关于档案管理与知识管理关系研究.docVIP

关于档案管理与知识管理关系研究 　　摘要：我国经济体制的改革不断深化的同时，知识经济在其中所占的比重也越来越大，企业的单干管理模式也发生了根本性的变化。从知识管理审视档案管理，既可以促使档案管理很好地适应外部环境变化的要求，也可以通过挖掘档案的知识价值，创造活动服务，适应日益激烈的市场竞争要求。 　　关键词：档案管理；知识管理；关系 　　1、知识管理提升档案管理 　　1.1知识管理可以拓展档案管理的领域。传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别，将文件、图书情报等排除在管理职责之外，从而极大地限制了自身活动的范围。传统的企业档案管理拘泥于历史记录的保管，而不是为现实工作服务，脱离于企业价值创造过程之外，从而极大地限制了自身发挥作用的领域。知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动中创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。这样，档案管理就被融入一个更广阔的活动领域，而与组织的发展战略、业务活动直接相结合，成为企业日常工作中必不可少的组成部分。 　　知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。这样， 档案管理就被融入一个更广阔的活动领域，而与组织的发展战略、业务活动直接相结合，成为企业日常工作中必不可少的组成部分。 　　1.2知识管理可以提升档案管理的价值。传统的企业档案管理重保管轻利用，通过查卷、借阅、复印等落后的手段，被动地提供简单、浅层的档案服务，不能充分地满足用户对信息、知识的需求，不能有效地为企业各项生产、经营、管理活动服务。知识管理强调借助先进的信息技术，最终实现知识的价值，提升企业的核心竞争力。档案管理现代化通常指三方面的含义：一是在档案管理中运用现代化的技术和手段；二是档案管理人员掌握了现代科学知识；三是建立起现代化和科学的档案管理机制。计算机时代下，计算机技术已经运用到档案管理之中，使得档案管理具备了硬软件基础，如打印机、扫描仪、数码相机、计算机等硬件设备被应用到档案管理部门，而在查询、利用、存储等一系列的应用中，都建立了软件支持，如联机数据库、网上信息咨询平台等，这就为现代档案管理智能化提供了有效支持。[1]档案工作中的人性化管理是指在档案管理过程中，在充分尊重人、信任人、爱护人的基础上实现的以人为本的管理理念。具体体现在三个方面：其一、档案工作人员的人性化管理，包括档案工作人员的专业素质、服务质量、工作环境、奖惩制度等；其二，档案基础工作建设；其三，档案工作环境的改善。[2] 　　2、档案管理促进知识管理 　　2.1档案管理有助于沉淀、积累知识。隐性知识占企业知识资源的大部分，而且具有相当重要的价值。但是，隐性知识存储于企业员工个人的大脑之中，难于管理。根据野中郁次郎和竹内弘高的SCEI模型，对于隐性知识的管理有两种途径：一是从隐性知识到隐性知识的“社会化”（socialization）；二是从隐性知识到显性知识的“外部化”（externalization）。但是，隐性知识“社会化”之后还是隐性知识，仍处于难于管理的状况，而且当员工流动率较大时，组织的隐性知识资源就易于流失。因此，一些学者质疑“社会化”的真实有效性和普遍适用性。学者贝克曼就认为，“隐性知识只有通过外部化、文件化转化为组织的能力才能对组织产生价值”。至于“外部化”，就是我们通常所说的隐性知识显性化，即通过记录将隐性知识“物化”于文件、档案之中。档案管理强调企业在各项活动过程中产生必要的文件，客观地记录企业各项活动的全部过程和结果，防止组织记忆的丢失。员工在工作中会自然地运用其隐性知识来认识问题、解决问题，对员工工作过程和结果进行客观的记录，形成文件，就可以将其隐性知识部分“物化”于文件之中。这些文件被归档保存下来，就实现了组织知识的沉淀。 　　2.2档案管理有助于传播、交流知识。信息和知识的传播、交流主要有两种途径：一是语言，二是书面。语言交流包括面对面的口头交流、会议交流和电话交流。书面交流主要是指以文件为载体或工具的交流。语言交流的优点是简洁、随意，便于及时对某一问题进行深入探讨，易于激发知识创新。语言交流的缺点在于：第一，受到时间、空间的限制，信息、知识传播的范围较小；第二，信息几经传递以后，容易发生损耗或失真，难以保证信息的真实性；第三，语言交流过程中，时常不会生成相应的书面记录，从而不利于组织记忆的留存、知识的沉淀，已故美国著名档案学家谢伦伯格曾经批评电话是“掠夺历史的大