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Excel在现刊排架中应用研究 　　[摘要]期刊排架是期刊科学管理的重要环节。介绍Excel程序应用于现刊排架的具体实施步骤和对期刊管理带来的益处。 　　[关键词]Excel 现刊 排架 应用 　　中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1671-7597(2008)0710037－02 　　期刊排架是期刊科学管理的重要环节，如何借助计算机新技术，科学地管理期刊是当今期刊管理的一个重要课题。下面就如何使用Excel程序对现刊进行科学、简捷、实用的排架谈一谈自己的研究。 　　 　　一、Excel 应用于现刊排架的实施步骤 　　 　　 　　我院于2007年征订了7个语种的747种中外文期刊，分放在816个架位上。下面以此为例介绍Excel 应用于现刊排架的具体操作方法与步骤。 　　1.打开Microsoft Excel程序，建立工作薄，在sheet1工作表第一行A1～G1单元格内依次输入架位号、分类号、期刊名称、备注、刊期、订购单位和邮发代号。 　　 　　2.采用复制粘贴的方法，将该年度征订单中所有期刊的名称、刊期、订购单位和邮发代号等数据导入C、E、F、G列的相应单元格内。 　　3.对每种期刊进行分类，将中图法分类号依次输入B列的相应单元格内。对期刊的分类，一方面要注意其学科类别利于检索，另一方面要考虑简捷实用利于管理。因而采取粗分类法，至一、二级类目即可。但某类期刊非常多就必须细分，如文学类期刊和教育类期刊。 　　4.对比较厚重的、幅面尺寸大的或出版周期短的期刊，进行特殊安排，按照全年总期数多给些架位号，做到一刊多位。采取插入行→复制行→粘贴行的步骤将一刊多位期刊的数据填入工作表中，然后将对应期数或季度输入D列的相应单元格内。见表1的《教育与职业》，表2的《北京周报》等杂志。 　　5.对期刊名称、中图法分类号这两项进行整理排列，单击[数据]→[排序]命令，在[主要关键字]中选择[分类号]，在[次要关键字]中选择[期刊名称]，并且均选右侧的[递增]，如此操作后，Excel系统就自动排列出一个数据表，其排列顺序是按照中图分类法由A～Z，22个大类的起始顺序；若分类号相同，则排列顺序按刊名的汉语拼音字母升序排列。 　　6.在A列的单元格内依次输入架位号，Excel系统会自动填充数字001、002、003……816，免除了一一输入架位号的麻烦。 　　7.将sheet1工作表的全部内容复制粘贴到sheet2、sheet3和sheet4工作表备用。 　　8.在sheet1工作表中的各个相同分类号的前面分别插入一行，合并An~Gn单元格，输入相应的中图法分类号和一至三级类目名称，并设置合适的字体字号。保存该文件，将sheet1工作表命名为“2007年现刊排架表----按中图法分类号?刊名升序排列”。排列结果的一部分如表1所示。期刊管理人员和读者可用此表快速查找到中图分类法A～Z不同类别的所有期刊。 　　9.在sheet2工作表中，通过剪切和粘贴方法将A、B、C列调整顺序，使A列为期刊名称，B列为架位号，C列为分类号。将全部期刊按照A列期刊名称的汉语拼音字母顺序自动进行升序排列。保存该文件，将sheet2工作表命名为“2007年现刊排架表----按刊名升序排列”。排列结果的一部分如表2所示。用此表，期刊管理人员和读者可在知道刊名的情况下快速查到所需期刊的架位号等相关信息。 　　10.在sheet3工作表中，通过剪切和粘贴方法到将A、B、G列调整顺序，使A列为邮发代号，B列为期刊名称，C列为架位号。将全部期刊按照A列邮发代号自动进行升序排列。保存该文件，将sheet3工作表命名为“2007年现刊排架表----按邮发代号升序排列”。排列结果的一部分如表3所示。用此表，期刊管理人员和读者可在知道邮发代号的情况下快速查到所需期刊的架位号等相关信息。 　　11.在sheet4工作表中，通过剪切和粘贴方法将A、B、C列调整顺序，使A列为期刊名称，B列为架位号，C列为分类号。在B列后面依次插入12列，合并C1～N1单元格，输入到馆签到表。当期刊到馆后，将期数填写在与期刊名称相对应的签到单元格内，做好登记工作。保存该文件，将sheet4工作表命名为“2007年现刊签到表----按刊名升序排列”。期刊签到表的一部分如表4所示。用此表，期刊管理人员和读者可及时了解到所需期刊的到馆情况等相关信息。 　　 　　二、Excel 应用于现刊排架对期刊管理的益处 　　 　　（一）方便读者利用，利于工作人员管理 　　图书馆的馆藏期刊文献是以读者利用为目的的。任何一种排架方法，即使再简单，再节省空间，再减少劳动强度，但如果不利于读者利用，也是不可取的。多数读者习惯上是根据期刊名称查阅文献，而对分类规则模糊。考虑到目前