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科技心 秘書情 更上一層樓,專業秘書之教育訓練 主講:曾文詳副總經理 序 在現今的職場里,無論在哪一個公司或哪一個職位,都會看到一位甚至一群秘書為主管或同仁努力工作著、默默奉獻著. 這些年來,由於資訊發達,秘書的進步與專業倍受眾人的囑目. 如何讓工作 創造更高的績效? 如何自我成長,建立個人風格? 如何面臨種種危機? —每一位秘書都須掌握秘書必備之經. 名企主管對秘書的評價 好的秘書是主管成功的一半. 合泰半導體 總經理 許金榮 好秘書就像不能言語的分身,可以替你看,替你聽,甚至處理例行事務不會出錯. 聲寶集團 董事長 陳盛沺 秘書是高生產力主管的得力功臣之一,也是高精效組織的催化劑. 宏碁科技 董事長 李焜耀 秘書是扮演辦公室工作中的潤滑角色和管家婆. 宏碁科技 總經理 陳炫彬 秘書的基本目標 成就他人.是秘書行業追求的基本目標.如合唱演出中的和音者,其任務在於突出主唱者的美妙一樣,秘書人員是為協助主管追求成功而設置.為輔佐主管,秘書人員必須時時以他人為念,並以豐富的專業知能與人際關係技巧,讓主管所負責的業務在公司中能順利推展. 因此,秘書應以”成就他人而非成就自己”為任務的體認. 而“開闊包容與細膩體貼”是從事秘書工作必備的重要修養. 更上一層樓,不斷的學習,不斷的進步. 活到老,學到老.人生唯有不斷的學習,才有不斷的進步, 無論是董事長秘書或經理課長之秘書.其任務都在於協助主管完成工作.故所有秘書人員都要不斷吸收新知充實進步,才能使工作勝任愉快. 秘書,助理的工作品質與其本身的素質有關係. 素質又分為:知識、技能、態度三個要項. 只有積極順應變局,創新思維,累積專業經驗並加以運用,才能使自己更上一層樓. 合格助理、秘書的基本條件 一.工具面 1.語言聽、說、寫、讀能力.(對於外資企業,外語能力是基本條件) 2.檔案管理與文書作業技巧.(熟練運用各種商用或辦公軟件,對資料能快速有效分類儲存與提供參考能能力) 二.人格特點. 1.傾聽與溝通能力.(了解主管需求, 並能做良好的回應) 2.觀察能力.(了解管理層特質,組織文化,樂於助人,能建立良好的人際關係) 合格助理、秘書的基本條件 3.守密(不做長舌婦,不成廣播電台,掌握知所當言,不語之分寸) 三.專業 1.了解自己公司產業環境,策略,經營理念,價值觀,產品,客戶,作業流程等工作領域所應具備知識,及上下工程內部客戶. 2.績效與能力導向工作精神.(最好的肯定來自做事的成果,才能贏得尊敬與肯定) 合格助理、秘書的基本條件 當然,初階與資深秘書條件是不同的,但是,一位秘書能力再好,與主管八字不合,將是難熬的.如果與同事不和或拿雞毛當令箭,則必是”孤芳自賞”. 秘書人員最重要的是: 具備開朗的個性,細心,良好的溝通能力,絕佳的保密功夫,以及親切有禮的態度.其中又以”親切有禮”最為重要.因為秘書對外代表公司形象,”親切的太態度”,”合宜的應對”表示這個公司在管理,員工訓練方面的非常專業與重視. 另外,個人意願及對秘書工作是否有高度的熱忱也是相當重要的.換言之,也就是”放得下身段” 合格助理、秘書的基本條件 秘書工作雖有其專業性,但仍避免不了許多瑣事. 例如:客人來了應幫客人端茶倒水送咖啡,若秘書人員的心態無法調整,仍存有”我是個大學生或我是….,怎可做這樣的瑣事”的心態.則在舉止間就會顯得不情願或勉強,因而降低了工作品質. 秘書的學歷,除擔任高階主管秘書,由於接觸面廣,須一定學歷要求外,其它中層或部及主管助理則以適條件為宜. 好助理、秘書,怎麼”好”? 一.放得下身段. 無論是主管交辦的芝麻小事,還是來客的端茶倒水.總是笑臉迎人,真正享受”服務便快樂”的秘書是最散發