关于档案信息个性化服务若干思考.docVIP

关于档案信息个性化服务若干思考 　　[摘要]档案信息个性化服务是指各级各类档案馆将档案信息服务的目标定位于以个体形式出现的利用者群体，兼顾其社会阶层、爱好、职业特点等因素，依托档案馆的自身优势，开发、组织档案信息资源，最大限度地满足其档案信息利用需求。 　　[关键词]档案信息 个性化服务 作用 　　 　　一、档案信息个性化服务的现实作用 　　 　　1．开展档案信息个性化服务是构建和谐社会的需要。随着改革开放的深入，中国特色的社会主义市场经济体制逐步确立，国民生活水平、受教育程度大幅度提高，各项事业得到了自我发展的同时，也面临着新的挑战。对于档案事业来说，档案利用需求已不再仅仅限于政治工作与行政管理的需要，而是根据不同利用者职业身份、兴趣爱好等的不同，对档案信息服务机构提出了具有个性特征的、多样化的需求意向。档案馆必须把握时代脉搏，向社会公众提供具有个性化特征的档案信息服务。面对日益升温的信息需求与薄弱的档案利用服务意识之间的矛盾，档案事业建设者更应承担起重任，以个性化的服务方式，为减弱和化解社会矛盾、构建和谐社会做出自己的努力。 　　2．开展档案信息个性化服务是档案事业自身发展的需要。作为社会的“记忆”，档案是一个国家、一个民族的历史见证。但档案信息服务却面临着社会档案意识弱、档案信息利用率低等问题的困扰。为维护公民合法获取信息的权利，适应构建民主、和谐、法制社会的需要，发挥档案“信息源”的作用，档案馆必须拓展服务范围，突破传统思维模式的束缚，既面向过去，又放眼未来，既重视历史的纵向探究，挖掘历史财富，将社会的精神文化发扬光大，又要横向跨越，应时代呼唤调整服务对策，根据用户需求特点的不同，及时做出反应，满足用户个性化需求，满足普通百姓的信息需求。 　　3．开展档案信息个性化服务是满足新时期社会公众需求的需要。档案界普遍认可的四种档案利用服务类型为：一是档案的学术利用，即对理论上有推动性的利用；二是档案的实际利用，即在档案查找中可直接获益；三是档案的普遍利用，即通过档案工作人员的宣传、辅助，使普通公民获取所需资料、知识；四是档案休闲利用。就目前情况看，前三种类型趋于完善，基本形成了一定模式，但档案休闲利用尚处于“理想状态”，仍需档案馆给予重视与实践。档案休闲利用是用户主动、自主的行为，尚有较大的发展空间。而休闲利用服务的意义在于以积极的方式来利用自由时间，可以选择能丰富个人精神生活的消遣去处――档案馆。因而，档案作为社会信息资源也理所应当地成为人们的休闲文化大餐。档案的休闲服务将成为未来档案服务机构创新服务的新亮点和提升自身社会地位的突破口。 　　 　　二、夯实开展档案信息个性化服务的环境基础 　　 　　1．加强档案信息资源的规划。加强档案信息资源的规划，主要是针对档案馆（室、文件中心等）藏以及档案工作环节中的收集或征集。收集和征集是决定馆（室）藏质量优劣的第一“关卡”，各级各类档案馆应妥善处理与基层档案室的移交工作，特别是对于具有特色档案的单位，更要做好沟通工作，使其能够主动、按时地进行移交。除了须向档案馆移交档案的基层档案室外，普通家庭、企业也应被视为档案信息资源的新看点，在条件允许的情况下，将具有代表性的家庭档案纳入征集范围，对其进行妥善和管理，或对其进行合理指导，这也是个性化服务的表现。 　　2．打造档案馆信息服务的新形象。转变旧观念，提供个性化服务，打造档案服务新形象是必不可少的。档案服务机构要不断解放思想，调整思路，力求创新。在公民享有合法获取信息权利的今天，作为社会重要信息库的档案服务机构，更要顺应时代的召唤，创立档案信息服务品牌。 　　3．提高档案服务人员的服务意识。长久以来，我国档案服务机构在工作人培养方面偏重于对专业知识的考核，却常常忽略档案人员服务意识的培养。档案人员不仅要进行日常管理工作，对用户查阅进行指导，答复用户咨询，更要时刻规范自己的语言、态度、行为举止、衣着等。要培养档案人员“一切以用户为出发点”的服务意识，激发其工作热情，提高工作效率。 　　4．适时开展档案用户的技能培训。“用户培训”最早出现在数字化图书馆服务理念中。用户培训主要是指对档案用户的利用行为进行指导，对用户的咨询进行解答，使用户了解熟悉档案服务机构的服务项目。培养用户获取其所需信息的能力，包括括用档案文献检索工具、计算机，熟悉馆藏特点、掌握档案有偿利用情况、利用档案网站等。咨询是档案服务机构重要服务项目之一。它打破传统“你问我答”式被动的咨询服务模式，提供虚拟化及超前式的咨询方式，即通过电子邮件、视频、聊天室等形式的网络技术与用户沟通、交流，及时有效地解决用户的疑问，并通过调查研究，对其在利用过程中可能出现的问题进行提前了解和预测，及时发布信息。 　　 　　三、深化档案信息产品的开发