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论大数据环境下的电子档案管理-电子商务论文 论大数据环境下的电子档案管理 文／李一 刘邦凡 何太淑 摘要：大数据时代的到来为我们带来了诸多便利与利益，同时也带来了很多挑战。大数据时代下更多的档案数据得以获得和保存，但分析和保存上却开始出现困难，在电子档案届由于技术上的更迭电子档案的凭证性和安全性难以保证。文章对大数据和电子档案的概念进行了阐释，并针对大数据时代电子档案的管理难点提出相应对策。 关键词 ：电子档案；大数据；凭证性 1、大数据时代与电子档案 科技的进步改变了传统的信息获取方式，海量的数据开始跃入人们的视线。网络技术的发展与普及、大容量高性能的存储设备产生、数据挖掘技术的成熟都使得人们在生活、学习和工作中产生的各种信息得以被记录和保存，数据爆炸的时代到来，各个行业都开始重视这一变化，大数据开始成为社会的关注焦点。目前，人们习惯用4V代替以往的3V来描述大数据的特征，3V指Volume、Velocity和Variety，4V包括之前3V的全部，另一个V指Value。[3]Volume指数据容量庞大，科技手段与存储媒介进步使得依靠传统技术无法获取、无法保存的数据得以完整保存的数据得以完完整整地保留下来。不仅数据量大，而且记录的数据保证完整性，这才是大数据。有关大数据的定义，至今还没出现一个一致认可的说法，各个机构与学者由于专业不同经常从不同的角度进行阐释，使他们的描述并不完全统一。大数据并不是单单指数据量的巨大，其快速增长使得传统的数据技术难以处理也是大数据重要要义之一。 档案具有原始性、凭证性和价值性这三个特性。[1]电子档案是指“按照档案管理规范有目的的保存起来的具有参考凭证价值的、包含背景信息的、采用一定的形式封装起来的电子文件”。这个对于电子档案的定义揭示了电子档案必须是经过归档的电子文件、必须包含元数据、背景信息、认证信息和必须经过封装的特征。[2] 目前，电子档案界普遍将全程管理和前端控制的原则作为电子档案管理活动的准则。但是事实上无论是全程管理还是前端控制理论在实践中都是档案部门力所不及的，作为档案管理整个生命中端位置的档案室做到积极关注全过程管理才是更具可行性的。[3]当前环境下我们的电子档案管理原则就是尽可能积极关注整个电子档案管理过程，在大数据环境下使电子档案保障它的原始性、凭证性和价值性。 一般来讲文件完成办理经过归档，就是档案。[4]有关电子档案的定义同样需要我们厘清电子档案与电子文件的关系，与以往不同，目前学界对“电子文件与电子档案”相区别这一观点开始重视起来并达成一致，认为将电子文件与电子档案概念区分开来对于我国电子档案的研究和工作是十分必要的。电子文件指“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体、依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。[5]而电子档案是指“按照档案管理规范有目的的保存起来的具有参考凭证价值的、包含背景信息的、采用一定的形式封装起来的电子文件”。这个对于电子档案的定义揭示了电子档案必须是经过归档的电子文件、必须包含元数据、背景信息、认证信息和必须经过封装的特征。[6] 2、大数据技术中电子档案管理举措 2.1 以安全为保障 在当前数字信息环境下，最大的挑战是档案产生和维护的可靠性，以及随着时间推移其真实性的保障[4]。随着技术的发展，电子档案的使用越来越便利，许多单位或机构都已经建立了电子档案管，可以通过互联网或者其他方式对自身权限许可范围内的档案进行查询或其他操作，同时也带来了档案被修改的风险。 首先应该保证电子档案内容不被修改：数字签名技术和基于时间戳的数据安全系统是目前专家认为可以有效保障电子档案真实性的手段。同时，相对于纸质档案，电子档案更加容易修改并且难以寻找修改者，在异构系统中想要使电子档案长期保存于传输，必须保障其凭证性。陶水龙、薛四新等提出电子档案身份证的构造方法，即通过一定的算法生成电子档案凭证数列，最后利用数字签名技术，将这个电子档案凭证以数字形式存在于电子档案的信息包结构之中，用于唯一标识电子档案，并能验证电子档案真实、完整、可用、安全和唯一身份的证件，并介绍其中可能涉及的关键技术，如安全协议、数字签名技术、CA体系以及海量电子档案存储技术等。[7] 除了对档案安全维护技术上的保障，我们还需要对电子档案进行定期安全评价以降低风险。电子档案的风险评估一般分为定量分析和定性分析两类。定性分析主要有安全检查表法、专家评议、事故树分析法、事业树分析法、潜在问题分析法、因果分析法等；定量分析诸多方法各有优劣，常用的有层次分析法、模糊综合评判法、BP神经网络灰色系统