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完善人事档案管理工作思考 　　[摘 要] 人事档案是个人身份、学历、资质等方面的证据，是记载人生轨迹的重要依据，是我国人事管理制度的重要特色之一。但在许多基层单位的人事档案工作中，存在大量不同程度上的问题，需要解决。通过人事档案工作者的努力，不断探索、实践，解决存在的问题，改进人事档案工作，让其更好地为社会服务。 　　[关键词] 人事档案；档案管理；研究 　　人事档案里记录了个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况，能反映个人的工作表现、德才能绩，集中保存起来以备查考的个人历史记录，是国家机构和社会组织在对人员考核管理过程中形成的档案，是一种专门档案。人事档案对人力资源开发、人才预测等方面有非常重要的作用，在人才政策制定方面也有积极意义。我国人事档案通过档案工作者的能力，已经在人事档案管理和提供利用等方面，积累了宝贵的经验，取得了明显的成绩，使人事档案的作用在社会主义建设中得到相当大的发挥。但随着不断建立和完善的社会主义市场经济体制，传统的人事档案在许多方面都存在明显的不足和问题，因此要研究解决这些问题的方法和思路，使人事档案充分发挥在人力资源开发利用中的重要作用。 　　第一，人事档案材料内容质量不高，首先给人感觉千人一面，缺乏个性。人事档案应全面、详细地反映一个人的各方面情况，但实际是许多材料内容空洞、多形式主义、尽是套话，能反映个人当前情况、技术专长、业务能力、道德品质的很少。造成的原因有收集的对象范围太窄，只注重领导人和高层干部的材料收集，忽略了收集普通干部职工的资料；对人事档案材料的后续补充不及时，人和事每天各方面的情况都在发生变化，人事档案必须把变化、增加的新内容、新材料、新信息及时补充进去，有利于人才选拔，做到人尽其才。其次是鉴定审查工作把关不严，档案内容失真。有些人为谋私利，篡改档案内容，人为造假，使人事档案的真实性无从保证。造成这种情况的发生，是由于档案管理人员职业道德水平不高、政治思想觉悟低下，以及管理制度不健全。再次是人事档案整理不按要求做，整理不规范，给档案利用带来了诸多不便。最后是观念上重政治轻业务，在人事档案里反映个人政治思想方面的多，反映个人业务能力的材料相对很少，不能全面地反映一个人的基本情况。 　　第二，人档分离现象日趋严重，“无头档案”增多。随着频繁的人才流动，人档分离也日趋增多，出现了大量的查不到当事人下落的人事档案，即“无头档案”，这种档案的出现是由于：人员主管机关变动与档案的流动未同步进行；人事档案转递工作不准确；人事档案的收进转出登记制度不严，不定期进行检查、核对；人事档案的占有权造成人档分离，许多单位人为地限制人才流动，管死了人事档案，影响人才合理流动，致使人档脱节。 　　第三，人事档案管理体制不能适应新形势的变化，人事档案管理体制在我国人事制度改革的深入和社会主义市场经济的建立的情况下，表现出了明显的不适应。 　　一是人事档案管理体制上实行分散的多部门管理，这与市场经济体制下的人事政策制度不太适应。在市场经济下，人事档案不必要分散于各部门管理，而是要相对集中，选派少而精的人来管理。人事档案要集中保存，避免分散于各部门造成的损毁、丢失。人事档案分散管理易造成职责不清、互相推诱，不利于档案的查找。 　　二是管理体系上仍按传统的三大类管理，已不能适应现今的人事制度改革，三大类是干部档案、工人档案以及学生档案，而干部档案的使用面过宽，过去，在各种部门、单位不论工种，普遍使用“干部”一词，在我国人事制度改革后，干部的概念发生了变化，这些人的档案不能再按干部档案的管理体系来管理。企业里的干部档案与工人档案不应分开管理，应统一归企业的人事档案管理。传统的人事档案管理体系过于单一，除干部档案外，其他类人事档案体系不健全，对人员的选拔和任用不利。 　　三是档案随人走的管理方法，与市场经济下对人事档案的需求不适应。档随人走导致的人事档案被篡改、损毁、丢失的现象屡见不鲜，所以要健全人事档案管理制度，杜绝档案随人走出现的不良后果。 　　四是实行封闭式的人事档案模式，已不能适应人才信息相互交流的需求，一定程度上妨碍了人才的自由流动，就不能优化配置人力资源。人事档案管理还要与时俱进，采用先进的管理手段，实现现代化、数字化管理。 　　根据以上的问题，结合人事档案管理的实际水平，对档案的内容、管理方法和制度进行改革与完善。 　　（1）人事档案材料的质量要得到保证，首先要提高各级领导的档案意识，了解人事档案的重要性，搞好人事档案工作。（2）人事档案工作人员的业务素质要得到提高，档案工作者在科学技术得到广泛应用的情况下，要加强学习科学文化知识，更新知识结构，努力提高政治、科学、业务、职业道德等各方面的素养，更新观念、锐意创新，主动提供准确、全面的人事档案，爱岗敬业，为人事管理工作服务