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试论高校财务报账流程优化 非营利财务研究INONPROFITSTUDY 试论高校财务报账流程优化 福建农林大学林琴珍 高校办学规模的不断扩大,办学主体的多元化,以及不断增加 的教育经费,使高校财务管理日益复杂化,多元化.而高校财务管 理最基础的T作是财务报帐,该项业务关系着会计信息质量的准 确与否,影响着会计职能的发挥,对管理者的决策起着至关重要的 作用.财务报账政策性强,业务繁杂,手续繁琐,耗时最多,师生员 工经常排长队报帐,教职工抱怨多,意见大,这使财务管理部门承 受了较大的压力,在现有人员编制不变的情况下,尽管财务人员艰 辛核算,依旧不能有效解决教职工报账难的问题.面对高校普遍存 在财务报账难的问题,本文试图从客观因素与个体心理需求因素 分析问题的内在根源,以便更好地从财务报账流程各环节规范和 完善财务报账流程,提高核算效率和服务水平. 一 ,高校财务报账流程现状 (一)高校财务报账的流程财务报账是指经办人员依据真实, 合理,合法的经济业务活动取得税务部门或财政部门监制的票据等, 据以填制规范的报账封面,并经有权审批人签批后,凭此单据到财 务部门办理报账手续的行为.财务报账流程是做好各项教育经费支 出的第一步,其中票据核算是报账业务中最繁忙,最耗时的环节,主 要分为单据审核,汇总,数据录入,单据整理与打印凭证.票据核算过 程是师生员【与财务人员互动环节最多,也是相互之间最容易产生 摩擦的环节.与高校财务部门紧密相关的财务报账流程如图1所示 据整理领导签批票据核算票据复核 n 土0 审核单据归类汇总类录^数据打印知单据整理 图1高校财务报账流程图 (二)高校财务报账流程存在的问题随着我国高等教育体制 改革的不断深入,教育事业快速发展,在大力实施科教兴国战略和 人才强国战略下,高校经费来源多样化,且呈现大幅增长的局面,如 重点高校经费有几十亿元甚至几百亿,而普通高校经费至少也有几 个亿.面对如此巨大的资金压力,财务管理工作日益艰巨,尤其是高 校财务报账工作.据对教职工测验调查显示,教职工对高校财务部 门的满意程度处于勉强合格甚至是不合格的态度,而这种不满意主 要表现在:一是财务人员的服务态度;二财务人员的核算效率;三财 务报账的规范化程度.在每年的全校教职工代表会议中,教职工对 财务部门报账难的意见最大,抱怨最多.在现有财务人员编制增加 有限的基础上,财务管理者采用了较多的措施,以解决财务报账难 的问题,但收效甚微.目前高校财务报账难的主要问题包括: (1)报账签字难.高校实行一支笔制度,教职工到财务处报 账业务前,需要院(系),部门领导的签批,超过审批权限时,还要分 管校领导签批.建立一支笔制度,是为了强化责任,明确学院,部 门领导的事权与财权,加强财务管理.财务报账业务需要领导层层 签批,但高校领导一般兼有教学,科研,行政等多重身份,事务繁 忙,找领导签字至少要跑二趟以上才能完成签批手续.签字报销的 繁琐程序需要耗费师生员工较多的时间成本,并且多数教职工因 签字问题所产生的负情绪,会延伸到其他报账服务环节.当票据因 个别原因不能通过审核时,还会对财务部门产生抱怨心理. (2)排队报账难.高校每天到财务部门报销大厅排队等候报账 的人络绎不绝.尽管报账引进了智能排队叫号系统,可以解决排队 难,排队无序的问题,但报账难的问题并没有得到有效解决.若报 账业务以财务人员完成排队叫号系统所取号码的数量计算,每天 排队等候报账的师生人数在6O至100人左右,财务核算人员完成排 队报账号码的数量取决于报账人员所要报销的票据数量,报销业 务的类型,业务内容的复杂程度.正常情况下,财务人员完成排队 报账号码数量实际为60,那么就有部分当天未能排上的报账人流 量往后推迟,甚至一直推迟到学期初或学期末报账. (3)集中性报账多.多数师生员工在学期初由于教学计划,或 学期末课程结束,期末科研结题等诸多因素,选择在学期初或学期 末报账,这股报账人流量与平时排队报账往后推迟的人流量,汇集 于报销大厅排队等候.大量的报销业务集中在同一时段,同一地 点,使业务核算量短期剧增,且聚集拥挤的排队人流量,影响了报 账人员的情绪,也使财务人员长时间的久坐与大脑超负荷地运转, 致使出现生理与心理变化,影响了报账服务的效率. (4)报账信息不对称.报账信息包括财经法规,学校规章制度, 财务部门的内部管理规定及细则(涉及未形成文件的各项报销制 度的暂行规定).信息的掌握度,信息的传递范围以及信息的透明 程度是教职工报账业务时单据能否一次通过的重要因素.从一定 程度上来说,由于教职工掌握信息的程度有限,导致教职工在办理 报账业务时多次往返财务部门,增加了教职工报账业务的时间机 会成本.对财务管理部门而言,报账人员往返次数的增加,也占用 了财务部门原本有限的人力资源,降低