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OA系统在县级气象部门办公中应用 　　摘 要：赤水市气象局建立了OA办公系统，是为办公信息上?飨麓铩⑿畔⒉杉?汇总等需求提供的电子政务办公管理系统，可以将市委、市政府、省局、市局各股室的文件进行手动录入，实现公文、通知、公告、请示的上传下达，形成一个涵盖数据采集、信息保存、信息处理、传输控制的信息系统，最终实现赤水市气象局日常办公管理的规范化、标准化、科学化。 　　关键词：OA系统；基层气象部门；规范化 　　中图分类号：S716.1 文献标志码：A 文章编号：2095-2945（2017）33-0129-02 　　1 概述 　　随着计算机和网络技术的快速发展，办公室信息化及自动化的步伐也日益加快。赤水市气象局作为基层气象部门需接受上级气象部门、地方政府、其他相关单位的邮件，其办公室的工作繁琐、处理邮件工作量不断增大，在日常工作中要努力加强电子政务建设。为大力推行公文处理管理发展模式，建立科学有效的运行管理机制，进一步规范公文处理管理工作，在气象业务体制改革的新形势下，有必要通过“OA办公系统”以实现公文处理零积压，推进公文处理管理工作科学、稳定发展，实现系统多人异地共同完成一件工作，从而实现无纸化、移动办公。 　　2 OA系统 　　结合基层气象部门的实际需要，在充分考虑管理部门工作人员和业务人员的不同需求后，设计了OA系统，包括五个模块，分别为：公文收文、公文发文、人员管理、事务公开、基础信息。 　　2.1 公文收文 　　收文管理的功能主要是以电子文档的形式处理和记录上级公文、平级来文、内部公文等。主要的处理过程有：收文登记、拟办意见、办公室主任意见、副局长意见、局长意见、分发股室承办、传阅、送交归档等功能。管理人员可以通过“收文查询操作”对收文处理全过程进行跟踪与监督。对办理完毕的收文系统还提供全文检索、条件检索、统计等功能。 　　收文管理是公文到达后，收文登记人选择公文类别，登记编号，送交相关人员进行拟办，根据公文类别的设定流程，送相关人员进行处理，承办，传阅等，也可以自定义下一步处理流程。并且在流转过程中，只有待办人员才有权打开办理，其他人不能打开。最后由公文管理员对公文进行归档。归档时，可采用自动归档。 　　由气象局办公室文秘对政府发过来的公文进行收件处理。政府文件分为办件，阅件两种。办件需要进行批复，阅件只需要查询。公文收文要按照各种类别的公文分别进行接收。即是每一种公文的处理流程不同。每一种公文都有单独的处理签，流程步骤，正文版式。公文收文拟稿要从选择一种公文处理签开始。每一种公文的处理签，流程步骤需要预先定义到系统中。后期也可以添加新的公文类型。 　　公文收文被办公室文秘拟稿后，根据该种公文的处理流程开始流转审批。本级审批后，可以选择下一步的审批人。也可以由系统自动选定下一步审批人。如果选择拒绝，那么审批流程将会被中止。进过层层审批后，文档最终进入到归档状态。 　　在公文收文的过程中，主要是通过逐级审批把公文的流转向前推动。同时公文在流转过程中也存在传阅的流程。传阅即时是把该公文传递给指定某些人进行查看。 　　2.2 公文发文 　　发文管理的功能主要是处理内部制定的或外来文件转发的公文。发文管理是一个单位对具有约束能力文件形成过程的一种管理。如执行发文拟稿、核稿、会审、会签、签发、文书打印、批阅流转、归档等管理工作。文件送阅和批复完全在计算机网络上完成，所有的工作流程可以由用户自定义，所有的送交批阅痕迹，修改痕迹，操作时间和操作人都被详细保留。同时，对发文系统还提供全文检索、条件检索等功能。 　　发文管理是拟稿人根据需要选择行文列别（行文用签，处理流程，正文模板）起草公文，根据行文类别的流程设定，送交相关人员进行审核，复核，会签，签发，校对等工作，然后由办公室进行发文登记，编号，套头，盖章后进行文件的发放（分发，下发，办结）等工作。最后由公文管理员对办结公文进行归档。 　　2.3 人员管理 　　2.3.1 请销假记录管理 　　气象局职工登录OA后，可以在请假管理中申请请假。申请从开始时间到结束时间，某种类型的假。请假申请被管理员（一般是办公室人员）批准后，该请假条开始执行。请假期满或规定的假期满后该职工通过OA平台销假，销假申请结束后，整个请假流程完成。考虑到通用性，也可以由管理员自行录入某人的请假和销假过程。局长可以查看全局的请假统计。比如某人全年一共请了多少假，每个月请了多少假，分别在哪些天。 　　2.3.2 出差记录管理 　　出差记录管理是由气象局职工在OA中填报出差申请单，由管理员进行批准后，出差开始执行。出差返回后，该职工应在OA中对出差申请单进行返回登记，管理员批准后，出差完成。考虑到通用性，也可以由管理员自行录入某人的出差申请和返回登记过程。局长可以查看全