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工程合同管理操作规程 为了加强工程合同管理，有效控制工程成本，减少企业经营风险，依据集团公司管理大纲《合同管理办法》规定，结合本公司实际情况，特制订本合同管理操作规程，各项目部（分公司）在对外签订合同、协议及合同管理过程中必须严格按此操作规程执行。 一、工程合同送审必备资料： 1、合同申报表（见附表二） 2、合同文本，其内容应包括： A、双方的单位全称、住所地址、法人代表； B、合同的标的； C、数量、质量、价格以及厂家、品牌等； D、价格条件、付款（报酬）条件、交付条件； E、结算方式； F、签订时间、地点； G、履行期限、地点及方式； H、违约责任条款； I、争议解决方法、地点。 3、商务考察表（见附表三） 商务考察原则上应由项目负责人或工程部经理带队（二人以上）进行，并由项目负责人签署相关结论意见。 商务考察表必须在对对方单位进行认真考察后填写，应注意以下诸多方面的审查工作： 3.1、企业法人营业执照。查明该企业是否经工商部门年检，是否在年检有效期内。 3.2、授权委托书。 3.3、担保单位的主体资格、有无担保能力、抵押物的价值等。 3.4、若需担保单位担保的合同，除担保单位加盖公章外，还必须有担保单位法人代表亲笔签字。 3.5、所使用的印章是否与营业执照的名称相符。必要时要求提供印章真实性证明。 4、商务洽谈记录（见附表四） 商务洽谈记录中应确定合同主要条款洽谈确定的有关情况。 5、合同说明书（见附表五） 6、有组价资料（如报价单）的，或有工作请示单的，应当作为合同附件一并归档。 7、合同跟踪单：（见附表六） 7.1、合同履行办结以填写合同跟踪单形式进行管理，合同跟踪单包括合同履行期限、合同履行程度、资金支付情况、对方单位未完成履约的处罚情况和合同办结确认。 7.2、合同跟踪单从合同签订之日起，随合同履行事项，在每笔款项支付时，由合同承办人逐笔逐项填写清楚（每笔付款填写必须在发生的当日），直至合同办结。 7.3、合同办结由公司合同分管副总或总经理最终签字确认。 7.4、合同已到期而未履行完毕的，应在合同跟踪单中注明原因及保全、处理措施。 7.5、对方单位违约的，应严格按合同约定的违约责任进行处罚；如有特殊原因，应该由对方单位提出申请，各项目部（分公司）根据相关权限进行审批。 二、合同审批流程： 合同承办人填写申报表 项目工程部经理意见 工程管理部意见 工程分管副总经理或项目负责人意见 30万以内 30万及30万以上 单位总经理审定 单位总经理审批 企业管理部填写合同审批表 工程技术管理部业务审核 签约、用印 企业管理部法务审核 集团公司领导审批 签约、用印 工程合同30万以上须在合同签定7日前送集团职能部门审核，100万以上须在合同签定前10日送审，300万以上须在合同签定前15日送审。 合同的审批情况需各合同承办人及时跟踪。 三、工程合同签订： 1、合同盖章应在具备所有资料及签证手续后进行，严禁超越审批权限签约盖章，用印时除在合同文本相应处盖法人公章（或经备案的合同专用章），“法人代表”处加盖法人章，若签章人为代表人，须提供授权委托书，同时必须将合同与所有附件一起加盖骑缝章，以确保合同资料的真实、可靠性。 2、合同的订立必须采用书面形式，传真、电报、信函等书面文件可以作合同的补充。电子邮件必须有书面确认书。 3、合同一式陆份，对方签约单位留贰份，项目部存壹份，工程管理部存壹份，公司财务部存壹份，壹份上报集团职能部门备案。 四、工程合同管理： 1、所有合同、协议文本都必须采用打印稿。合同编号不能中断间隔，不能预留编号，不能与时间顺序不符。 2、公司工程管理部应于每月25日前将当月所有签订的合同报送集团公司企业管理部备案。 3、合同资料应依序排列归档，排列顺序一般为：合同跟踪单——合同审批表——合同申报表——工作请示单——商务考察表——商务洽谈记录——合同正本——合同附件——企业管理部修改件——合同履约中产生的相关材料——合同变更、解除、中止形成的书面材料。 4、各部门（项目、分公司）合同应建立完整、合理的借阅手续，合同原件原则上不准外借。 5、各单位应在每年年底根据合同跟踪单，填写合同履约评审表（见附