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Excel数据自动生成与Word邮件合并功能在档案管理中应用 　　摘要:第一部分介绍了Excel数据自动生成技术。选种数据自动化呈现的方式为快捷查询和浏览信息提供了极大的方便,特别是电子照片自动生成,填补了现有很多文献的某些不足。第二介绍了Word邮件合并功能,可以在同一文档中一次性生成数据、照片、文档等。 　　关键词:Excel;Vlookup;Match;Indirect;自动生成;Word邮件合并;一次生成 　　中图分类号:TP317 　　文献标识码:A 　　文章编号:1002-2422(2010)06-0112-02 　　 　　使用Excel的数据自动生成技术可以一目了然且方便快捷地查阅所需要的信息,即只要在某个单元格内输入一查询关键字,其它数据就会立即自动呈现出来,由于这种技术的实现是借助于Excel的函数和公式,所以可以尽情在工作表上设计查阅界面,使之更符合工作实际。另外,在日常的工作过程中,可能常需要填写并批量打印各种各样的具有规律格式的资料,如信封、请柬、获奖证书、通知单等。这些资料的格式都相同,只是具体的数据有所不同,一份一份编辑打印,即使每份资料只修改个别数据,操作也是十分繁琐的,若是这些资料有成百上千份,则工作的强度和工作量可想而知。因此为了减少不必要的重复工作,提高工作效率,可以使用Word中的邮件合并功能来与Excel交换数据,从而轻松实现一次生成、批量打印的目的。 　　以学生档案处理系统为例,介绍两个主要工作成果,示范效果如图1所示,希望能为教师和学校管理者日常工作提供帮助和借鉴。 　　 　　1　准备数据源 　　 　　先在Excel中建立“基本信息”的工作表,这张表不仅是“学生档案处理系统”的数据来源,也是Word邮件合并功能的前提。数据源包含了数据赖以自动生成的变化信息,也包括了Word邮件合并中在各个合并文档中各不相同的数据,如毕业证书里的身份证号、姓名、性别等字段。在“基本信息”工作表中(本文假定输入50名学生信息),根据“学生档案”工作表中的界面(见图1),从A列到O列依次建立身份证号、姓名、性别、专业班级、英语、计算机、联系方式、民族、政治面貌、家庭住址、邮编、宅电、照片、学习经历、奖惩记录等字段(其中照片放置在M列1,然后依次输入学生以上各字段的信息。把“基本信息”工作表作为Excel工作簿的第一张工作表。 　　 　　 　　2　Excel数据自动生成 　　 　　2.1　数据的自动生成 　　首先,在“姓名”后的F2单元格输入函数=IF(ISER-ROR(VLOOKUP(B2,基本信息!A2:051,2,FALSE)),“查无此人”,VLOOKUP(B2,基本信息!A2:051,2,FALSE))”。意思是从“基本信息”工作表A2:F51区域的第一列中精确查找有没有在B2单元格输入的身份证号,若有,则输出该区域第2列中与该身份证号对应的“姓名”数据,若没有,则输出“查无此人”。 　　然后在H2单元格输入“=IF(VLOOKUP(B2,基本信息!A2:051,3,FALSE)=”“,”“,VL00KUP(B2,基本信息!A2:051,3,FALSE))”,意思是:如果公式VL00KUP(B2,基本信息!A2:051,3,FALSE)返回值是空(“”),则显示“空”(”“),即什么也不输出,反之显示公式的返回结果。这里用If语句很有必要,否则系统有可能在空栏自动出现0。 　　接下来在B3、F3、H3、B4、F4、H4、B5、F5、H5这些单元格中输入H2单元格中的公式,并把其中的数字“3”分别修改为其对应的列数,如B3对应4,F4对应8等。 　　 　　2.2　照片的自动生成 　　根据选取的身份证号,定位在“基本信息”工作表中的该学生的照片单元格。执行“插入→名称→定义”,在“当前工作簿中的名称”栏输入“abc”(名称可随意指定),在“引用位置”栏输入=INDIRECT(“基本信息!M“MATCH(学生档案!$B$2,基本信息!$A:$A,0)”。如图2所示。 　　 　　MATCH(学生档案!$B$2,基本信息!$A:$A,0)的意思是:在“基本信息”数据区域的A列中寻找在B2单元格输入的身份证号的第一个数值的位置,然后输出该身份证号所在的行数;由于用连接的是一个字符串,而不是一个有效的引用,所以最后再用INDIRECT函数引用“基本信息”工作表M列对应行数的值,这个对应行数就是刚才MATCH函数输出的结果,例如输出2,则就是引用“基本信息”工作表M2的值。接着依次执行“视图→工具栏→自定义→工具”,在右边的列表中找到小照相机图形,点鼠标左键不松,把该按钮拖动到工具栏中。然后选取“学生档案”工作表的任一个单元格,点击一下工具栏中的小照相机图形,这