加强基础工作是档案管理现代化进程中必要前提.docVIP

加强基础工作是档案管理现代化进程中必要前提 　　自从信息革命叩开我国的国门之后，信息技术在我国的发展一日千里，随着计算机技术的广泛传播，档案界也不可避免的开始了计算机应用，逐步由单机辅助档案管理，在档案工作的诸多环节上以机动代替人工操作，极大地提高了档案工作效能，扩大了档案利用效率。在档案管理现代化进程中如何使旧的管理方式与现代化管理方式接轨，就成了我们目前急需解决的问题。以下谈谈自己的一些体会和看法。 　　一、档案管理基础工作存在的主要问题 　　众所周知，计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征，就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”，输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。 　　那么，我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲，目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理模式的档案管理，仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多。二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍。三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现。五是组卷混乱现象比较严重，有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的。六是案卷厚薄不一，有的一两页纸一类一卷，有的五六百页纸一类一卷。总之，综合性档案馆建馆时间越长，馆藏量越大，存在的类似问题就越严重。从以上情况来看，我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件，需要尽快地、科学地解决这些问题。 　　二、提高档案管理基础工作水平的方法 　　从科学与经验中都可以获知，要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节，都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。 　　1．全面普查案卷，去糟取精 　　这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件，才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。 　　2．重新组合案卷，实现案卷规范化 　　将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中，还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管，而且也可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。 　　3．结合本馆实际规范著录工作 　　著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异，再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求，制定出适合本馆著录工作的著录细则。 　　4．统一分类号保证检索查全率 　　为了确保检索的完整性，我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多，我们就统一归入“Ｊ”类，然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中，还应加强校审力度，以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识、统一标准，尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。 　　5．规范题名保证检索查准率 　　档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索查准率，因此在著录时要统一规范题名，认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如西宁市计划委员会简称为市计委，西宁市计划生育委员会简称为市计生委，而不能都简称为市计委。另外，还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要，在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整，则要补齐，如果