书女性化的利与弊 2. 1 秘书的角色定位 2.1.1 秘书的多重角色 秘书工作的指导思想是为领导服务，也就是说秘书是相对于领导而存在的。秘书在社会活动中扮演了一套角色系统，但在特定的时间、场合和条件下,可以转化为主导、支配地位。所以秘书角色具有多重性，既有配角的一面又有主角的一面。而配角是核心,是秘书的基本角色。秘书角色可以变被动为主动,从一般的处理事务转向研究问题、提出建议，为领导决策提供依据。但是,秘书发挥主观能动性,决不意味着以领导自居,颐指气使,这必然会干扰领导的正常工作。因此,必须充分认识秘书的角色内涵,进一步摆正自身位置,加强秘书的职业道德修养,真正演好秘书这一复杂角色[2]。 2.1.2 秘书的具体角色 有人曾用4M来描述过秘书角色，like a mother, like a manager, like a maid, like a model[3]。 像母亲一样照顾好上司。 秘书工作细致繁琐，很多时候不是光处理好工作上的事就完了，上司有些生活上的琐事也要帮忙处理。 像管理者一样管理好上司的日常时间和工作。 秘书负责掌管从办文办会到总务生活安排以及每一项决策的形成和贯彻等许许多多机关日常事务工作,必须做出时间安排,提供有关资料,发出通知;参加讨论时,要作好记录,当决策形成后,不仅有拟稿、修改、定稿和打印下发等工作,而且还要及时了解所下发执行的决定、决议是否切实可行,与实际情况有没有脱节的情况。如果发现执行单位拖延不办,就要通过发文、打电话等形式催办,或到单位查问,找出症结,限期办理。秘书这些看似琐碎繁杂的工作,却能使领导者从事物工作中解脱出来,提高了工作效率,因为领导因限于时间和精力,不能一一处理,往往委托秘书办理。秘书也只有掌管了事务性工作,其作用才真正得以发挥。 像女仆一样随传随到。 搞卫生端茶倒水不说，只要领导有什么吩咐，一个电话就要过去。复印、打印、传真、通知开会、收发文件等等，总之是随叫随到，片刻不能耽误。 衣着举止像模特一样得体。 秘书的形象很重要，这不仅关乎着其本身，也代表了公司的形象，所以女秘书衣着举止一定要得体[2,3]。 2. 2 秘书女性化的利 2.2.1 女性的心思缜密、细致、周到，适合处理繁琐的日常事务 办公室工作细、碎、多、杂，必须不厌其烦，耐心细致。 秘书工作由很多小事构成，如会议通知、记录、后勤服务、接待等，这些工作看似简单，但稍有不慎就会引起麻烦，因此必须小心谨慎。 秘书工作主要是协助领导处理日常事务，其中包括很多突发性或偶然性的事务。有时事会很多，但不能因为这样就慌了手脚，丢三落四，否则就会前功尽弃。 办公室事务繁琐，要分清主次、轻重、缓急，摸清领导意图，否则干活就南辕北辙，吃力不讨好。 老板每天的主要活动都是由秘书安排的，对一些贸然来访的客人，秘书都要根据具体情况进行过滤，真正有必要的才请老板见。而不得罪人又是秘书的信条，有的时候就要学会编故事，委婉的打发客人。 能干的秘书善于领会老板的意图，在谈判中老板的一个眼神一个手势就能心领神会，配合默契，使客户就范。 有句古话：商场如战场，表面上灯红酒绿，觥筹交错，实际上机关算尽，竞争激烈。在这样的活动中，秘书就要求保持冷静的头脑，看透对方的用意，给老板提供决策参考的意见。 案例：微软的女秘书露宝 露宝，是一位42岁的已婚女性，还是4个孩子的母亲。露宝刚去微软的时候，盖茨才21岁，她没有去怀疑他的能力，而是站在一个母亲的角度想着这么个年轻的董事长办实业，遇到的困难恐怕会很多吧?关心盖茨在办公室的起居饮食，成了露宝日常工作的一项内容，这使盖茨感到了一种母性的关怀和温暖，减少了远离家庭而带来的种种不适感。盖茨也像对母亲一样对侍他的这位雇员，压根就没考虑过再聘别人。 为了谈生意，盖茨经常