部门行文培训讲义.pptVIP

质量安全管理部 内部培训讲座 引言 　为提升部门整体形象，体现管理有章法，部门行文，建议相对固定地规范格式。不要一人出一种格式。如果部长请你做个策划、向领导写个请示、替领导拟个发言稿、起草公函、起草规章制度、发个通知、以及会议纪要，等。应做到从格式到内容均有一定之规。 一、部门职责 １　贯标管理：质量环境职业健康安全体系建立与 　　　　　　　运行管理（规章制度建立与监督）　　　　　　　　　　　　　　　 ２　技术管理：业务建设、资质管理、评优报优、 　　　　　　　事故应急与处理 ３　安全管理：责任制、流程的建立与监督检查 ４　质量安全培训： ５　其他：项目管理软件系统、质量与安全考核 二、部门行文 1 部门行文种类 ——报告、请示 ——通知、通报 ——工作策划 　 ——会议纪要 ——函件（公函、便函、E_mail等） ——规章制度 2 部门行文格式与结构 报告、请示 ——体系运行报告 编写目的：向领导和员工通报三体系运行状况。使之明确下一步重点。 报告内容：主要报告整体推进程度、存在问题和下一步要做的工作。 编写建议：简明扼要、不写过于刺激性文字、侧重点不要偏，站位要高，不要写成部门季度总结。更不要写成事无俱细流水帐式的工作汇报。 报告、请示 ——内审报告、管理评审报告 　　贯标多年形成较成熟框架 需要不断完善发展创新。 内审报告：以管理者代表名义。基本内容为三部分：１.内审过程与结果的小结，２.内审发现的主要问题，3.今后应做的改进。 管理评审报告：以最高管理者名义。内容为二部分：1.提交管理评审的问题及对应措施,2.有关责任部门及完成时间表。 报告、请示 ——事故调查报告 原则与前期功课： 必须实事求是、不徇私情、秉公而断。 必须在完成三方联合调查的基础上撰写。 目的与内容： 由于主要是写给领导的报告（出于公司形象考虑，有的内容可写，但不便公布），故在客观如实汇报经过后，应亮明本部门的意见，意见包括责任认定和处理建议。 报告、请示 ——事故调查报告（续） 格式：抬头应写主送领导，落款应有本部门 全称、第一管理者签署和日期。 结构：报告应分为三部分： 1.事故经过 2.责任认定 3.处理建议 4.引以为戒的措施建议 报告、请示 ——年度资质报告 目的:主要是向主管领导汇报资质现状与发展。提出资质存在问题及部门建议． 前期功课：了解掌握国家有关资质管理政策走向，摸清存在问题的原因，商定解决方案。 内容：１．资质现状，２．存在问题，３．解决方案的建议。 报告、请示 ——规范送审、报批报告 　　　国家标准编制分四阶段工作：工作大纲、征求意见稿、送审稿、报批稿。至少开三次会议：大纲审查会、征求意见稿审查会、送审稿审查会。意见分歧较大时，可能将召开报批稿审定会，如余热发电规范。每次会议专家代表应达到法定人数９人，会议方有效（注意：专家人数不含参编单位人员）。 报告、请示 ——规范送审、报批报告 只有送审阶段和报批阶段才编写报告。 送审报告内容：制订标准任务的来源、制订标准过程中所作的主要工作、标准中重点内容确定的依据及其成熟程度、与国外相关标准水平的对比、标准实施后的经济效益和社会效益以及对标准的初步总评价、标准中尚存在的主要问题和今后需要进行的主要工作等。 报告、请示 ——规范送审、报批报告 报批报告内容：在送审报告的基础上，增加送审稿审查会议的情况汇报及新的意见处理情况即可。 关于标准编制，内容比较多，如有机会另找时间做针对性专题讲解。 报告、请示 ——关于…的请示 抬头：向哪位领导请示，应注明职务。 内容：应简明扼要，包括2部分：请示事项、背景（理由）说明。 落款：应有部门领导签署、日期。 格式：举例 通知、通报 ——院网滚动通知 登录-综合信息-公告板-公告发布 公告标题：关于…的通知（） 通知标题要求：目的明了，须少于50字 通知内容要求:简明扼要，忌字数太多。如内容必要，则以附件形式。但不建议把通知写得太长。 通知、通报 ——通报 事故处理通报，一般以院文发布。格式按院文要求（公司办公室负责）。 事故处理通报的撰写 1）应在完成调查程序后再写 2）内容宜分为四部分：事故简介、责任认定、处理处罚、引以为戒。 工作策划 目的与前期功课 根据策划的工作内容，调研收集有关资料，作为策划的输入。必要时求助于外部门、单位。做到下笔前心中有数。 内容 根据工作的重要程度规模大小，所策划的内容有所不同，以2009年度贯标工作策划为例： 工作策划 一、指导思想 二、策划输入 三、体系内外部环境变化分析 四、管理体系运行现状分析 2009年院公司管理体系建设总体思路 六、2009年院公司体系运行工作总