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加强企业网络会计内部控制几点建议
加强企业网络会计内部控制几点建议
随着信息化时代的到来,电子技术的高速发展,网络化越来越深入人心,其提供的服务成为企业运作必不可少的手段,尤其是对于那些高度重视快速获得会计信息并将之综合利用的企业而言,这是一个改进会计信息管理的重要机会,其所实施的改进就是会计管理网络化创新,或者称之为“网络会计”。网络会计是将有关原始数据(信息)通过网络传递到总部核算中心的主计算机中,由主计算机和相关部门进行核对、核算、分析、研究和处理。企业不同职能部门、不同岗位的内部人员甚至外部人员,均可根据授权进入系统内部直接调阅会计信息。为保证会计信息的真实性和完整性,笔者提出关于加强企业网络会计内部控制的几点建议。
1.加强对系统操作、网络监控等人员的培训、选拔,以制度约束人,建立相互监督和制约的机制
网络会计必须对财务部门的人员结构作出相应调整,分设操作与监控两个岗位,除了设置数据库管理人员、会计数据采集人员、数据审核人员外,还应设立专门的网络监管人员。当会计人员利用网络会计进行账务处理时,其操作和数据被同步记录在监控人员的机器上,并由监控人员进行及时备份、定期检查。一旦数据出现异常,监控人员应立即进行深入调查并及时处理。这样就强化了网络会计内部的相互牵制。
此外,为进一步规避网银的操作风险,在选人、用人和管人上,首先,要有良好的品德,德才兼备则更好;其次,要坚持内控优化的原则,用制度管人,不能把不出问题、不出风险的希望过多地寄托在人的思想觉悟上,要在制度完善的同时,更加重视制度的执行和监督落实。同时,建议考虑建立和推行操作人员不定期的“轮换
制”,形成促使员工不断进取的动力机制。企业还要不断完善员工工作业绩评价考核办法和员工激励竞争机制。
2.加强企业与银行的银企对账工作,防止舞弊等违法犯罪行为的发生
银企对账是指银行和企业对当期发生的业务进行核对,调平双方账户,并对未达账项进行分析判断的过程,其作为企业内部控制的一个重要部分,已经引起了社会各界的广泛关注。银企对账是银行和企业之间最直接和有效的沟通方式,它可以避免由于银企账目不一致所引起或隐藏的一系列问题,诸如各方对资金的非法挪用、资金的错误收付等。
首先,银企对账可以保证会计核算的准确性,有利于企业的正常财务运作。其次,它可以有力地防止贪污及挪用公款等犯罪行为的发生。因此,企业对银企对账重要性的认识还有待于进一步的深化。必须由专人进行对账工作,这样就把对账工作从财会部门剥离了出来,大大降低了企业的资金风险,同时也能够有大量的时间和精力进行银企对账工作。对于一般企业来讲,最重要的莫过于经济利益,对银企对账工作的配合,不仅仅是目前显而易见的利益,随着经济的不断发展,企业资金链的控制将会越来越重要,企业可以通过与银行对账,时刻关注自己的资金动态,为企业的发展决策提供可靠的依据。在委派专人进行对账的同时,为保证对账效果的及时有效,各企业还应该对对账的方法进行改进,变被动对账为主动对账,综合运用互联网对账等新的对账模式,全面提高对账工作的效率,使可靠的数据及时地送达到决策层。
银企对账中最重要的其实还是人的因素,在各方对银企对账工作有了足够的认识之后,配合先进的技术及管理方法,银企对账问题一定能够得到很好的解决。实际工作中,好多企业半年甚至一年对一次账,实际上都不是很安全的,对于有网银的企业,笔者建议至少一个月对一次账,最好半个月,每周对一次账,这样,可以及时查找出网银上的疏漏,以及防止舞弊行为的发生。
3.保管好密码等关键信息
在任何情况下,坚决不将企业客户号和密码信息透露给其他人,并时刻警惕任何通过电子邮件、短信、电话等方式索要客户号和密码的行为。对于各种原因已经向其他人员或网站提供网上银行密码的,应立即由企业管理员登录网上银行或到银行柜面进行密码重置。
尽量做到不使用如生日数字、电话号码、身份证号码等有限公开信息构成密码,建议选用字母、数字和符合混
合的方式编制密码,以增强安全性,有效防止不法分子进行简单破解,盗取账户资金。
4.加强网络硬件的配备
在网络会计系统中,计算机的硬件选配必须能适应现实工作和未来网络扩充的需要。计算机必须具有安全预警系统,即实时寻找具有网络攻击特征和违反网络安全策略的数据流,阻断非法的网络连接,对事件涉及的主机还要进一步跟踪,形成一种漏洞检测与实时监控相结合的可持续改进的模式。对硬件还应进行防火、防水、防震保护,采用口令控制、数据加密、回叫设备等措施。
5.加强系统软件的开发和维护
一是在开发过程中要加强开发商与会计人员、内审人员的沟通,参与系统功能的研究与设计
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