关于构建高校档案信息中心思考.docVIP

关于构建高校档案信息中心思考 　　摘 要：高校档案是一种特殊的信息资源，构建高校档案信息中心是时代发展的需要，也是高等教育发展的需要，是新时期高校档案服务社会，充分发挥其社会效益的最佳途径。高校档案馆（室）要充分发挥档案信息资源的社会效益，就必须进行档案工作管理体制、服务方式的改革，充分利用已有的人力、物力资源，拓宽服务渠道。 　　关键词：高校档案；信息资源；信息中心；创新；模式 　　 　　高校档案既是一种丰富的文化知识载体，又是一种特殊的信息资源。它将必然成为大众化、社会化的知识源泉，成为服务社会，推动社会进步的重要力量。怎样创新高校档案工作的管理体制、服务方式，充分发挥高校档案信息资源的作用呢？我们认为，构建高校档案信息中心是新时期高校档案服务社会，充分发挥其社会效益的最佳途径。 　　 　　一、构建高校档案信息中心，是时代与高等教育发展的需要 　　 　　1. 时代发展的需要。21世纪知识经济时代，信息同科技、教育、文化一样将成为全球第一生产力。各级领导和管理人员“将比以往任何时候都需要更加迅速而有选择性的信息，以应付复杂事物和情况变化，提供这种信息，就是管理信息系统所做的一切事情。”[1]的确，时代需要高质量、系统化的信息，档案信息机构的核心能力将是档案信息资源的开发能力。高等院校作为知识、人才、科技、信息的高密度区，所产生的档案是科学、技术和文化教育成果的表现，是信息族中最重要，最有价值的信息资源，它将成为领导决策的依据和科技发展的先导，成为社会经济腾飞和发展的重要基础。特别是在世界经济全球化过程中，各国科技、经济的发展，都需要利用档案，都离不开掌握和利用高校档案信息，从中借鉴前人的智慧和历史经验，古为今用，开拓创新。各高等院校为了满足社会各方面利用档案信息的需求，就必须建立独立的信息管理机构，统一接收、处理、组织信息，把分散的信息活动和信息流集中统一管理。 　　2. 高等教育发展的需要。“入世”以来，教育逐渐呈现全球化趋势。中国高等教育要实现与国际接轨，参与国际竞争，愈来愈多的活动、人和事以及物，都需要教育信息系统的支持。高校档案信息贯穿高校教育管理过程的始终，它不仅具有参考作用、凭证作用、宣传教育作用，而且信息量大、价值高，是高校信息系统中的重要组成部分。必然地，高校发展对档案信息的需求和依赖将越来越大。高校档案馆（室）作为高校信息的管理部门，就必须适用高校自身发展的需求，调整内部信息管理体制、服务方式，以适应高校教育管理和领导决策的需要。在学校管理活动中，各级领导和管理人员、教学科研人员，只有根据教育原则和目标，依据决策程序去组织和处理教育信息，使信息畅通，方能人尽其才，地尽其利，物（信息载体）尽其用，从而取得决策的系统化、科学化，实现高等教育效率的优化。因此，建立高校档案信息中心，就成为高等教育发展的内在要求。 　　 　　二、构建高校档案信息中心的理论依据及实践意义 　　 　　第一，构建高校档案信息中心，适合高校教育管理的自身特点，有利于克服高校档案信息不足与过剩的矛盾。高校档案信息是高校教育管理的重要因素，是高校科学决策和实施教学的基础。从系统论观点看，它是高校教育管理系统的重要子系统，是不可缺少的支持系统和辅助系统。来自各方面的信息，只有通过教育信息系统统一接收、加工处理、传递、消化吸收，进而转换为计划指令、决策部署，然后传输出去，教育管理的效率才能提高，教育决策才会科学，这是教育管理的基本特性。然而，高校档案在长期的利用过程中常常出现信息不足与信息过剩的矛盾。一方面档案信息浩如烟海，数量庞大；另一方面档案信息零散杂乱，利用者找不到所需档案信息，这种状况严重制约了档案信息作用的发挥。构建高校档案信息中心，就能适应高校教育管理的自身特点，有效地克服高校档案信息不足与过剩的矛盾，充分发挥档案信息的现实作用。 　　第二，构建高校档案信息中心，符合高校教育信息和知识的生产、积累和再生产基本规律，有利于高校教育、管理持续、稳定发展。高校档案信息是高校自身建设和发展过程中产生的信息，如留存下来的各种教学、科研、管理等文件，尽管它们记载和反映的形式不同，但这些信息都是前人在高校教育、管理过程中形成的知识积累，是高校各级领导、管理人员和教学科研人员精心劳动的成果。今天的高校管理活动只有依赖和利用存储于档案部门中前人的经验、成果，才能保持高校教育信息、新旧知识前后之间的有机联系，高校领导者才能更合理更科学地进行决策，高校的改革发展才有基础和源动力。否则，高校的改革发展将是无源之水，无本之木。高校档案信息中心的构建就正好符合高校信息和知识的生产、积累与再生产基本规律，成为高校维系信息、知识前后联系的纽带，有利于高校教育、管理的持续、稳定发展。 　　第三，构建高校档案信息中心，能够沟通和保持各种教育