采购付款中风险防范.docVIP

采购付款中风险防范 　　由于市场竞争日益激烈导致大量产品从卖方市场向买方市场转变、市场上的产品质量差异巨大、多种不同性质的经济体并存以及社会诚信体制的不健全等等原因，导致企业采购――付款业务变成了舞弊风险的高发区。另外，在采购――付款业务舞弊风险中，商业贿赂尤为严重。作为企业管理者必须对此有充分的认识。 　　而企业采购与付款循环从实践的角度看，主要可以分成五个环节，分别是：采购申请、合同建立、货物和服务的验收、处理发票、支付货款。这五个环节中每个都有其关键控制点。针对于此，笔者将结合各个环节中存在的舞弊风险谈一谈付款业务预防的措施和方法。 　　 　　预防环节一：采购申请 　　 　　企业采购事项主要包括：生产原材料采购、外协加工产品采购、设备采购、备品备件采购、工程材料采购、各种服务如保险、水电气、软件、甚至外包项目。所有???采购申请都应当详细地记录备查，在购买之前获得相应管理层的批准。采购申请应当由申请批准人和采购执行人之外的人提出。采购申请应当包括必要的信息：采购内容（如实物采购，需说明规格和数量等）、估计可接受的价格、采购原因、要求到货日期等。如为特殊类型采购也应事先规定相应的审批链，例如项目性采购需项目组批准、危险品采购需专业小组批准等。 　　风险点1：可能进行未经授权的、欺诈性的或不必要的采购。 　　控制措施：事先规定相应的审批权限，对特殊采购的范围和审批人进行明确定义。可以通过电子审批系统进行审批流程设定。如为手工审批，则应保留申请审批的原件，用于在采购和付款环节进行控制。 　　风险点2：以紧急为由先采购后申请。 　　控制措施：制定紧急采购流程，减少事后采购。规定事后采购必须提交说明并经过更高级别的审批。将事后采购的比例作为对部门的考核项目之一，事后采购项目过多说明部门工作计划未做好，也可能是采购申请流程、采购流程过于拖沓。如果为后者，则应限制采购审批流程的审批时间，提高审批效率。 　　风险点3：如果公司审批权限依据预计采购金额设定，则可能存在将同一事项分开申请以降低采购申请的审批级别的问题。 　　控制措施：这种情况无有效的措施完全规避，但可以在制度中规定同一事项不得分开申请，可以将违背该事项纳入员工诚信正直条款处理。采购处理环节对多个申请建立一个合同的情况进行控制。付款审核环节对发票联号情况进行控制。 　　风险点4：超过审批金额的购买，或同一审批结果重复使用。 　　控制措施：付款审核时需审验采购申请单原件。如为同一申请分次采购，则有以下几种方法：（1）可规定原件单独保存，每次采购后在原件中注销；（2）可规定采购申请单使用一次后即不可再用，剩余金额留在下次重新申请；（3）可以由申请人和采购员之外的人员对申请使用情况用表格进行跟踪，付款审核人员随时可得到最新的剩余金额信息。第三种方法会带来另外的风险，即如果付款审核由多个人员同时进行，有可能发生某个付款审核人未及时更新申请金额使用信息，使另外的审核人据以审核的信息非最新信息。这种情况可以通过网上传递信息或规定严格的处罚措施来降低风险。 　　 　　预防环节二：合同建立 　　 　　采购部门应当根据批准的申请内容，在满足公司在质量、价格、技术和服务方面的要求的前提，通过公正和合乎道德规范的方式识别合适且最有效的供货商，建立合同或协议等。采购程序应由申请采购、付款处理之外的人员进行，目的是将价格的谈判和货物的验收及发票的验收职责分离。 　　风险点1：可能发生未经授权的采购。 　　控制措施：规定可以不需经采购部门寻价而直接采购报销的事项，例如差旅费、政府性收费项目等，清单之外的采购需求必须通过采购寻价流程。如部门建议不通过采购寻价流程则需要经采购、财务和公司管理层的联合批准。付款审核部门在审核付款时，对于应经采购寻价的项目，应当审核发票是否与采购批准的价格、数量相符；对于不需经采购寻价的项目，应审核是否经过批准。 　　风险点2：申请部门限定品牌或单一供应商，致使公司不能够获得最优产品或最优价格。 　　控制措施：对限定品牌或供应商的情况规定需书面说明并经过更高级别的审批。限定品牌和供应商只能由非采购人员进行。 　　风险点3：采购人员未进行充分比价，可能得不到要求质量的最优惠价格。假如获得了不正确的材料或服务或得不到完善的技术，则可能产生额外的费用。由于不正确的材料或材料缺乏可用性，挑选的供货商可能不能在必要时交付材料或服务，导致日程中断或停工。 　　控制措施：对采购报价轮次、比价方法、价格批准权限进行严格规定，如未按规定进行比价应提交书面说明并由更高级别的采购经理进行审批。 　　风险点4：采购人员通过选择业务能力差别较大的供应商等方法，使得比价结果或产品试验结果只有一家供应商符合要求。 　　控制措施：规定如果结果只有一家供应商