现代技术介入档案管理思考.docVIP

现代技术介入档案管理思考 　　摘要： 本文作者结合多年的档案管理经验，就高职院校仪器设备档案管理工作存在的不足进行了分析，并对现代技术介入档案管理工作并提高工作效率提出一些有益的思考。 　　Abstract： Combined with years of experience in file management， the authors analyzes the shortcomings of instrument equipment archives management of higher vocational colleges， and puts forward useful thinking on the application of modern technology in file management to improve the efficiency. 　　关键词： 现代技术；档案管理；思考 　　Key words： modern technology；records management；thinking 　　中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）07-0204-02 　　0 引言 　　随着计算机网络技术的普及和广泛应用，计算机技术为档案资料的科学化管理和有效开发利用创造了前所未有的契机，20世纪50年代末，美国档案部门最早开始尝试应用计算机技术管理档案，我国在20??纪80年代开始逐渐步入档案管理现代化时期，档案管理工作的电子化已经成为人们的共识，档案管理工作者可以充分借助这一辅助工具将档案管理工作的质量、效率提高到更高的层次。 　　高职院校的档案管理包含有：教学档案管理、人事档案管理、后勤档案管理、仪器设备档案管理等等。由于高等职业教育以培养生产、建设、服务、管理第一线的高端技能型专门人才为主要任务，因此，实践教学条件的建设对培养高端技能型人才起到至关重要的作用，而实训基地的建设离不开教学仪器设备的投入，教学实训仪器设备是高职院校办学条件的基础之一，对培养学生的实践动手能力和水平相当重要，对提高教学质量具有重要的意义，建立好教学实训设备的档案管理具有非常的重要意义，本文主要研讨现代技术在仪器设备档案管理中的内容。 　　1 高职院校仪器设备档案管理的现状 　　结合在物质管理部门多年的工作经验，笔者认为目前在仪器的档案管理方面存在以下几方面的不足之处： 　　1.1 对仪器设备档案管理的重视程度不够 部分高校对仪器设备档案重视度不够，原因有两个方面：一是认为仪器设备档案是一项辅助性工作，不能为学校创造直接经济效益，因此在思想上不够重视；另一方面是由于本身对档案管理意识的淡薄，致使对仪器设备档案认识不足。因此，在仪器设备档案工作中出现以下情况：配备的档案管理人员综合业务素质不高、办公设备配置低且不齐全、管理制度不完善等。 　　1.2 仪器设备档案内容不够完整 由于高职院校各专业系部所需的仪器设备各不相同，功能各有千秋，往往在选购、保管等方面出现相应的档案资料出现在不同的部门，档案资料的管理不能做到统一，各部门各自为政，在资料的格式、内容、规范性等方面会出现较大的差异，容易造成仪器设备档案内容不够完整，甚至造成材料的不全，以至缺失。 　　1.3 缺少高素质的仪器设备档案管理人员 由于职业院校所具有的特殊性，各高职在实训方面都加大投入，不断增加仪器设备，同时各职业院校也在扩展与国外的联系，大量引进进口设备，使得仪器设备从数量、种类、形式和质量等方面与过去都有了相当大的不同，这对设备档案的管理和利用都提出了更高的要求。但是，在实际工作中，相当多的高职院校的仪器设备管理人员并非科班出身，在业务能力、业务知识方面存在一定的不足，缺少专业档案管理的培训，现代管理水平较低，至使档案管理工作的质量不高，影响了档案资料的利用。 　　1.4 档案管理的手段还相对落后、利用率低 虽然现代技术的应用已在各高校逐渐开展，但是由于观念上的认识还不够到位，这也就造成许多档案的管理工作还停留在相对初级的管理水平上；同时，由于一些高职院校的仪器设备部门的管理人员还不能很好地掌握或利用现代管理手段，尤其是现代计算机的信息管理手段，缺少网络方面的使用，更多还是限于手工操作和纸质材料，在一些高校也只是利用电子表格进行相关档案资料的管理，致使档案管理的手段相对落后、利用率低。 　　2 计算机在档案管理中的作用 　　2.1 对档案目录资料信息的管理 利用计算机来进行仪器设备的编目和检索，要及时将已采购到位的仪器设备的种类相关信息录入计算机，做好归类、编目等工作和，同时加以整理、分析、分类等，这样便于对仪器设备的及时监控，也有利于对档案信息进行检索。 　　2.2 对档案资料的统一管