档案管理与知识管理相似性.docVIP

档案管理与知识管理相似性 　　[摘 要]档案管理的根本出路在于通过变革适应时代与环境变化的要求。知识管理作为知识经济时代的管理范式，能够为档案管理变革提供新的思维。从知识管理审视档案管理，可以促使档案管理很好地适应外部环境变化的要求，通过挖掘档案的知识价值，创造活动服务，以适应日益激烈的市场竞争要求；通过应用现代信息技术，以应对电子文件的冲击。 　　[关键词]档案管理；知识管理；相似性 　　 　　现代的知识管理可以为传统的档案管理创新拓展提供方向与动力，而传统的档案管理可以为现代的知识管理简单实现提供路径与基础。 　　一、档案管理与知识管理相近相通 　　（一）两者管理对象重叠 　　档案管理的对象是文件、档案，知识管理的对象是知识。知识分为显性知识和隐性知识。显性知识可以分为外源显性知识和内源显性知识。中国台湾学者杨舜仁说：“知识管理顾名思义：为知识者，才纳入管理，而―般能够纳入信息系统管理的知识，不外以电子型态或书面形态存在”，因而，“知识存在的形态与文件管理之形态相同”。可见，文件、档案是档案管理和知识管理共同的管理对象。档案管理与知识管理的密切联系主要源于这种管理对象的重叠。 　　（二）两者管理目的的相近 　　档案界一直将“便于社会各方面的利用”作为档案工作的根本目的和基本原则之一。为企业各项活动提供档案服务，满足用户的档案需求，是企业档案管理的根本目的，也是企业档案管理的出发点和落脚点，“它贯穿于企业档案工作的各个方面、各个环节，支配着企业档案管理过程的运转和发展。知识管理的最终目标是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，为此知识管理必须力图将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人，以便使他们能够做出最好的决策。 　　档案管理和知识管理都将为用户提供档案或知识服务，实现档案或知识的价值，作为其最终目的，正如德尔斯泰思教授所言：“文件管理的目标在许多方面都与知识管理非常相似――都是在需要的时候让人们能够得到所需的有关信息。这一共性意味着两者具有合作的基础。” 　　（三）两者管理流程类似 　　长期以来，我国档案界将传统档案管理业务划分为“六个环节”(或“八个环节”)：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、(编目与检索、编辑与研究)、统计和利用服务。实现文件、档案一体化管理、集成管理，还包括文件的制作或接收、传递、处理、归档等环节。知识管理的流程是知识的产生、收集、存储、加工、整理、评价、利用等。档案管理和知识管理的管理流程相当类似：都是对分散的管理对象(文件、档案或知识)，予以收集、存储，使之集中化；然后对其进行加工、整理，使之有序化；接着对其进行鉴定、评价，使之优化；最后将其提供利用，使之实现价值；而在利用过程中又会产生新的文件、档案或知识，需要对其进行收集、存储。 　　（四）两者管理技术相同 　　在数字化环境中，企业的文件、档案产生、流转于各种各样的信息系统。对于非数字化环境下产生的文件、档案，为了使其适应数字化环境的要求，也必须对其进行数字化处理。因此，现代企业档案管理的全部活动――文件、档案的制作或接收、传递、处理、归档、整理、鉴定、保管和提供利用等都依赖于现代信息技术。而知识管理更是信息技术迅速发展的产物，知识管理的实现离不开计算机技术、通讯技术和网络技术等的应用。档案管理和知识管理都需要应用的具体技术或工具包括：元数据、数据库、文本挖掘、搜索引擎、电子邮件、门户系统、信息代理、信息推送、信息安全技术等等。可见，档案管理与知识管理有着共同的技术支撑――现代信息技术。 　　二、档案管理与知识管理相差相异 　　从管理层面来看，档案管理主要是一项专业管理活动、一系列管理技术方法；而知识管理不仅是一项专业管理活动、一系列管理技术方法，还介于价值观念、管理模式、管理理念范畴。从管理深度来看，传统档案管理主要是对文件、档案实体(载体)的管理，而知识管理更重视对文件、档案内容(信息、知识)的管理。从管理范围来看，档案管理的对象限于文件、档案；而知识管理不仅要管理文件、档案这种内源显性知识，还要管理图书情报之类的外源显性知识以及员工大脑中的隐性知识。从管理侧重点来看，档案管理更侧重于确保文件、档案的完整性、真实性与可靠性，确保文件、档案的凭证性价值、长远价值与保存价值；知识管理则更关注文件、档案及其他类型知识的可用性，关注文件、档案及其他类型知识的情报性价值、现实价值与利用价值。从管理特点来看，档案管理更强调对文件、档案进行严格的规范化、制度化、程序化管理；知识管理则鼓励―种较为宽松、便于创新的管理体系。“文件管理关注自身的良好定义的政策和可审视的程序，而知识管理致力于以一个不受约束的组织的创造力和知识交易的方式，从而忽视组织传统。 　　由此可见，档案管理与知识管理具有鲜明的相似性，两者既相近