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企业型号文件材料成套性的信息化管控研究 　　摘 要：目前在企业中的使用的各系统之间存在着相对独立，各自为阵等现象。这给传统的档案工作理论、技术、方法带来了严峻的挑战。如何整合各业务系统的信息资源，建立新的电子文件归档流程和管理模式，实现跨专业、多类别、多形式的档案数据的链接组合，消除信息孤岛，使无序信息有序化、繁杂信息专业化、分散信息集中化，形成一套完整、准确、系统并能反映该型号研制全过程的型号专题档案，提升企业档案管理水平和服务效率是目前亟待研究和解决的问题。本文针对这些问题提出了自己的建议。 　　关键词：型号文件材料 归档 信息孤岛 　　1 前言 　　作为企业在型号研制过程中形成的各种文件材料是企业科研、生产、经营的真实记录。型号研制档案在档案保全证据、追踪产品质量、完整反映研制历程、形成产品核心竞争力和复原生产能力等方面具有不可替代的作用。建立新的以型号研制为核心的全过程型号档案管理显得尤为重要。 　　2 企业型号文件材料管控现状 　　目前大部分企业虽然都在进行数字档案馆建设，但对业务流程的变革都处于探索阶段，对电子文件材料的归档模式和要求也不尽相同，对信息化条件下型号文件材料的归档要求、归档范围、保管期限还处在分析研究阶段，如何正确界定型号文件材料的归档范围，准确划定档案保管期限，使型号研制过程中所形成的大量庞杂的文件材料的归档有章可循，有据可依，同时也为数据的安全、归档电子文件 的完整、准确、系统提供保障，是当前各企业厂所共同面临的难题。 　　3 创新思路、转变观念、提升平台，实现型号文件材料成套性的信息化管控 　　3.1 创新管理思路，构建型号研制文件管理体系 　　对型号文件材料的成套性进行管控，首先要由一套科学、规范的型号文件管理制度。 　　3.1.1 研究型号研制文件材料形成特征，完善归档范围 　　明确将新载体、新技术的文件材料纳入归档范围。随着产品数据管理系统在企业的引进和推广，其产生的三维数模应运而生，三维数模所包涵的信息元素比二维图形更丰富、更具体，可以立体直观的展示物品，只是三维数模无法转换成二维图形，只能以电子版的形式存在。我们应该在新的制度中明确将三维数模纳入归档范围，并积极对其归档和归档后的利用模式进行研究。 　　将新管理要求贯彻的文件材料纳入归档范围。随着制造技术的不断发展与进步，国家对型号研制产品的性能要求也在不断地提高，型号研制产品性能在原来必须满足可靠性、维修性、测试性、保障性、安全性的“五性”要求的基础上又增加了必须满足环境适应性的要求。将环境性等文件纳入归档范围。 　　将原有归档范围细化的文件材料纳入归档范围。由于产品的多样性和研制方法、管理方式的千差万别，国家及行业对型号研制文件的管理制度均为原则性、框架性的文件。我们应将原有的软件文件、目录文件、试验文件、技术报告等归档范围分别进行细化。 　　3.1.2 对型号研制工作业务流程进行研究，进一步明确归档责任 　　型号研制工作业务流程复杂、节点多，参与部门和人员多，牵扯面广，造成了文件材料形成口径更多，归档难度大。对型号研制工作业务流程，对型号研制文件材料在各研制阶段的形成过程、形成节点、形成渠道进行研究与分析，明确各阶段各部门的归档责任，并纳入绩效考核，以保证型号文件材料收集的齐全性。 　　3.1.3 对型号研制业务系统数据特征进行分析、研究，明确归档格式 　　随着信息根据的普遍推广使用，各种业务系统层出不穷，且各系统间由于业务模式的不同等原因，相对独立，各自为政，且各业务系统产生和运行的数据结构、数据格式各不相同。对各业务系统形成的数据结构、格式进行梳理，并对数据格式的统一转化进行可行性分析，明确归档格式，以保证归档型号文件材料的规范性。 　　3.2 更新管理理念，创建业务系统文件归档管理新模式 　　对传统的档案业务流程进行梳理，深入分析电子文件在每个传统处理环节所发生的变化、所起的作用，再结合电子文件及各业务系统的特点，分别设计归档方案，对业务系统进行归档流程的改造。 　　3.2.1 引入“前端控制”思想，完善业务系统归档流程和归档审核界面 　　前期虽然部分业务系统已实现文件的在线归档，但归档流程是参照传统纸质的归档流程进行设计的，有很多的被动和不合理性。如：文件在业务流程结束后有业务办理人员直接将文件归档至档案管理系统，档案人员在档案管理系统中对归档文件进行归档审核。由于归档是数据有业务系统传递给档案系统的单项数据交换，档案管理员在档案系统中进行归档审核时发现问题，无法将文件退回业务系统中相关人员进行归档信息的完善。针对这种情况我们需要适应业务系统流程审批的新形势，进行前端控制，从传统的” 事后监督”转变为“事前控制”，在各业务系统中增加归档审核环节，归档审核工作在业务系统中进行，这样