大型企业采购监控制度.docVIP

采购监控制度  目录 第一章 总 则 1 第二章 组织与职责 1 第三章 采购操作规范 1 第四章 供应商管理 3 第五章 附则 5 附录一：供应商基本资料表 6 附录二：供应商调查表（范例） 7 附录三：供应商评价表 8 附录四：产品采购计划（以半年为例） 9 附录五：定购单 10 第一章 总 则 为了加强厨卫股份（以下简称“股份”）对下属子公司采购与付款的内部控制，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，为经营活动的正常持续进行保证低价优质的产品供应，特制订本制度。 本制度适用于股份所属操作型管控类型的分子公司，适用于股份公司所需各种产品的采购。 第二章 组织与职责 股份采购监控部门（人员）负责对各分子公司的采购过程进行监控，每季度重点检查各分子公司采购的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。 如果公司所采购的产品是重要和技术性较强的采购业务，分子公司应当组织相关专家进行集体论证，必要时股份公司采购监控部门（人员）应该到场参与决策，并将决策结果提请总经理审批。 分子公司的月度产品采购计划应在每月的25日分别报送股份采购监控部门（人员）审核，然后经股份公司总经理审批后由分子公司实施采购。 非计划性（预算外）的临时采购同样按照上述程序执行，同样根据审批权限进行审批。 公司选聘采购人员必须同时看重业务素质和职业道德，并根据具体情况对采购人员进行人员轮换以避免风险。 第三章 采购操作规范 申购： （一）分子公司的申购均须事前填具《采购申请单》，进入采购审批程序； （二）紧急采购申请单应优先办理； （三）接到撤销通知的采购申请，应迅速处理，在采购计划中删除； （四）无法于需用日期办妥的采购申请，分子公司必须及时告知相关人员。 询价与洽谈： （一）分子公司应向供应商详细说明品名、规格、质量要求（及其他特别要求）、数量、交货期、交货地点、付款方式； （二）分子公司应积极调研市场上是否存在价格涨跌的因素，并据此与供应商进行采购谈判； （三）分子公司应尽可能注意寻求需购物资的低价优质替代品，并与相关部门沟通确定； （四）对于同规格的产品采购，分子公司至少要选择三家供应商对交易条件（质量、价格、交货期、合作关系、信誉等）进行综合对比。在给各供应商的询价单上应详细注明质量、交货期、退换等条款； （五）在其他交易条件基本相同的时候，分子公司应首先根据统一的“采购比价系统”平台确定基本的价格，然后以此为基础根据报价高低选择最终的供应商。 订购： （一）通常情况下，分子公司向供应商下订购单（与申购单保持一致）进行采购； （二）对于需要预付定金、需要长期供应的产品、采购金额在_____元（人民币）以上、分批交货或有其他附加条件的采购，分子公司在获得相应的权限审批后应与供应商签订采购合同，然后将采购合同分别报送公司财务部、股份公司采购监控部门（人员）备案。 收货： （一）采购产品到达公司后，分子公司应进行详细核对以确认是否与订购单所列内容一致，并及时进行质量检验和仓库验收； （二）所购各种产品必须有合格证、使用手册等相关详细资料； （三）产品入库前，分子公司填具《报验单》，由质检人员检验合格后负责办理入库手续； （四）如果到货没有达到规格和/或质量要求而需要退货时，分子公司负责组织办理相关退货手续并催收退货的预付/全额货款。 付款： （一）相关采购人员必须核对发票台头、金额及其它内容是否相符，然后填写《付款申请单》，随附采购合同、入库单和有效发票，按授权范围经分子公司总经理或股份公司总经理审批后到归口财务部门（人员）办理付款； （二）财务部（人员）根据相关制度和流程进行付款审核并办理付款手续； （三）分子公司配合财务部，定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，如有不符应查明原因并及时处理。 第四章 供应商管理 建立供应商档案： （一）分子公司负责建立供应商档案，相关部门予以配合； （二）分子公司对每个选定的供应商必须建立详尽的供应商档案，内容包括：《供应商调查表》、《供应商审批表》、供应商质量档案、供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料； （三）应及时根据情况变化更新供应商档案； （四）供应商档案由分子公司总经理指定专人负责管理，未经分子公司总经理允许，不得随便查阅； （五）股份公司采购监控部门（人员）保留供应商档案备份，必要时可以向相关分子公司总经理提出质询。 供应商调查： （一）凡欲与公司建立供应关系而且符合相关条件的厂商都应填写《供应商调查表》，作为公司选择供应厂商的参考信息。《供应商调查表》由分子公司总经理审核； （二）分子公司应随时调查供应商的发展动态及产品质量，依据《供应商调查表》每季度或半年复查一次，依变动情况更新原有资料内容； 需要更换供应商时，分子公司出具《供应商审批表》，提请采